Explore o Gmail com 21 truques para economizar tempo

O Gmail é o serviço de e-mail mais popular do mundo, mas alguns de seus melhores recursos estão escondidos à vista, desconhecidos da maioria dos usuários. Embora o Gmail ofereça recursos de pesquisa inigualáveis, excelente filtragem de spam e muito espaço de armazenamento gratuito (10 GB na última verificação), ele também oferece muito mais, e há sempre espaço para melhorias também. Com um pouco de know-how e alguns complementos importantes, você pode fazer com que o serviço de webmail do Google transite de formas que nunca imaginou ser possível.

Cansado da visualização de conversas segmentadas do Gmail? Desligue isso. Quer aprender atalhos de teclado? Uma folha de dicas pop-up é incorporada. E não seria legal se você pudesse salvar anexos diretamente em sua conta do Dropbox? Fácil o suficiente - com a ferramenta certa.

Este guia ajudará os novatos e especialistas do Gmail a extrair mais do serviço. A maioria das dicas baseia-se no uso do Gmail em um navegador da Web, mas não deixe de ver a seção "Gmail de fora para dentro" para saber como aproveitar ao máximo o Gmail mesmo quando você não está no navegador.

Trabalhe de maneira mais inteligente, não mais difícil

1. Procurar por anexos grandes

Encontramos rapidamente mensagens contendo a palavra "power" e 15MB de anexos.

O Gmail é conhecido por seus recursos de pesquisa robustos e agora suporta outro parâmetro de pesquisa útil: o tamanho da mensagem. Portanto, se você quiser encontrar, digamos, todas as mensagens de e-mail com anexos maiores que 10 MB, basta pesquisar por tamanho: 10m . E você pode emparelhar isso com o modificador "older_than" para pesquisas como size: 10m older_than: 6m (para obter todos os emails com mais de 10 MB e mais de seis meses).

2. Trabalhar offline

Trabalhar num avião sem Wi-Fi? Viver em uma área onde o acesso à Internet é lento ou irregular? De qualquer forma, instale o Gmail off-line. Com ele você pode ler, responder, compor, pesquisar e arquivar mensagens, todas as quais serão enviadas ou sincronizadas automaticamente na próxima vez que você estiver on-line. Apenas uma captura: requer o Google Chrome. Se você usa outro navegador, está sem sorte.

3. Tame messy replies

Quanto mais tempo uma conversação de e-mail (ou “thread”) chega, mais difícil se torna passar por aquela explosão bagunçada e confusa de texto. Isso ocorre porque, normalmente, quando você clica em Responder, o Gmail cita todo o email original e todas as respostas subsequentes. Felizmente, você tem uma solução fácil: na mensagem do remetente, selecione o texto exato ao qual você está respondendo - a mensagem da mensagem, por assim dizer - e clique em Responder. Agora, quando o Gmail criar a resposta, incluirá apenas o texto realçado. Tradução: muito menos confusão

4. Desativar a exibição de conversa

Se você gosta de uma aparência mais tradicional da caixa de entrada, desative a exibição de conversa.

Falando em confuso, algumas pessoas argumentam que a exibição de conversa do Gmail (também conhecida como encadeamento de mensagens) torna as coisas extremamente agrupa mensagens com o mesmo assunto. Se você preferir que suas mensagens sejam divulgadas e, portanto, mais fáceis de navegar, acesse as Configurações do Gmail (na guia Geral) e selecione Exibição de conversa desativada.

5. Atalhos de teclado mestre

O KeyRocket sugere atalhos de teclado para as ações que você executou recentemente.

Mãos livres do mouse. Você pode acelerar drasticamente as operações do Gmail aprendendo vários atalhos de teclado: R para responder, Ctrl-K para inserir um link, Ctrl-Enter para enviar e assim por diante. Para obter uma lista pop-up completa de atalhos disponíveis, pressione Shift-? enquanto visualiza a sua caixa de entrada do Gmail. O Google também tem uma página da Web que lista todos os atalhos do Gmail. E se você for usuário do Google Chrome, poderá aprender atalhos de maneira muito mais rápida instalando o complemento KeyRocket for Gmail, que ensina enquanto você trabalha.

6. Faça com que mensagens importantes cheguem ao topo

E-mail do trabalho, amigos, parentes importantes. E-mail de lojas, Facebook e pessoas que você não conhece menos importante. O recurso Prioridade da Caixa de entrada do Gmail pode priorizar seu e-mail para que as coisas importantes apareçam na parte superior, onde é menos provável que ele se perca no modo aleatório. Para ativar o recurso, vá para Configurações, clique na guia Caixa de entrada e escolha Caixa prioritária no seletor Tipo de caixa de entrada. Esse recurso pode ser um pouco difícil de entender, por isso leia a visão geral da Caixa prioritária do Google se precisar de ajuda.

