13 melhores maneiras de usar papel dropbox

Já se passaram alguns anos desde que o Dropbox Paper saiu da fase beta. A ferramenta de colaboração permite criar notas compartilháveis ​​e organizar organizadamente documentos e arquivos em pastas ou projetos. O Dropbox Paper aceita todos os tipos de conteúdo e formato de mídia, tornando assim incrivelmente fácil o mapeamento de documentos.

O Dropbox Paper é capaz de mais do que isso. Se você quiser explorar todo o potencial do Dropbox, dê uma olhada nos truques mencionados abaixo.

1. Criar pastas somente para convidados

Por padrão, quando você cria uma pasta no Dropbox Paper, todos os membros da equipe podem vê-la. No entanto, se você deseja criar uma pasta para pessoas específicas da equipe, a melhor solução é criar uma pasta somente para convidados.

Para fazer isso, clique no botão Criar uma nova pasta no painel à direita e, quando a nova janela aparecer, adicione o nome. Em seguida, toque no ícone do edifício na faixa inferior e selecione Apenas para convidados.

Selecione os nomes dos membros da sua equipe e aperte o botão Criar.

Dica legal: Você também pode optar por criar uma pasta aberta para todos em silêncio. Para fazer isso, desmarque os nomes dos membros antes de clicar no botão Criar.

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2. Confira o poder da pesquisa

Precisa procurar um documento com uma palavra específica? A busca de energia torna isso possível. Tudo o que você precisa fazer é digitar a palavra-chave na barra de pesquisa, e o arquivo ou pasta relevante será exibido imediatamente.

Por exemplo, o artigo Ransomware aparece dentro da pasta GT> Android> Posts> AI da minha conta. Então, eu não preciso ir até a pasta.

Da mesma forma, você pode pesquisar pelo título do documento e a ferramenta cuidará do resto.

3. Pegue o atalho

Nesta época em que tudo é quase instantâneo, é essencial que você também siga o mesmo mantra ao gerenciar sua equipe no Paper, especialmente quando se trata de formatar seus documentos.

O Dropbox Paper vem com uma variedade de atalhos de teclado. Além dos atalhos gerais, como Ctrl + B para Negrito e Ctrl + U para Sublinhado, essa ferramenta de colaboração oferece suporte a várias alternativas.

• Lista numerada: 1. seguido por um espaço
• Lista de Tarefas: seguida por um espaço
• Cabeçalho: Ctrl + Alt + 1
• Data: / data seguida pelo espaço

Então, se você tiver que adicionar uma série de tarefas, adicione * seguido de espaço, e um marcador será adicionado instantaneamente.

Com esses, você economiza muito tempo indo e voltando entre a barra de ferramentas de um documento. Além disso, eles tornam seu fluxo de trabalho mais perfeito.

Para conhecer a lista completa, basta clicar no ícone do teclado no canto inferior direito.

4. Criar tarefas como um chefe

Como você já deve saber, para adicionar uma lista de verificação de itens, tudo o que você precisa fazer é digitar seguido por um espaço. Agora, a boa notícia é que você pode atribuir essas listas de verificação / tarefas em movimento simplesmente adicionando um sinal @ seguido do nome do membro da equipe.

Portanto, se você precisar criar uma tarefa chamada 'Adicionar comentários no Facebook' e atribuí-la à Sylvia com uma data de vencimento em 11 de março de 2020, basta digitar o seguinte comando.

Adicionar Comentários no Facebook @Sylvia / 11/03/2020

É isso aí. Nenhum negócio de brincar com a barra de ferramentas ou na fita superior.

Dica legal: use o ícone Presente na parte superior para apresentar seu documento como uma apresentação de slides.

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5. Adicionar documentos à pasta

Você abre uma pasta específica para colocar um documento dentro dela com frequência? Isso é uma terrível perda de tempo.

A melhor maneira é criar o documento na home page. E, uma vez nomeado, clique no link Adicionar à pasta, abaixo do nome do documento, e a ferramenta cuidará do resto.

Você sabia: Os documentos sem estrutura de pastas serão exibidos como Não arquivados na home page.

6. Emojis demais? Conta-os!

Acha que usou muitos emojis no seu documento? Em vez de sentar para contá-las manualmente, que tal deixarmos o Dropbox Paper fazer o trabalho?

Sim, você leu certo. Além das contagens padrão, como contagem de palavras e contagem de caracteres, o Dropbox Paper também conta o número de emojis.

Então, se você acha que 29 emojis são um pouco demais, basta voltar ao documento e removê-los.

Para verificar a contagem de palavras, toque no botão de três pontos no canto superior direito e pressione a opção Contagem de palavras.

7. Cole Screenshots como um Pro

Outro truque legal que o Dropbox Paper permite que você faça é não carregar imagens e imagens da maneira convencional. Tudo o que você precisa fazer é copiar as imagens da fonte e colá-las no seu documento.

Além disso, a reorganização de imagens no Dropbox Paper é tão fácil quanto arrastar e soltar. Selecione a imagem que você deseja mover e mova o ponteiro do mouse para a posição de sua escolha. Bacana, certo?

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8. Link para itens de mídia diferentes

Seja um arquivo de áudio ou um vídeo do YouTube, o Dropbox Paper permite exibi-los com bastante facilidade. O mantra? Copiar e colar. Sim, você não precisa adicionar o link de incorporação.

Aqui, basta copiar o link do vídeo (ou música) da barra de endereço e colá-lo no documento - Sim, semelhante a imagens e capturas de tela.

9. Integrar com o seu calendário

Por último, mas não menos importante, você pode integrar o Paper ao Google Calendar (ou MS Outlook). Para fazer isso, clique no nome do documento e você verá um pequeno aviso em cinza para Vincular um evento da agenda.

Selecione o calendário de sua escolha e, depois que a configuração estiver concluída, adicione a data e as anotações da reunião.

A boa notícia é que, uma vez que você tenha seu calendário integrado, todas as próximas reuniões serão exibidas na home page do Paper.

10. Link como um ninja

Sim, eu sei que há um ícone útil além do Invite que permite adicionar links externos. Mas, é complicado clicar nele e depois adicionar o link toda vez que você tiver que adicionar um link.

O mais inteligente é selecionar o texto que você deseja vincular, pressionar Ctrl + K e depois adicionar o link. Bacana, certo!

11. Exportar seus documentos

O Dropbox também permite exportar seus documentos em formatos PDF, Word ou Markup. Isso é especialmente útil se você tiver que enviar alguns documentos para clientes ou parceiros de negócios que não tenham acesso ao Dropbox da sua equipe.

Para exportar, selecione o documento na página inicial e pressione o botão Exportar, conforme mostrado na captura de tela abaixo.

Em seguida, selecione seu formato e o download começará em alguns segundos.

Coloque a caneta no papel

Além de todos os recursos acima, o Dropbox Paper permite que você se integre facilmente a aplicativos de terceiros, o que amplia o escopo da ferramenta em vários graus. Acima de tudo, você pode vincular seus arquivos e documentos do Dropbox com a mesma facilidade que adicionaria uma caixa de seleção ou uma lista com marcadores.

Próximo passo: Procurando maneiras de usar o Dropbox no Gmail? Confira o próximo artigo para descobrir como.