Sete maneiras essenciais para reduzir seus custos com tecnologia

Os custos de tecnologia podem facilmente esgotar qualquer orçamento - algumas atualizações de software e novos sistemas aqui, outra pessoa de TI para gerenciar sua rede lá - e antes que você perceba, você acabou com seus lucros

Se sua empresa tem apenas duas ou duzentas pessoas, essas dicas podem ajudá-lo a reduzir custos, economizar dinheiro e permitir que você se concentre no que é realmente importante: o resultado final.

1. Use Software Livre e Código-fonte Aberto

Vamos admitir: quando você está tentando manter seu negócio funcionando, gastar muito dinheiro com software pronto para uso dói como encher uma cavidade sem Novocaína. Felizmente, o freeware e o software de baixo custo podem ser uma agradável surpresa em termos de robustez e funcionalidade.

Embora não seja tão polido quanto o pacote Office da Microsoft (mas não tanto de memória ou recursos), o OpenOffice.org é gratuito. alternativa de código aberto com um conjunto completo de aplicativos para processamento de texto, planilhas, apresentações e bancos de dados compatíveis com o Microsoft Office. Embora os aplicativos do OpenOffice permitam fazer praticamente qualquer coisa que você possa fazer no Microsoft Office, a interoperabilidade entre as duas suítes não é perfeita. Por exemplo, se você usar o recurso Controlar alterações do Word, poderá ser difícil excluir ou modificar posteriormente suas edições ao usar o documento no OpenOffice e vice-versa.

O Google Docs é outra alternativa viável e gratuita ao Microsoft Office - e não tem software para baixar ou instalar. Embora não seja tão completo quanto o Office ou o OpenOffice, sua funcionalidade básica e sua interface simplificada podem ser tudo o que você precisa.

Criar arquivos PDF pode ser crucial para os negócios, mas gastar US $ 450 no Adobe Acrobat Professional não é. CutePDF é um programa gratuito que simplesmente exporta arquivos para PDF. Basta baixá-lo e instalá-lo; do arquivo de destino, escolha Arquivo • Imprimir, e selecione CutePDF no menu da impressora. (Se você estiver usando o OpenOffice ou o Google Docs, nem precisará instalar o CutePDF - ambos permitem exportar para o PDF diretamente.)

2. O Telecommute

da Gartner Research prevê que, até 2009, mais de 25% da força de trabalho dos EUA se teletrabalhará. O teletrabalho permite que você economize nos custos do gás, mas você também pode permanecer tão produtivo ao trabalhar em casa, graças às ferramentas que facilitam a conexão e a colaboração (quase como se você estivesse no escritório).

Wikis simplificam para postar texto ou documentos para que um grupo possa fazer comentários ou alterações. Alguns wikis são gratuitos e públicos, enquanto outros são mais focados nas empresas, com recursos de segurança mais robustos. A PBwiki oferece três tipos: Business, Academic e Personal. O site inclui ferramentas de edição WSIWYG, espaço de armazenamento, criptografia SSL, notificações automáticas via e-mail ou RSS e controles de acesso. Ele também oferece preços razoáveis ​​para empresas - é gratuito para um a três usuários, US $ 8 por usuário por usuário para quatro a 99 usuários e US $ 6 por usuário por mil a quatro mil usuários.

O Google Docs mencionado também é telecomutador. amigável, oferecendo uma maneira acessível e fácil de compartilhar arquivos (e manter o controle das alterações). Depois de criar um arquivo no Google Docs, basta convidar outras pessoas para colaborarem on-line. Quando estiver pronto, você pode exportar o arquivo para Word, Excel, PDF ou PowerPoint.

Se você se assustar com a ideia de configurar uma VPN (rede virtual privada), serviços como o LogMeIn Hamachi podem ser apenas seu ingresso. para acesso VPN remoto sem dor de cabeça. O LogMeIn Hamachi promete fácil configuração usando tecnologia peer-to-peer para permitir que funcionários de fora do site acessem arquivos. O serviço funciona dentro do seu firewall e custa apenas US $ 5 por mês para uma licença de usuário.

Se a sua empresa não possui e não precisa de um servidor centralizado, o Central Desktop é uma maneira de compartilhar documentos on-line com praticamente nenhum configuração. O site permite que grupos grandes ou pequenos compartilhem arquivos com facilidade, controlem quem verificou quais arquivos (ou os modificou) e configurou áreas de trabalho separadas para vários grupos de usuários.

O plano gratuito oferece 25 MB de espaço e suporta dois espaços de trabalho com cinco usuários cada. O plano mais baixo pago é de US $ 25 por mês para três espaços de trabalho, 10 usuários cada e 500 MB de armazenamento de arquivos. Na parte alta, US $ 249 por mês obtém 100 espaços de trabalho, 100 usuários internos (funcionários) e 100 usuários externos (fornecedores, clientes ou parceiros), 25 GB de armazenamento e marca personalizada. Uma taxa adicional traz segurança extra e reuniões pela Web.

Para obter mais dicas e estudos de caso, consulte o Guia de Recursos de Telecomutação da PC World.