7. Restaurar os botões da velha escola

Os botões sem etiquetas de texto podem ser confusos. Felizmente, o Gmail permite que você os restaure.

Há algum tempo, o Gmail substituiu a maioria dos seus botões - Arquivo, Excluir, Spam e outros - por ícones que alguns usuários consideram ocultos ou, pelo menos, mais difíceis de reconhecer num piscar de olhos. Se preferir ter botões com texto em vez de ícones, você poderá restaurá-los: Vá para Configurações> Geral, role para baixo até Rótulos de botão e altere a configuração para Texto.

Traga os add-ons

8. Adicione um botão soneca à sua caixa de entrada

Não está pronto para responder? Agende um lembrete.

Não pode atender a uma mensagem em particular agora? Mesmo se você marcá-lo como não lido, novos e-mails eventualmente o empurrarão para baixo e para fora da vista. O que você precisa é uma maneira de "adiar" essa mensagem, para que ela retorne ao topo da sua caixa de entrada em um horário designado. Duas ótimas opções são o Boomerang e o Snooze Your Email. Os dois se integram ao Gmail, adicionando botões que facilitam a definição do atraso para um número específico de minutos ou dias. O Boomerang funciona com o Chrome e o Firefox e custa US $ 5 por mês; Adiar o seu email é gratuito, mas funciona apenas com o Chrome.

9. Transforme o e-mail em tarefas

O Gmail tem uma lista de tarefas integrada, mas é um pouco anêmica, especialmente se você quiser acessar essa lista em outro lugar. Se você está procurando algo mais robusto, confira Astrid, um gerenciador de tarefas baseado na Web que se classifica constantemente entre os favoritos dos usuários. O novo add-on Remind Me para o Google Chrome traz o serviço da Astrid para o Gmail: Você pode visualizar suas tarefas atuais e, melhor ainda, clicar em um botão para transformar uma mensagem de e-mail em uma nova tarefa.

10. Salvar automaticamente os anexos do Gmail na sua nuvem favorita

Salve seus anexos do Gmail em quatro serviços populares de armazenamento na nuvem.

Você já desejou salvar anexos diretamente, digamos, na sua conta do Dropbox? O Attachments.me é um serviço gratuito que pode enviar anexos do Gmail para o Box, o Dropbox, o Google Drive ou o SkyDrive. Basta instalar o plug-in do navegador (disponível para o Chrome e o Firefox) e vinculá-lo a um ou mais dos serviços de nuvem mencionados anteriormente. Com isso feito, ele indexa todos os seus anexos e os cataloga para fácil visualização e pesquisa. Com apenas alguns cliques, você pode visualizar, baixar, compartilhar ou arquivar um anexo.

11. Dê ao Gmail uma transformação social

Você sabe o que fazer: recebe uma mensagem de e-mail do LinkedIn, Twitter ou algo semelhante e precisa clicar em um link dentro dessa mensagem para visualizar a conexão, link, atualização ou o que for. O PowerInbox incorpora tudo isso dentro do Gmail, permitindo que você veja o conteúdo de várias mensagens de redes sociais dentro das mensagens. Esse complemento do Chrome também permite executar determinadas ações, como comentar sobre atualizações do Facebook e aceitar solicitações de contato.

12. Transforme sua caixa de entrada “smartr”

O Smartr Inbox traz uma barra lateral semelhante ao Xobni para o Gmail.

Os expatriados do Outlook podem ter boas lembranças do Xobni, um tipo de catálogo de endereços com esteróides. O Smartr Inbox for Gmail traz a mesma bondade ao seu webmail, empacotando informações de contato, atualizações de redes sociais, históricos de mensagens e contatos relacionados em uma barra lateral atraente que você pode ver ou ocultar conforme necessário. Está disponível para o Chrome, Firefox e Safari, e é uma daquelas ferramentas que você vai descobrir rapidamente que não pode viver sem.

13. Mantenha as mensagens de marca na sua caixa de entrada

Mantenha o e-mail não essencial fora da sua caixa de entrada com PhilterIt.

Admita: metade da desordem na sua caixa de entrada vem de lojas, redes sociais e outras fontes de "marca". O PhilterIt for Chrome "filtra" todas essas coisas da sua caixa de entrada, colocando-as em uma barra lateral do Gmail carregada de ícones, onde você pode analisá-las mais tarde, conforme sua conveniência. É uma maneira rápida e fácil de extirpar a caixa de entrada, mantendo as coisas que você pode querer ver.

