Google Agenda: Compromissos, Tarefas e Projetos (organize seu tempo).
Índice:
- Trabalhe mais rápido e concentre-se
- Torne o agendamento mais inteligente
- Gerenciar vários lugares
- Conecte sua agenda ao mundo
Talvez você carregue seus planos com a precisão de Patton, planejando tudo até o minuto. Ou, como Marilyn Monroe, talvez você tenha "estado em um calendário, mas nunca a tempo". Realmente não importa qual abordagem você adota - o Google Agenda pode se adequar ao seu estilo.
O serviço é acessível onde quer que você vá, e oferece controles granulares para personalidades do Tipo A, além de codificação de cores para quem tem estilo. É até mesmo socialmente consciente, permitindo que você adicione calendários fora de sua organização e envolva sua rede social em eventos. No entanto, é provável que você pragueje de vez em quando quando congela (embora o Google garanta 99% de tempo de atividade) ou quando a confusão do calendário o fizer perder uma reunião.
Este guia ajudará você a assumir o controle, seja você um novato no Google Agenda ou um usuário experiente. A maioria das dicas se aplica tanto ao Google Agenda gratuito quanto ao pacote de assinatura pago do Google Apps for Business.
Nem todos os atalhos úteis são recursos oficiais. O Google prepara constantemente novas misturas, por isso, visite seus laboratórios para encontrar ferramentas exclusivas. Ao contrário do software de desktop, o Google pode lançar novos recursos sempre que quiser.
Trabalhe mais rápido e concentre-se
1. Use atalhos de teclado
Não alcance o mouse ou o touchpad - o Google oferece uma longa lista de atalhos de teclado que podem economizar seu tempo. A maioria é bastante intuitiva; Para começar, pressione a letra C no teclado para criar um evento. Para mais, confira a lista completa de atalhos.
2. Encontre qualquer data com pressa
Precisa saber o que você fez no verão passado, ou quer evitar conflitos para planos futuros? Não percorra as semanas para encontrar uma data específica. Visite os Laboratórios a partir do ícone de roda dentada, ative 'Pular para data' e clique em Salvar. Agora, a ferramenta 'Ir para data' aparece à direita da sua agenda, e você pode inserir qualquer dia para fazer exatamente isso.
3. Personalizar a navegação do calendário
Não é imediatamente óbvio que você pode ver seu calendário em mais de um dia, semana, mês ou quatro dias que o Google exibe, mas você pode. Basta ir ao mini calendário à esquerda do calendário principal e destacar o período de tempo - como duas semanas - que você deseja ver. Seu calendário principal se ajusta imediatamente. E se você sempre preferir contar seus dias em um período incomum, como incrementos de três semanas? Clique no ícone de roda dentada na sua página de calendário e, nas Configurações gerais, altere "Visualização padrão" e "Visualização personalizada" para 3 semanas. Depois de salvar, você verá 21 dias por vez sempre que abrir sua agenda.
4. O que está na sua agenda?
Se você é um usuário experiente com uma tonelada de agendas e compromissos compartilhados, a exibição do Dia pode ser difícil para os olhos. Você pode abrir uma lista de eventos de texto simples para o dia seguinte clicando no botão Agenda acima do seu calendário.
5. Eventos menos importantes
Carpe diem! Quem se importa com o que aconteceu na semana passada? Por que deixar esse lembrete semanal para alterar a litterbox dominar o seu calendário? Você pode fazer com que eventos futuros passados e repetidos pareçam menos vívidos. Clique no ícone de engrenagem e, na página Configurações do calendário, encontre "Esmaecimento do evento". Marque uma ou ambas as caixas Dim passado eventos e Dim recorrente eventos futuros. (Por outro lado, esta opção pode não ser para você se você tende a esquecer a reunião de vendas de terça-feira.)
6. Ocultar fins de semana
Você está usando o Google Agenda apenas para o trabalho, então guarde o sábado e o domingo fora de vista. Você pode mostrar apenas de segunda a sexta clicando no ícone de roda dentada e escolhendo Ocultar fins de semana na página Configurações gerais.
7. Minimizar eventos do dia inteiro
As entradas do calendário de ausência temporária da empresa ocupam espaço na parte superior do seu dia de trabalho. Tire-os do caminho: simplesmente encontre a pequena seta triangular que aparece abaixo e à esquerda do primeiro dia da semana e clique nela. Agora você verá uma sinopse, como '19 eventos', em vez de uma pilha de texto.