3. Realizar reuniões on-line

Por que voar para ver um cliente quando você pode realizar uma reunião no ciberespaço? Usando o software gratuito de videoconferência, como o Skype, você precisa apenas de uma webcam, um PC e uma conexão com a Internet - economizando dinheiro não apenas em custos de viagem, mas também em viagens de longa distância. O Skype, às vezes, deixa de telefonar e pode ficar com estática, portanto, realize algumas reuniões antes de abandonar completamente o seu telefone.

Se você quiser fazer upgrade para um serviço mais robusto de webconferência, o WebEx da Cisco permite compartilhar documentos, suporta até Quatro Webcams, e permite que você execute apresentações a partir de sua área de trabalho.

O GoToMeeting é outra solução que oferece VoIP, suporta reuniões com até 15 participantes e permite apresentações, colaboração ou treinamento de sua área de trabalho, economizando dinheiro em viagens custos e espaço para reuniões. Quem não quer fazer apresentações em seus pijamas?

Para os mais aventureiros, o Second Life permite criar um avatar gratuitamente e conhecer "no mundo", fazer apresentações em vídeo e realizar reuniões virtuais ou sessões de treinamento. Você também pode comprar espaço de escritório no Second Life se quiser criar um local mais permanente para os funcionários se encontrarem e colaborarem.

4. Comprar Hardware Recondicionado

Enquanto rasgar uma caixa contendo um novo computador brilhante é uma emoção inigualável, salvando o seu negócio um pacote é um segundo próximo. A compra de hardware (quase novo) recondicionado é uma ótima maneira de obter um acordo.

Se você está de olho em uma marca específica de computador, acesse o site desse fabricante para encontrar ofertas em sistemas recondicionados. Mas observe que cada fornecedor define recondicionado um pouco de forma diferente. Por exemplo, a Dell vende três tipos de computadores recondicionados, todos testados e restaurados de acordo com as especificações de fábrica: o Certified Recurbished inclui laptops e desktops que foram devolvidos à Dell e podem ter pequenos defeitos ou defeitos; Encomenda Prévia Nova significa um PC que foi enviado novo, mas o cliente decidiu devolver o sistema sem inicializá-lo; Os produtos Scratch e Dent podem parecer um pouco mais "gastos" por fora, mas ainda funcionam bem e não contêm dings ou arranhões no apoio para as mãos ou na tela.

A loja Dell Outlet permite pesquisar desktops Dell recondicionados, acessórios e laptops por faixa de preço; a maioria dos itens custa até 35% abaixo do varejo. Por exemplo, um laptop Inspiron 1720 recondicionado com certificado Flamingo Pink com um processador Intel Core 2 Duo, um LCD de 17 polegadas e um disco rígido SATA de 120 GB custava US $ 879 no site Dell Outlet. O preço depende se o item tem arranhões e amassados, se foi encomendado novo e outros fatores. E se você não estiver satisfeito com sua compra, poderá devolver os produtos dentro de 21 dias da data de envio, menos uma taxa de reabastecimento se o produto não estiver com defeito.

Se você é um devoto Mac, a Apple vende produtos recondicionados através da sua loja online. Mas não espere grandes economias - alguns dos produtos mais novos são apenas US $ 200 a menos que o preço de varejo. No entanto, em alguns casos, você pode economizar muito mais. Uma recente olhada na Apple Store revelou um MacBook Air recondicionado (com um processador Intel Core 2 Duo de 1,6 GHz, um wide-screen brilhante de 13,3 polegadas, 2 GB de memória, um HD PATA de 80GB e um iSight integrado câmera) listadas em US $ 1499, contra US $ 1799 de varejo. Um iMac recondicionado (com CPU Intel Core 2 Extreme de 2,8 GHz, tela widescreen de 24 polegadas, 2 GB de memória, um disco rígido de 500 GB e uma câmera iSight integrada) foi listado em US $ 1599, contra US $ 2299 de varejo.

Os produtos recondicionados da Apple são cobertos por uma garantia de um ano, e você também pode comprar uma garantia estendida. Os produtos recondicionados da Apple são "pré-propriedade", mas o site da Apple alega que cada item passa por um "processo rigoroso de reforma antes de ser colocado à venda". Alguns produtos foram devolvidos, enquanto outros foram devolvidos devido a problemas técnicos. Para ler a lista completa de testes e qualificações recondicionados, visite o site da Apple.

A Amazon.com apresenta uma longa lista de revendedores de computadores recondicionados, e as classificações de vendedores do site permitem que você saiba imediatamente de que tipo está lidando. Os vendedores também relatam a condição do equipamento com um sistema de classificação: Bom, Como Novo, Recondicionado e assim por diante. Sob a Garantia de Compra Segura A-Z da Amazon, os vendedores permitirão que você devolva os itens caso estejam com defeito.