14. Adicionar anexos de serviços que não sejam o Google Drive

Se você é usuário do Gmail, sabe como é fácil anexar arquivos do seu Google Drive. Mas e se você quiser anexar algo do Box, Dropbox, Evernote, Facebook ou Flickr? O Cloudy for Chrome permite anexar arquivos desses serviços e outros hangouts na nuvem. Basta clicar no botão Anexar ao compor uma nova mensagem e, em seguida, escolher um serviço de nuvem ou uma rede social. Você pode até mesmo anexar vários itens de vários serviços.

Ele veio do laboratório

15. Responder ao correio mais rapidamente com respostas prontas

As respostas automáticas permitem que você insira rapidamente o texto padrão no e-mail

Você se encontra rotineiramente digitando as mesmas respostas várias vezes? O recurso Labs Canned Responses (Respostas automáticas) pode poupar seu tempo, contanto que você mantenha as mensagens curtas. Depois de ativá-lo, basta compor ou responder a uma mensagem, clicar na seta Mais opções, passar o mouse sobre Respostas automáticas e escolher aquela que você deseja. Você também pode criar novos conforme necessário. Não é o complemento mais elegante do Gmail, mas é definitivamente um útil.

16. Visualizar mensagens sem clicar em

Você já desejou que o Gmail tivesse um painel de visualização? Você pode dar um.

O Gmail não possui uma opção de visualização, o que significa que você precisa clicar em qualquer e-mail que você queira ler e voltar para a caixa de entrada e clicar em outro - um processo demorado. Felizmente, o recurso Labs Sneak Peek do Google simplifica um pouco as coisas: basta clicar com o botão direito do mouse em qualquer mensagem para ver imediatamente seu conteúdo em uma janela de visualização. Melhor ainda, ative o Preview Pane, que fornece uma janela de visualização confiável ao lado da sua caixa de entrada.

17. Marcar mensagens como lidas com menos um clique

Às vezes, os melhores timesavers são os mais simples. Se você usou, digamos, o Message Sneak Peek para ver uma mensagem de e-mail e agora deseja marcá-la como lida sem clicar no menu Mais, ative o recurso Labs Mark as Read button. Depois de selecionar uma ou mais mensagens, você verá esse botão na sua barra de ferramentas. Um clique e pronto.

Gmail de fora em

18. Configure os acionadores inteligentes

Dobre o Gmail à sua vontade com a ajuda do IFTTT.com.

Não seria legal se o Gmail pudesse notificá-lo via smartphone sempre que um e-mail marcado como "urgente" aparecesse? Ou se ele pudesse salvar automaticamente mensagens com estrela na sua conta do Evernote? Essas são apenas algumas das "receitas" disponíveis no If This Then That Gmail Channel, que também permite que você crie seus próprios gatilhos para fazer o Gmail fazer todo tipo de coisas legais.

19. Adicione marcadores específicos do Gmail ao seu navegador

Adicione um atalho Compose ao seu navegador.

Quando quiser redigir uma nova mensagem, você sabe o que fazer: Abra o Gmail e clique no botão Compor. Mas você pode salvar uma etapa adicionando um favorito à barra Favoritos do seu navegador e não apenas para Compor, mas também para itens como Com estrela, E-mails enviados e até rótulos específicos. Basta clicar na opção desejada no seu navegador e criar um novo favorito arrastando o URL na barra de endereços do navegador para a barra Favoritos do navegador. Agora você tem acesso com um clique às suas funções favoritas do Gmail.

20. Alternar para a caixa de correio para iOS

Deseja usar o novo aplicativo de caixa de correio? Paciência.

Embora ainda em versão beta, o Mailbox para iOS está emergindo rapidamente como o aplicativo preferido para usar o Gmail no seu iPhone. Entre outras funcionalidades, permite-lhe "adiar" as mensagens para mais tarde (muito parecido com a dica nº 8, acima). E definitivamente promove a filosofia "inbox zero" de simplificar seu email. O melhor de tudo, é grátis - embora você provavelmente tenha que esperar na fila para consegui-lo.

21. Adicionar criptografia PGP ao seu e-mail do Gmail

Preocupado com a segurança de e-mail? Você deve ser: Webmail em particular tende a ser bastante inseguro, como evidenciado por qualquer número de hacks recentes de alto perfil. Mailvelope (em beta para Chrome e Firefox) permite trocar e-mails criptografados por meio da criptografia OpenPGP. Você pode gerar suas próprias chaves públicas e privadas e, em seguida, basta clicar em um pequeno ícone de cadeado para garantir que o seu e-mail passe com proteção pesada.