8. Mantenha o trabalho e o jogo na ponta dos seus dedos
Se preferir que os eventos privados apareçam na sua semana de trabalho, você pode alternar facilmente entre os calendários de sua casa e do trabalho. Digamos que você já tenha feito login na sua conta do Google Apps for Business. Clique no seu endereço de e-mail no canto superior direito da página do Google Agenda e selecione Adicionar conta. Digite os detalhes do seu endereço privado do Gmail. Agora, na próxima vez que você clicar no seu endereço de e-mail nesse canto, verá as duas identidades e poderá alternar facilmente entre os dois calendários.
Torne o agendamento mais inteligente
9. Programar um evento com um
O Google Agenda pode entender um pouco do seu idioma, o que significa que você pode adicionar um evento com uma linha de texto e não precisa se preocupar com o formulário completo Criar evento. Comece clicando em qualquer lugar em seu calendário e, em seguida, preencha o campo de texto. Como o Google sugere, pense como um repórter e forneça o "quem", "o que", "onde" e "quando" em uma frase. Você pode até mesmo configurar eventos recorrentes adicionando, por exemplo, “a terceira quinta-feira de cada mês”. Por padrão, qualquer evento dura uma hora se você nomear uma hora de início sem uma hora de término ou durar o dia inteiro se você não t listar um horário.
10. Veja quando um colega está disponível
Expanda o menu suspenso Outras agendas à esquerda de sua agenda. Você verá uma lista de agendas de terceiros, se já tiver adicionado algumas. Se sua empresa usa o Google Apps for Business, você poderá adicionar calendários de colegas de trabalho. Basta começar a digitar o endereço de e-mail de alguém e o Google tentará preencher o restante automaticamente. Selecione um endereço de e-mail ou soletre-o completamente, e os compromissos codificados por cor dessa pessoa aparecerão de repente no seu calendário.
11. Verifique se todos podem encontrar-se na sala com a vista
Quando é essencial que todas as mãos estejam no convés, esta ferramenta é uma dádiva de Deus. Clique no ícone de roda dentada para visitar os laboratórios. Role para baixo, escolha Ativar para o reagente inteligente e, em seguida, clique em Salvar. De volta ao seu calendário, selecione essa reunião crucial. Olhe à direita da sua agenda para o módulo Smart Rescheduler, e clique em Encontrar uma nova hora. O Google carregará as agendas da equipe, exibindo a disponibilidade de todos de uma só vez. Até mostra que horas são para pessoas em outros fusos horários. Se sua empresa usa o Google Apps for Business, você também verá sugestões de salas disponíveis no prédio.
12. Ocultar eventos que você não está participando
Não fique confuso com uma entrada de calendário remanescente para uma reunião que você está pulando. Clique no ícone de roda dentada e, na guia Geral das configurações do Google Agenda, diga Não para "Mostrar eventos que você recusou". Imediatamente abaixo dessa opção, você verá outra configuração para ajudar a limpar sua agenda. Por padrão, sempre que você recebe um convite para um evento, o Google o adiciona. Mas há outras opções em "Adicionar convites automaticamente à minha agenda", incluindo a opção de não ver esses eventos, a menos que você tenha aceitado o convite. Não se esqueça de clicar em Salvar.
13. Deixe o RSVP do Google Agenda para você
Se preferir não perder tempo respondendo 'Não' a qualquer reunião que esteja acontecendo quando você estiver predisposto, essa ferramenta economizará tempo. Visite os Labs depois de clicar no ícone de roda dentada, ative "Recusar eventos automaticamente" e salve. Da próxima vez que alguém convidar você para algo que acontece quando seu calendário é reservado, eles receberão uma resposta instantânea.
14. Não perca a próxima reunião
Você costuma aparecer tarde fora de moda? Seu chefe está começando a perceber? Blare um lembrete para sua próxima reunião em grandes letras em negrito, adicionando um módulo ao seu calendário. Você o encontrará visitando o Labs no menu de roda dentada e ativando 'Próxima reunião'.
15. Veja quem está livre ou ocupado
Esta dica é útil se você se reúne frequentemente com a mesma pessoa e já compartilha uma agenda com essa colega de trabalho. Quando você ativa o complemento 'Livre ou ocupado' (no menu suspenso de marchas, escolha Laboratórios), esse módulo aparece na borda direita de sua agenda. Digite o endereço de e-mail do seu colega e você receberá uma mensagem de status "grátis" ou "ocupada" sempre ativa. Não mais andando pelo corredor até o escritório vazio.