O eBay também oferece muitos negócios. Como comprador, você saberá imediatamente se o vendedor é suspeito ou respeitável com base nas resenhas dos usuários. Procure um vendedor com uma grande quantidade de feedback positivo, pelo menos 95%. Certifique-se de folhear o feedback do comprador para ver os comentários antes de mergulhar e fazer um lance. Assim como a Amazon, o eBay apóia os compradores, e a comunidade vai arrancar qualquer um se eles não estiverem no nível.

Os sistemas recondicionados podem não estar sob qualquer tipo de garantia, e o fornecedor pode vendê-lo para você "como está". Isso pode ser um pesadelo se, digamos, o sistema operacional for simplesmente instalado em um novo disco rígido e a unidade ficar presa no computador. Certifique-se de fazer perguntas ao vendedor antes de comprar.

5. Reduza os custos de impressão

Segundo o GreenBiz.com, você não precisa gastar dinheiro para ser verde. Você pode economizar em custos de papel se simplesmente fotocopiar páginas em ambos os lados ou usar papel timbrado desatualizado para memorandos internos. Se o seu escritório atualmente distribui memorandos de papel aos funcionários, tente postar os memorandos em um local central (como uma placa perto do bebedouro) onde as pessoas normalmente se reúnem e o verão.

Outra dica para poupar dinheiro é usar o modo de rascunho da sua impressora para reduzir o uso de tinta e substituir os cartuchos com menos frequência. O modo de rascunho é muito mais rápido e usa menos tinta. Ao imprimir e-mails e páginas da Web, verifique a opção "impressora".

Os cartuchos de impressão coloridos normalmente custam mais, portanto, imprimir em escala de cinza usando apenas o cartucho preto pode economizar e você substituirá o cartucho colorido frequentemente. A maioria das impressoras oferece muitas configurações, portanto, verifique o software da sua impressora para ver quais recursos podem economizar dinheiro.

Se você raramente imprime, mas a tinta fica baixa, isso pode ocorrer porque a impressora limpa automaticamente os cabeçotes de impressão. Para evitar isso, imprima regularmente (pelo menos uma vez por semana) para evitar o acúmulo de tinta.

Assista ao vídeo da PC World, "Como Economizar Dinheiro na Impressão", para mais idéias.

6. Terceirizar o trabalho

Muitas empresas não têm um profissional de TI em tempo integral ou têm uma pessoa muito sobrecarregada gerenciando a rede e os sistemas. Ou talvez você tenha um projeto da Web que precisa ser concluído ou um simples comunicado à imprensa que gostaria de ter escrito, mas não tenha a equipe

Em vez de contratar um headhunter (cujas taxas podem custar de 10 a 40% de um salário de primeiro ano do novo contratado) ou uma agência de emprego temporário, use um dos muitos sites independentes que abordam todos os tipos de funções e não custam um centavo. eLance.com é uma espécie de mercado freelancer onde os contratados publicam currículos, portfólios, referências e detalhes sobre seu trabalho. Os empregadores podem postar trabalhos ou convidar freelancers para licitar diretamente. A eLance testa freelancers no site em suas áreas de habilidades para certificar suas habilidades e permite que os clientes postem feedback após a conclusão dos trabalhos.

O Guru.com é um serviço similar que permite procurar em uma lista disponível de freelancers por categoria, receber ofertas, premiar o trabalho, visualizar portfólios e pagar pelo trabalho quando estiver concluído. Cada profissional é avaliado por empregadores anteriores e classificado de acordo com o feedback. O site oferece uma ampla gama de categorias de trabalho - jurídico, programação, marketing, CAD, fotografia - e é gratuito para os empregadores.

7. Use o software de virtualização

O software de virtualização oferece muitos benefícios econômicos, como consolidar servidores e reduzir o tempo de backup e recuperação. E porque você está executando menos servidores, você economiza dinheiro em sua conta de energia.

Padrão da indústria As ofertas da VMware variam de suítes para gerenciamento de grandes data centers ao VMware Workstation para executar vários sistemas operacionais em um único computador. Ao usar o VMware, você pode testar novos sistemas operacionais ou experimentar novos softwares sem riscos. O VMware Player está disponível gratuitamente, permitindo importar imagens de backup ou compartilhar dados.

O Virtual Server e o Virtual PC da Microsoft (pesquisa em microsoft.com) permitem que você teste a virtualização e experimente a ferramenta de virtualização Silverlight da empresa.

A Parallels é uma das soluções Mac conhecidas mais conhecidas. O software Parallels é executado em hosts Windows e Linux, bem como em Macs com seu produto Parallels Desktop for Mac. (A VMware também seguiu o exemplo e agora oferece um aplicativo para Mac.) A Parallels oferece pacotes de virtualização de desktops, servidores e automação com preços mais acessíveis que o VMware.

Se você preferir a rota de código aberto, o FreeVPS é uma alternativa viável ao software comercial listado acima. Como acontece com alguns outros produtos de software de código aberto, o FreeVPS não oferece suporte oficial, mas a documentação completa está disponível no site.

Embora a economia possa ser incerta, uma combinação de software livre, serviços gratuitos e um pouco de esclarecido pode ajudar qualquer empresa a controlar os custos da tecnologia.