Etiqueta do Correio de Voz: Enviando a Mensagem Certa

as pessoas ainda fazem ligações telefônicas. Eles provavelmente não deveriam, mas eles fazem. Aqui estão cinco regras - algumas novas e algumas de longa data - para lidar com os perigos do correio de voz.

Brevidade é a chave. A pessoa comum pode ler uma mensagem pelo menos três vezes mais rápido do que você pode falar Assim, a maioria dos ouvintes encontra cada segundo que passam ouvindo mensagens de voz agonizantemente tediosas. Um comprimento máximo tolerável comumente citado para uma mensagem de correio de voz é de 30 segundos.

Simplicidade oscila nos dois sentidos. Ter uma mensagem curta é simples, mas extremamente importante para evitar irritar seus chamadores. Não preencha sua mensagem de saída com números de telefone alternativos e endereços de e-mail. Em vez disso, ofereça aos chamadores um meio alternativo de chegar até você (seja um número de telefone celular ou um endereço de e-mail, geralmente). Se alguém precisar rastreá-lo com urgência, ele encontrará você.

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Ao continuar, Se você sentir necessidade de dar seguimento a uma mensagem de e-mail que você enviou fazendo uma chamada de voz, siga em frente - mas mantenha o controle sobre o que solicita em troca. Por exemplo, não deixe um correio de voz pedindo que a pessoa retorne sua chamada "para ter certeza de que recebeu o e-mail". É o suficiente para lembrar o destinatário de verificar sua caixa de entrada para sua mensagem. (Muitos profissionais ocupados não gostam de chamadas de acompanhamento de qualquer tipo, portanto, com cautela, trilhe o caminho.)

Use a tecnologia disponível. A maioria dos sistemas de correio de voz permite que você apague ou "faça" uma mensagem malfeita. Não tenha vergonha de apertar a tecla da libra (#) se você esqueceu de deixar o seu código de área ou se digitou incorretamente o seu endereço de e-mail na primeira vez. Pressione o botão correto (geralmente é #) para acessar as "mais opções" que você normalmente não consulta, e você pode deixar uma mensagem profissional sem flubs.

Basta pegar o fone. Nunca deixe um mensagem de voz para alguém enquanto fala através de um viva-voz.