Dicas e truques de gerenciamento de arquivos para o Windows 10/8/7

O Windows 7 tem uma maneira bonita de organizar as coisas. Enquanto a tradição de ter pastas padrão para documentos, música, vídeo e imagens continua no Windows 7, também permite criar Bibliotecas para que você possa organizar seus arquivos sem ter que movê-los.

Dicas de gerenciamento de arquivos

Este artigo oferece algumas dicas úteis para o gerenciamento de arquivos no Windows 7 - incluindo como acessar subpastas e conteúdo sem abrir o Windows Explorer.

1: Usando pastas padrão para gerenciar arquivos

Ao instalar o Windows 7, ele oferece quatro pastas por padrão:

1. Documentos
2. Imagens
3. Música e
4. Vídeos

Elas também são chamadas de bibliotecas, pois você pode marcar e adicionar arquivos a essas pastas sem ter que mover os arquivos do local original. Nesta seção, nos concentraremos em salvar arquivos nessas pastas.

Como as pastas já são renomeadas de modo que os usuários possam reconhecer o conteúdo dessas pastas, é recomendável salvar seus arquivos de acordo. Se forem documentos do Word, você poderá salvá-los na pasta Documentos. Se você estiver salvando arquivos de música, poderá colocá-los na pasta Música e assim por diante.

A única desvantagem de usar pastas padrão para o gerenciamento de arquivos no Windows 7 é que essas pastas são particulares para cada usuário do sistema. Isso significa que, se o perfil do usuário for corrompido, você corre o risco de perder esses arquivos. Isso também significa que você precisa fazer backup dessas pastas antes de reinstalar o Windows 7 ou antes de atualizar de uma edição para outra.

Para resolver os problemas decorrentes do uso de pastas padrão no Windows 7, tente a dica a seguir.

2: Use uma unidade separada e crie uma “estrutura organizada” para pastas

Pessoalmente, não recomendo armazenar nenhum tipo de arquivo de dados na unidade do sistema, além de arquivos temporários e do sistema. Para arquivos de dados necessários para você, use uma unidade separada. Isso garante que você ainda tenha os arquivos intactos no caso do seu perfil de usuário ficar corrompido sem que você faça o backup dos arquivos. Na verdade, eu até armazeno os arquivos PST do Outlook em uma unidade separada para que, quando eu reinstalar o Microsoft Office, eu não tenha que perder emails, contatos, lembretes e tarefas anteriores. Eu posso simplesmente adicionar o PST ao meu Outlook para obter todos os e-mails, contatos, tarefas e calendário de volta

O Windows permite que você use até 255 caracteres (incluindo espaços e alguns caracteres especiais) para renomear arquivos e pastas. Você pode utilizar esse recurso para nomear suas pastas com clareza - para que uma simples olhada possa lhe informar sobre seu conteúdo. Por exemplo, se você estiver em contabilidade comercial, poderá criar uma pasta mestre denominada "Contas". Dentro desta pasta, você cria pastas que indicam anos fiscais - por exemplo, "2001-2002", "2002-2003" e assim por diante. Dentro de cada um deles, você pode criar pastas indicando meses: "April", "May", "June" e assim por diante. Se você tiver mais de um cliente, poderá criar subpastas onde armazenará os arquivos relacionados a cada cliente. Isso significa que a subpasta “2011-2012” pode ter uma subpasta chamada “Maio”, na qual existem subpastas indicando seus clientes: “cliente1”, “cliente2” e muito mais. Aqui está um exemplo de hierarquia de pastas estruturadas.

Como alternativa, você pode criar um sistema mestre usando nomes de clientes como as pastas mais altas nas quais você cria pastas relacionadas a ano e meses. Isso ajuda você a gerenciar seus arquivos de acordo com sua prioridade: por ano fiscal ou por clientes. Você pode usar papel e caneta para refletir sobre suas necessidades e projetar uma estrutura antes de implementá-la no computador. Isso ajudará você a refletir melhor sobre suas necessidades de armazenamento e acesso a arquivos. Experimente-nos e deixe-nos saber se ele provou ser uma maneira melhor de gerenciar seus arquivos no Windows 7.

