O guia completo para arquivar e-mails no outlook 2010

A maioria de nós que usa serviços populares de e-mail baseados na web, como o Gmail e o Outlook.com, provavelmente nunca se preocupa com o arquivamento, considerando que temos GB de armazenamento na nuvem à nossa disposição. No entanto, se você estiver trabalhando em uma organização ou tiver uma conta de e-mail educacional em que você tenha apenas um espaço limitado no servidor para armazenar e-mails, é necessário arquivá-los de tempos em tempos.

Portanto, hoje vamos contar tudo o que você precisa saber sobre o arquivamento de emails no cliente de email do Outlook 2010, que também pode ser facilmente implementado em suas outras versões.

Então, vamos começar a criar um arquivo de email no Outlook 2010.

Criando um Arquivo Arquivado

A primeira coisa que você precisa fazer é criar um novo arquivo que armazenará todos os emails localmente no seu computador. Para criá-lo, clique no menu Arquivo no Outlook 2010 e selecione a opção Ferramentas de limpeza. Não se preocupe, não excluiremos seus e-mails.

Nas Ferramentas de limpeza, você verá uma opção chamada Arquivar. Clique nele para abrir a janela de criação de arquivo. Na janela, selecione as pastas que você gostaria de arquivar. Você também pode selecionar a caixa de entrada inteira, se desejar. Para incluir emails antigos no momento da criação do arquivo, selecione o período correspondente.

Por fim, forneça o local para o qual você deseja arquivar os arquivos e clique no botão OK. Você também pode selecionar sua unidade compartilhada, se ela estiver mapeada em seu computador. O Outlook criará um arquivo PST para salvar todos os emails como arquivo no seu sistema.

Depois que o arquivo for criado, você verá uma seção Arquivo abaixo das pastas da caixa de correio no painel esquerdo. O arquivamento inicial pode levar algum tempo dependendo do número de e-mails que você incluiu no arquivamento.

Os emails arquivados terão a mesma estrutura da caixa de correio on-line, com todas as pastas e subpastas. Se você selecionou apenas pastas específicas para arquivamento, ele incluirá automaticamente todas as subpastas.

Movendo e-mails para o arquivo

Você pode mover um email para arquivar simplesmente soltando-o na seção de arquivamento na barra do lado esquerdo. Para mover e-mails em massa, selecione os que deseja mover e clique com o botão direito neles para abrir o menu de contexto. Aqui, selecione as pastas Arquivar na seção de pastas e clique em OK para mover os emails.

Você também pode criar configurações de arquivamento automático para os e-mails. Se você quiser criar o arquivamento automático apenas para uma pasta específica na caixa de correio, clique com o botão direito do mouse na pasta e selecione Propriedades.

Aqui, navegue até AutoArquivar e selecione as configurações mais adequadas para você. Para implementar a regra de arquivamento automático em sua caixa de correio inteira, abra a opção Outlook no menu e selecione as configurações avançadas.

Clique aqui nas Configurações de AutoArquivar e crie regras para o arquivamento automático dos emails em sua caixa de correio.

Movendo um Arquivo Arquivado

Às vezes, você precisa alternar de um computador para outro (atualizando de um antigo) ou pode ficar sem espaço na unidade compartilhada da organização. Nestas circunstâncias, você terá que mover seus arquivos e vinculá-lo novamente ao Outlook. Então vamos ver como isso pode ser feito.

Desvincular e mover o arquivo morto

Antes de mover o arquivo, precisamos remover o link do Outlook. Para fazer isso, abra o menu Arquivo e selecione a opção Configurações da conta.

Em Configurações da conta, navegue até a seção Arquivos de dados e você verá o arquivo que você está mantendo no sistema atual.

Tudo que você precisa fazer agora é selecionar o arquivo e clicar no botão Remover. Não se preocupe, você não estará excluindo o arquivo, mas excluirá apenas o link no Outlook.

Agora mova o arquivo para o novo local usando qualquer uma das unidades de armazenamento que você tem à sua disposição.

Vinculando o arquivo morto

Para vincular o arquivo ao Outlook, abra a seção Arquivo de dados novamente nas configurações da conta no Outlook e clique no botão Adicionar. Agora importe o arquivo PST do arquivo do qual você fez backup e abra os e-mails da seção de arquivamento.

Compactando o Arquivo Archive

Se você estiver salvando o arquivo no disco rígido local, provavelmente não precisará se preocupar com o tamanho do arquivo, mas se for uma unidade compartilhada em uma organização ou uma conta na nuvem na qual você tem um espaço de armazenamento limitado compactar o arquivo para salvar o armazenamento seria a coisa mais prudente a ser feita.

Para compactar o tamanho do arquivo, clique com o botão direito do mouse na seção Archive no painel direito e selecione Propriedades do arquivo de dados. Clique aqui no botão Avançado para abrir o arquivo de dados do Outlook. Agora tudo o que você precisa fazer é clicar no botão Compactar agora para reduzir o tamanho do arquivo.

Conclusão

Então, isso era praticamente tudo que se precisa saber sobre o arquivamento de emails no Outlook 2010 e tenho certeza de que você também pode usar essas etapas no Outlook 2013. Se você tiver dúvidas adicionais sobre o arquivamento de e-mails, deixe um comentário e ficaremos felizes em ajudá-lo.