Gerenciar vários lugares
16. Mostrar dois fusos horários
Digamos que você esteja dividindo o mês entre São Francisco e Chicago. Você também pode saber que horas são em ambas as cidades, e sua agenda pode ajudar. Clique no ícone de engrenagem e escolha Configurações. Na guia Geral, você verá seu fuso horário atual, Pacífico. Para adicionar a hora central, clique em Mostrar um fuso horário adicional e escolha Central no menu suspenso. De volta ao seu calendário, você verá que os tempos da costa esquerda e da terceira costa agora aparecem lado a lado.
17. Gerenciar vários fusos horários
Seu desenvolvedor está em Ho Chi Minh City, seu designer está em Reykjavik e seu investidor está em Palo Alto. Se você precisa rastrear uma grande quantidade de fusos horários de uma só vez, o relógio mundial do Google Agenda ocupa menos espaço do que o item descrito na dica anterior. Adicione o relógio visitando os laboratórios do ícone de roda dentada. Role para baixo e escolha Ativar ao lado de 'Relógio mundial'. A partir do módulo que aparece no seu calendário, você pode adicionar Horário da Indochina e Horário do Meridiano de Greenwich ao lado do horário atual do Pacífico.
18. Conheça o tempo
Agora você sabe que horas são em Chicago, mas o que você deve usar lá? Deixe seu calendário fazer a previsão. Clique no ícone de engrenagem e, nas Configurações gerais, role para baixo para inserir seu CEP. Abaixo desse campo, escolha Celsius ou Fahrenheit em "Mostrar previsão do tempo com base na minha localização". Depois de clicar em Salvar, você verá ícones como nuvens de tempestade ou um sol forte sob seus eventos de dia inteiro. Clique nas nuvens de tempestade para obter os detalhes do dia e tire suas galochas.
Conecte sua agenda ao mundo
19. Adicionar calendários da Web
O Google Agenda usa o formato iCalendar, que facilita o compartilhamento de calendários e a assinatura de calendários de outras pessoas. Se você planeja suas horas de trabalho em torno do Green Bay Packers, por exemplo, clique na pequena seta à direita de Outros Calendários e, em seguida, escolha Navegar nos Calendários Interessantes. Clique na opção Esportes e encontre sua equipe. Você também pode pesquisar na Web um tópico que lhe interessa e adicionar “ICS” ou “ICAL” à consulta. Entre os resultados, você pode encontrar uma página da Web com uma opção para adicionar eventos relacionados ao seu calendário. Contanto que você esteja conectado à sua conta do Google, a opção está a apenas um ou dois cliques de distância. Volte à lista Outros Calendários para atribuir um matiz a cada calendário (clique na pequena seta ao lado de qualquer calendário da sua lista), para que você possa distingui-los rapidamente
20. Programar eventos da sua rede social
Talvez você já esteja usando o Google+ para o trabalho, por exemplo, para realizar videoconferências no Hangouts. Se você criou contatos suficientes nessa rede, pode ser útil para planejar seu grande evento de lançamento. Na sua página do Google+, encontre o campo "Compartilhar o que há de novo" em branco e clique no ícone de calendário à direita. Em seguida, digite os detalhes do seu evento. (No momento, no entanto, o Google+ não tem recursos de idioma natural, portanto, você não pode simplesmente soletrar "Captador de recursos na próxima terça-feira às 19h".) Convide um ou todos os seus contatos ou círculos de contatos no "Convidar … 'Antes de clicar em Convide, selecione uma foto para enfeitar o evento. Você também pode integrar eventos do Facebook com o Google Agenda: No seu evento do Facebook, comece clicando no ícone de engrenagem do Facebook e escolhendo Exportar eventos.
21. Compartilhar seu calendário
Talvez sua empresa esteja lançando um programa semanal do YouTube ou a tinta secou em sua turnê do livro. Economize tempo dos seus fãs publicando esses eventos e disponibilizando seu calendário para o público. Abaixo do seu mini calendário, clique na pequena seta ao lado de "Minhas agendas" e escolha Criar um novo calendário. Preencha todos os campos e selecione Compartilhar esta agenda com outras pessoas e, em seguida, com Tornar esta agenda pública. (Se preferir, você pode limitar o compartilhamento aqui a pessoas ou grupos da sua empresa.) Quando terminar, adicione um link ao seu calendário no seu site e não se esqueça de compartilhá-lo no Facebook e no Twitter: pode pegar o código de incorporação e o URL do novo calendário, visitando Configurações no menu que aparece quando você clica na seta ao lado do calendário.
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