How to use Microsoft FindTime to Schedule Meetings Faster
Índice:
Descobrir o melhor momento para a reunião com seus colegas de escritório geralmente não é uma tarefa fácil. Você tem que primeiro perguntar-lhes sobre o seu tempo conveniente e, em seguida, coincidir com o mesmo com o seu horário para chegar ao melhor momento adequado para todos. O trabalho de decidir quando se encontrar é relativamente simples se os seus são pessoas menores como participantes, mas que tal se a reunião exigir mais pessoas. O trabalho só fica realmente difícil com alguns não disponíveis ou pessoas caindo devido a razões variadas. Todo este processo faz você investir muito do seu tempo produtivo, não é!
FindTime é um aplicativo que pode ajudá-lo a agendar reuniões mais rapidamente. Um suplemento para o Microsoft Outlook , o FindTime ajuda você a decidir facilmente sobre um horário de reunião com uma abordagem sistemática e também sem muito do seu envolvimento. O aplicativo sugere automaticamente que dias e horários funcionam melhor para as pessoas que precisam participar da reunião. Assim, ajudando você a chegar ao tempo de consenso facilmente. Leia abaixo para saber como agendar reuniões mais rapidamente
FindTime for Outlook
O FindTime reduz o tempo de organização. Como Organizador, você propõe seus horários selecionados para todos os participantes e permite que todos votem. Uma vez que haja um consenso feito através de votação, FindTime envia a reunião convidar em seu nome e, assim, elimina o tempo que você geralmente tem que investir em coordenação com as pessoas e chegar no melhor momento para todos.
Para começar a usar FindTime
Etapa 1
O primeiro passo é instalar o FindTime e, para isso, você é obrigado a fazer login em contas do Office 365. Uma vez que você está logado, você pode instalar o FindTime no armazenamento do Office. Uma vez instalado, reinicie o Outlook e você pode ver o ícone FindTime localizado no canto superior direito da tela do Outlook. Observe a diferença na aparência no Outlook 2013, no Outlook 2016 e no Outlook na Web mostrada abaixo.
No Outlook 2013
No Outlook 2016
No Outlook na Web
Observação: o FindTime é acessível apenas no Outlook 2013, Outlook 2016 e Outlook na Web.
Etapa 2
Portanto, ao configurar o aplicativo, agora você pode redigir um novo e-mail ou responder a um e-mail existente para agendar uma reunião.
Por exemplo, se você quiser configurar uma reunião com as pessoas listadas respondendo a um email existente. Clique em ”Responder com a Enquete da Reunião”.
Um painel é aberto, através do qual você pode definir o tempo de duração da reunião. As partes central e inferior do painel permitem que você veja a programação das pessoas que você deseja convidar para uma reunião. Aqui você pode selecionar vários intervalos de tempo e enviá-los para as pessoas envolvidas pedindo-lhes para votar.
O status das pessoas é representado por cores diferentes e com base no mesmo você pode decidir qual slot de reunião é mais adequado para todos.
"Próximo" e você verá os intervalos de tempo e as guias da lista curta como "local da reunião". Agora você está pronto para fazer um convite. Clique em “Inserir para enviar por e-mail” para fazer um convite.
Passo 3
Após fazer um convite, clique em “enviar” na janela da caixa de entrada para permitir que as pessoas comecem a votar nos horários selecionados. Todos os convidados podem ver a pesquisa on-line sobre quem está votando e para qual horário. Você pode até mesmo saber que os outros sabem sobre o seu espaço favorito.
Assim que os votos chegarem, o convidado receberá agendamentos e sua reunião terá sido configurada. O Organizador também recebe um e-mail sobre a confirmação do convite.
Observação: No lado do destinatário, eles só precisam de um endereço de e-mail para receber seu convite e acessar a Internet para votar no site FindTime. Além disso, eles podem votar em qualquer dispositivo que desejarem. Os destinatários não precisam ter o FindTime instalado em seu PC ou handphone ou, se for o caso, uma conta do Office 365.
Clique aqui para começar a usar o FindTime e informe-nos se você gostar deste novo aplicativo da Microsoft
Fonte da imagem: Microsoft.
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