8 melhores maneiras de usar os formulários da Microsoft

A Microsoft lançou o Microsoft Forms em setembro de 2018. Desde então, reuniu um público saudável de pessoas à procura de um serviço que permite criar pesquisas, enquetes e questionários. Em comparação com o Formulários Google, o Microsoft Forms tem uma interface mais limpa. No entanto, alguns de seus recursos são fáceis de perder ou são difíceis de encontrar.

Bem, não se preocupe. É aí que entramos. Passamos pelo Microsoft Forms com um pente fino para que você faça o melhor uso dele.

Como vai ser um longo post, vamos dar uma olhada e ver algumas das melhores maneiras de usar o Microsoft Forms.

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1. Como criar formulários

Quando se trata de criar formulários, o Microsoft Forms oferece sete opções -

• Múltiplas opções
• Texto
• Avaliação
• Encontro
• Ranking
• Pontuação líquida do promotor

Quando se trata de perguntas de múltipla escolha, o bom é que o Forms analisa sua pergunta e ajuda você com as respostas. Então, por exemplo, se a pergunta começar com "Você comprou …", o Forms perguntará a você com Sim, Não e Talvez.

Ou, se a primeira opção for Triste, o Forms solicitará que você adicione Happy e Angry como a segunda e terceira opção. Bacana, certo?

Adicioná-los é um acéfalo. Tudo o que você precisa fazer é selecionar a opção e prosseguir para a próxima pergunta.

Da mesma forma, para perguntas relacionadas a texto, você pode especificar se será uma resposta longa ou breve. Você também pode restringir o tipo de resposta. Por exemplo, se você quiser um valor menor que 5, basta clicar no menu de três pontos e selecionar Restrições.

Em seguida, selecione um dos valores da lista suspensa e adicione os valores.

Para classificações, você pode especificar os níveis, bem como os símbolos.

2. Compartilhamento e Incorporação: Quem pode responder

Quando o formulário estiver concluído, você poderá enviá-lo para coletar as respostas. Para fazer isso, clique no botão Compartilhar no canto superior direito.

Você pode escolher o público do seu formulário. Se você quiser mantê-lo restrito apenas para as pessoas da sua organização, vá com as opções padrão. Mas, se não, clique no link "Only people in my …" e selecione a opção "Anyone with the link".

Mais uma vez, você pode compartilhar o link diretamente com seu público-alvo. Mas a melhor opção é incorporar o formulário em seu site ou blog. Ou melhor, você pode simplesmente baixar o código QR do seu formulário e, em seguida, compartilhá-lo em seu blog ou adicioná-lo em um email. Este método torna incrivelmente útil para os seus respondentes responderem.

Dica rápida: você quer que seu formulário seja clonado? Se sim, ative a opção Compartilhar como modelo e compartilhe o link com seus amigos ou no próprio formulário.

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3. Quando usar Ramificação

Se você criar pesquisas e sondagens com freqüência, então você deve saber agora que nem toda pesquisa ou pesquisa é um conjunto de perguntas diretas. A lógica condicional é inevitável, e infelizmente, o Microsoft Forms não permite que você adicione condições tão facilmente quanto o Google Forms. Esse é um dos recursos ocultos do Microsoft Forms.

Para adicionar uma lógica condicional, inclua todas as suas perguntas e, uma vez feito, toque no ícone de três pontos no canto direito e selecione Ramificação.

Em seguida, toque na pergunta que você deseja ramificar. Agora, selecione a próxima pergunta no menu suspenso. Note que você tem que fazer isso para todas as perguntas.

Para visualizar seu formulário com lógica condicional, basta voltar e tocar no ícone de visualização.

4. Compartilhar para colaborar

Os formulários e pesquisas também podem ser um trabalho para duas pessoas ou mais e, para isso, o Microsoft Forms incluiu o recurso para colaborar. Para compartilhar um formulário com seu amigo ou colega, toque no botão Compartilhar na parte superior e selecione a opção Compartilhar no menu à direita.

Em seguida, escolha o de acordo com sua preferência e compartilhe o link com seus colegas. A única desvantagem é que você não pode escolher seletivamente nomes para compartilhar um formulário, algo que seria uma adição bem-vinda no futuro.

5. Formulários de grupo: o que são e o que fazem

Antes de começarmos, vamos dar uma olhada no que são os Grupos. Grupos é um serviço exclusivo do Office 365 que ajuda você em colaboração com seus colegas de equipe. E esses grupos não estão relacionados apenas aos formulários, mas estão espalhados pelo Office Suite.

Chegando ao Group Forms, os membros da equipe podem visualizar e editar um formulário. E se você faz parte de um grupo, não precisa ter um link para o formulário para visualizá-lo. Em vez disso, esses formulários estarão disponíveis na seção Formulários do grupo.

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6. Como adicionar limitações de tempo e outras personalizações

À primeira vista, o Microsoft Forms parece carecer de vários recursos. Mas como mencionamos acima, alguns dos recursos estão ocultos e esse é um deles.

Para adicionar a data de início e de término, vá para Configurações no menu de três pontos e marque a caixa para Data de início e Data de término. Digite as datas e é isso.

Outra personalização que você também pode fazer é embaralhar as perguntas entre seus respondentes. Da mesma forma, você também pode adicionar uma mensagem personalizada de "Agradecimento" no final do formulário.

Mas a única configuração que é de extrema importância é a notificação por email. Verifique a configuração de notificação e é sobre isso. Da próxima vez, sempre que alguém responder a uma pesquisa, você será notificado sobre o mesmo.

7. Analise as respostas

Então, você enviou a pesquisa e as respostas começaram a entrar. Mas como você analisa as respostas?

Basta ir até a guia Respostas do formulário e você verá as respostas. O bom é que o Microsoft Forms fornece uma representação visual de todas as respostas, facilitando a compreensão.

No entanto, se você quiser visualizar todas as respostas individuais, clique em Exibir resultados. Em seguida, o nome do respondente estará na caixa Respondente e as respostas aparecerão na parte inferior.

Para ver a próxima resposta, clique no ícone de seta. Além disso, para baixar todas as respostas em uma planilha, clique no botão Abrir no Excel e a planilha será baixada para o seu sistema.

8. Alterar tema e modelos

O que eu amo sobre o Microsoft Forms é que a interface é limpa e livre de desordem. Outra coisa que vale a pena amar sobre este serviço é seus temas. Com cores brilhantes e fortes, esses temas farão com que suas formas se destaquem do resto.

Tudo que você precisa fazer é tocar no botão Theme no topo e escolher um. Ao mesmo tempo, você também pode dar uma cor personalizada ao seu formulário, ou melhor selecionar uma imagem na galeria do seu PC.

Por exemplo, se sua pesquisa for sobre gadgets e telefones, um plano de fundo com um gadget fará mais sentido do que outro com um homem navegando.

Para fazer isso, clique no ícone Mais e selecione uma das duas opções. Para fazer upload de um plano de fundo, você também pode optar por fazer upload de uma imagem da sua conta do OneDrive ou pesquisar uma na Web.

Faça-os balançar!

Embora o Microsoft Forms tenha vários recursos associados a um bom design, ele ainda não possui certas opções, como a capacidade de carregar arquivos. Além disso, ele também não possui modelos prontos para uso que você pode simplesmente pegar e continuar seu trabalho sem perder muito tempo na construção da estrutura.

Next up: Procurando criar um formulário preenchível no Microsoft Word? Leia o artigo abaixo para descobrir como.