PS : Eu também armazenaria uma cópia dessa estrutura de pasta inteira em um armazenamento baseado em nuvem apenas por precaução. Pode haver casos em que você não pode acessar seu disco rígido ou você pode ter que acessar esses arquivos de outro lugar. Nesse caso, você pode acessar sua cópia baseada em nuvem usando um navegador da web. O Microsoft SkyDrive fornece a sincronização de seus arquivos locais com seu armazenamento em nuvem e vice-versa. Você pode criar uma conta gratuita e baixar o cliente de desktop para sincronizar arquivos do skydrive.live.com. Ao instalar a pasta de sincronização do SkyDrive em seu disco rígido, selecione uma unidade diferente daquela que contém arquivos do sistema - por razões idênticas às mencionadas na primeira seção deste artigo.

3: Usando bibliotecas para o gerenciamento de arquivos no Windows 7 Eficientemente

As bibliotecas permitem que você categorize seus arquivos. Além das quatro bibliotecas padrão já mencionadas acima, você pode criar quantas bibliotecas desejar. Se você deseja salvar músicas de acordo com o gênero, pode criar bibliotecas com o nome “pop”, “rap”, “classic”, “reggae” e muito mais. Da mesma forma, se você deseja salvar documentos de acordo com seus clientes, você pode criar bibliotecas dizendo "client1", "client2" e muito mais. Enquanto as pastas podem estar em qualquer lugar no disco local, você pode clicar com o botão direito no ícone da pasta e selecionar uma das bibliotecas existentes ou criar uma nova biblioteca para adicionar a pasta. Lembre-se de que as bibliotecas conterão apenas ponteiros para os arquivos originais, portanto, no caso de exclusão dessas bibliotecas, você não perderá seus arquivos. Esta imagem mostra como criar uma nova biblioteca usando o Windows Explorer.

Se você não deseja adicionar pastas inteiras, mas apenas arquivos, abra o Windows Explorer e clique com o botão direito do mouse em Bibliotecas no painel esquerdo. No menu de contexto resultante, selecione Novo e, em seguida, Biblioteca para criar uma nova biblioteca. Você pode então arrastar e soltar arquivos individuais para as novas bibliotecas. Para adicionar muitos arquivos de uma vez, use SHIFT ou CTRL para selecionar mais de um arquivo

4: Usar menus de salto para acessar arquivos

Os menus de salto contêm dois tipos de arquivos - os que você usou recentemente e os que você fixou para o menu Ir para que você possa acessá-lo facilmente. Para abrir um menu de salto relacionado a qualquer aplicativo, clique com o botão direito do mouse no aplicativo quando ele estiver na barra de tarefas. Isso pode significar que você terá que abrir o aplicativo antes de acessar o menu Jump. Quando o menu Jump é aberto, você pode ver os arquivos que você usou recentemente. Para fixar um arquivo relacionado ao menu Jump, abra o Windows Explorer e arraste o arquivo para o aplicativo. Quando o ícone do arquivo é colocado no ícone do aplicativo na barra de tarefas, você receberá uma mensagem no seguinte formato: Fixar em. Em seguida, você pode liberar o ícone do arquivo para fixá-lo no menu Jump desse aplicativo.

5: Dock da pasta pai para a barra de tarefas do Windows

Se você usa regularmente algumas pastas contidas em outra pasta, pode acoplar pasta para a barra de tarefas do Windows 7 para que você não precise abrir o Windows Explorer e navegar para acessar seus arquivos. Para esta dica, vamos usar o exemplo acima, onde criamos um sistema de arquivos baseado em anos, meses e, em seguida, clientes.

Clique com o botão direito do mouse em qualquer espaço vazio na barra de tarefas do Windows 7. No menu de contexto exibido, clique em Barras de ferramentas e, em seguida, em Nova barra de ferramentas. Você receberá uma caixa de diálogo Selecionar Pasta. Navegue até a pasta pai, que neste caso é Business. Selecione a pasta e clique em Escolher Pasta. Lembre-se de escolher a pasta principal e não abri-la senão você receberá um erro. A pasta pai está encaixada na barra de tarefas do Windows 7. Agora você pode clicar no sinal “>>” ao lado do nome desta pasta para acessar seu conteúdo (todas as subpastas e arquivos) sem precisar abrir o Windows Explorer.

Clicar nesta pasta mostrará você seu conteúdo em forma de menus em cascata. Você pode navegar para qualquer subpasta para abri-lo e clicar no arquivo que deseja abrir. Como a pasta principal está sempre visível na barra de tarefas, você também economiza muito tempo. E sim, você pode encaixar a unidade inteira ou as pastas usadas com freqüência na barra de tarefas, se desejar.

Há muitas outras dicas para o gerenciamento de arquivos no Windows 7. Apenas discuti as principais que eu pessoalmente uso. Se você tem outros para compartilhar, por favor, faça isso.