Saiba quando compactar anexos de email para economizar tempo

Com tanto trabalho confiando em e-mails de anexos de arquivos - documentos de texto, imagens, planilhas e muito mais - muitas pessoas têm o desejo de compactar tudo. Esse instinto costumava compensar quando se conecta por discagem, mas as velocidades típicas da Internet agora significam que você e o destinatário podem gastar mais tempo comprimindo e descompactando do que vendo qualquer ganho líquido. Isto é especialmente verdadeiro com alguns tipos de arquivos que já estão fortemente compactados. Considere o tamanho total e se o arquivo é comum na web antes de decidir se incomodar com a compactação. Na maioria das situações, é melhor você ignorar esse processo.

O tamanho é um fator limitante geral. Tanto o servidor de correio de saída como o servidor de entrada do destinatário precisam lidar com esse coágulo de dados. Em geral, você estará bem enviando e recebendo anexos com 5 MB ou menos. Você provavelmente será capaz de enviar 10MB. Eu fui ainda mais alto em um aperto, mas essas mensagens são propensas a serem bloqueadas. Nesse caso, poste em um servidor FTP, quebre vários arquivos em diferentes emails ou tente compactar os anexos.

No entanto, alguns tipos de arquivo não se beneficiam da compactação. Tente a maioria dos métodos em um MP3 ou JPEG, e você terá um tamanho de arquivo que é mais ou menos onde você começou. Geralmente, os formatos de arquivo que são comuns on-line não serão reduzidos pela compactação adicional: JPEG, GIF, PDF, MP3, AAC, WMA, WMV e MOV. Aqueles precisam ser codificados em tamanhos menores quando estão sendo criados. Outros tipos de arquivos são pequenos demais para incomodar, incluindo documentos do Office e arquivos de texto. Mas comprima se estiver enviando um arquivo grande que não se encaixa em nenhuma das categorias, como gráficos TIFF ou RAW, ou WAV ou AIFF.

E se o anexo depender de pastas aninhadas para organização, você sempre precisará feche ou comprima. Mesmo uma única pasta que contém alguns arquivos requer esse tratamento; nesse caso, anexe os arquivos individuais à mensagem de e-mail em vez de perder tempo comprimindo e descompactando a pasta.