Revisão: O Adobe Acrobat XI Pro avança o conceito de escritório sem papel, mas também destaca obstáculos

Além de ser um inimigo letal das árvores, o papel é inimigo da produtividade das empresas. de acordo com a Adobe. O novo software de formato de documento portátil Acrobat XI Pro da Adobe tem como objetivo favorecer as duas partes, facilitando o trabalho sem o uso de papel. É claro que as árvores provavelmente são tudo para isso, mas a implementação de um fluxo de trabalho sem papel pela Adobe pode não ser tão fácil para as empresas mudarem suas formas.

A interface padrão do Acrobat XI Pro parece a mesma da versão anterior, embora agora você possa criar e salvar conjuntos de ferramentas personalizados, exportá-los e distribuí-los em uma empresa. Você também pode baixar conjuntos de ferramentas personalizados criados por outros usuários.

Embora a versão Pro, que contém todos os recursos do programa, esteja disponível para Mac e Windows, a versão Standard, que não possui alguns recursos de última geração, está disponível para Windows somente.

Por favor, assine aqui

A capacidade de assinar documentos digitalmente não é novidade, mas agora você pode solicitar, receber e gerenciar assinaturas digitais usando o recém-adquirido site da Adobe EchoSign. Crie seu documento no Acrobat XI Pro, clique no botão Assinar e em Enviar para assinatura. O Acrobat XI Pro carrega o documento para o EchoSign.com e, em seguida, direciona você para concluir a transação.

John Hancock aqui, por favor: Após o Acrobat XI Pro enviar seu documento para o EchoSign, basta digitar seu destinatário, um nome de documento, uma mensagem e clique em Enviar.

Você pode enviar até cinco documentos por mês com uma conta EchoSign gratuita ou pode optar por tipos de conta que permitem um número maior de usuários e recursos adicionais, por exemplo, marca corporativa em todos os seus e-mails - com custos que variam de US $ 15 por mês a US $ 400 por mês.

Se você já estiver conectado ao EchoSign, basta digitar o endereço de e-mail do destinatário, selecionar algumas opções (enviá-lo por e-mail ou enviá-lo por fax para você) e clique em Enviar. Agora, o rastreamento e o relógio começam: o site envia o documento ao destinatário e um e-mail informa que ele foi enviado e envia um e-mail quando o destinatário assina ou recusa o documento. Os destinatários não precisam ter contas EchoSign; eles só precisam clicar no link no email enviado pelo sistema. Você pode ver quando os documentos foram enviados e o tempo médio necessário para recebê-los de volta.

Muitos sinais na parede: O EchoSign mostra um painel onde os documentos estão no processo de assinatura.

O email que o sistema envia contém um link geral e um link para usuários de dispositivos móveis. Infelizmente, o link para dispositivos móveis levou-me a uma página da Web com uma imagem do meu documento que tinha sido compactada de tal forma que não consegui ler nenhum texto no meu smartphone com Android ou no tablet Android do Google Nexus 7. A página também continha links que me permitiam fazer o download do PDF original, e o PDF era bastante legível na versão para celular do Acrobat Reader, mas não consegui assinar meus documentos lá; Eu tive que retornar à página para assinar o documento. Você pode assinar e encaminhar documentos digitalmente no aplicativo móvel EchoSign da Adobe, mas ele está disponível apenas para iOS, não para Android.

Você está saindo do Acrobat: Depois de carregar um documento para assinatura no EchoSign, conclua o Acrobat XI Pro.

Além disso, você não precisa do Acrobat XI Pro para usar o EchoSign. Você pode carregar documentos criados com o Microsoft Word, versões mais antigas do Acrobat ou outros aplicativos no site da EchoSign. A integração do Acrobat XI Pro e EchoSign adiciona apenas uma conveniência mínima; você não pode enviar algo para assinatura diretamente do Acrobat XI Pro.

Assinando minha vida: digite seu nome em uma caixa de assinatura EchoSign e o site o converte em um script bonito

Crie uma linha aqui

Para aprimorar a criação de formulários do Acrobat, a Adobe adotou uma abordagem diferente. O Acrobat XI Pro vem com o FormsCentral, um aplicativo de área de trabalho separado que interage com o site FormsCentral.com da Adobe. O FormsCentral.com não é novo, mas sua integração com o Acrobat XI Pro - ou melhor, sua integração com o aplicativo FormsCentral - é. O Acrobat há muito tempo possui recursos de criação de formulários estelares, mas eles eram apenas para formulários em PDFs; Agora, com o FormsCentral, você pode criar formulários baseados na Web sofisticados e rastreáveis.

Você pode criar formulários à moda antiga no Acrobat XI Pro, mas o Adobe o direciona para o FormsCentral. Você pode escolher entre 50 modelos de formulário pré-formatados ou pode criar um a partir de um conteúdo existente ou a partir do zero. Você pode personalizar qualquer um desses modelos, é claro, e salvá-lo como seu próprio para uso futuro, e quando estiver pronto, você pode publicá-lo como um PDF ou como um formulário baseado na Web.

Totalmente formado: O criador de formulários do FormsCentral é fácil de usar e cria formulários PDF ou da Web.

As versões anteriores do Acrobat permitiam criar formulários que interagem com o Acrobat.com para coletar e tabular respostas de formulário, mas os formulários só poderiam ser PDFs. Com um formulário da Web, você pode criar um link para seu formulário no FormsCentral.com ou incorporá-lo em sua própria página da Web ou em uma página do Facebook. Você pode conectar uma conta do PayPal para aceitar também pagamentos.

Mas a parte mais interessante do FormsCentral são os dados que você recebe de volta. Você pode classificar e filtrar resultados de envio, adicionar funções básicas semelhantes ao Excel (como Soma, Média, Contagem, Mín e Máx) e ver um relatório de resumo rápido completo com gráficos de barras. Você pode exportar dados de envios no formato Excel ou.csv para poder importá-los para um programa de CRM ou outro aplicativo. Você pode tornar campos obrigatórios, como seria de se esperar, e exigir que os campos de entrada sejam texto, números, moeda, porcentagens, datas ou endereços de e-mail, mas a menos que você use menus suspensos, não é possível forçar a formatação (como traços em vez de parênteses em números de telefone), o que significa que você pode precisar fazer alguma limpeza de dados antes de importá-lo em um banco de dados.

Os resultados estão em: O FormsCentral fornece resultados instantâneos de envios de formulários.

Existem outras maneiras de produzir e gerenciar formulários baseados na Web, mas a maioria, se não todos, tem um preço. Alguns módulos do sistema de gerenciamento de conteúdo do site o oferecem e alguns serviços da Web, por exemplo, o Jotform, também o oferecem. O FormsCentral custa US $ 15 por mês para o serviço Básico, que inclui cinco formulários por mês e um máximo de 500 respostas, ou US $ 144 por ano para o serviço Plus, que permite um número ilimitado de formulários e um máximo de 5000 respostas por formulário. como com o EchoSign, você não precisa do Acrobat XI Pro para usar o FormsCentral. Aliás, você não precisa do aplicativo FormsCentral porque o site do FormsCentral tem a aparência e funciona exatamente como o aplicativo

Editando PDFs

Admito que geralmente uso os recursos de edição rudimentares do Acrobat para modificar um PDF desenterrando o documento original que eu usei para criá-lo. Mas o Acrobat XI Pro permite muito maior capacidade de edição, para que você não precise voltar a esses documentos originais, mesmo para edições significativas.

O pior pesadelo do diretor criativo: Agora você pode brincar com o texto ou imagens de um PDF sem precisar desenterrar o documento original.

Além de editar o texto em uma linha, como era possível anteriormente, agora é possível adicionar, mover e redimensionar blocos de texto e imagens, além de alterar os atributos das fontes. O Acrobat XI Pro não possui todos os ajustes de texto precisos do InDesign, mas possui espaçamento de linhas vertical e horizontal e espaçamento básico de caracteres. Você pode localizar e substituir texto (mas o aplicativo não permitirá que você substitua todas as instâncias de uma só vez; você deve clicar em Substituir sempre que necessário.)

Em documentos criados pelo Word, os parágrafos permaneceram juntos, mas em um documento que foram criados com o Adobe InDesign, muitas das linhas do documento foram vistas como elementos separados no Acrobat XI Pro, portanto, para reorganizar a página, precisei mover e redimensionar cada linha. Além disso, se você mover uma imagem ou bloco de texto para um local onde outro elemento reside, o elemento não será movido; eles se sobrepõem. O Acrobat XI Pro possui um comando Organizar para levar os elementos adiante ou enviá-los para trás, mas não possui recursos de quebra automática, portanto, você deve redimensionar ou mover o texto para que ele não oculte a imagem. O Acrobat XI Pro não oferece recursos de rastreamento para os novos recursos de edição.

Um novo Assistente de Ação ajuda você a criar grupos de configurações padronizados. Você pode usar essas configurações para muitas configurações diferentes no Acrobat, incluindo segurança; salve a ação na barra de ferramentas do lado direito do Acrobat XI Pro e, a cada vez que você clicar no botão, o aplicativo o guiará pelas configurações necessárias. Você pode exportar as ações e distribuí-las em toda a organização.

Veja o que você está PDFing: A caixa Combinar Arquivos renovada do Acrobat XI exibe miniaturas de seus documentos e permite omitir páginas em um documento.

Acrobat XI Pro é mesclado os recursos foram aprimorados também. Agora, você não só pode ver uma prévia da maioria dos documentos, pode reorganizá-los em uma visualização de ícone escalonável, ver como cada página de cada documento se parece e definir quais páginas de um documento estão incluídas no arquivo final exportado.. Agora você também pode transformar PDFs em apresentações editáveis ​​do Microsoft PowerPoint.

Conclusão

Juntos, o Adobe Acrobat XI Pro, o EchoSign e o FormsCentral têm recursos impressionantes, mas os links para o EchoSign e o FormsCentral são apenas links desse tipo; essa é a extensão da integração deles no Acrobat XI Pro. Eles são componentes separados com integração mínima, e eu suspeito que ter que lidar com três componentes diferentes fará com que o conceito de escritório sem papel pareça bom apenas em… papel.