O escritório sem papel continua a nos iludir

Desde o surgimento dos computadores pessoais, houve previsões de um futuro totalmente digital em que o papel era pouco, mas uma memória distante. Décadas mais tarde, parece que avançamos em direção ao “escritório sem papel”, mas a visão utópica ainda está muito distante.

A Adobe, que comprou a empresa de assinatura digital Echosign em 2011, realizou um estudo para descobrir como as coisas estão progredindo no caminho para nossos futuros documentos digitais. O estudo é baseado em dados coletados de uma pesquisa on-line entre 1051 gerentes dos EUA que redigem, enviam ou assinam contratos e acordos em pequenas, médias e grandes empresas.

O relatório, "Papel: Uma espécie em extinção?" descobre alguns resultados interessantes. Pouco mais da metade dos entrevistados, 51%, acreditam que o fluxo de trabalho digital torna o arquivamento e o gerenciamento de documentos mais fácil, e 61% afirmam que trabalhar digitalmente reduz os custos. Quase um terço até sente que o fluxo de trabalho digital lhes dá uma vantagem e os ajuda a ganhar negócios.

Justo o suficiente. Olhando para o infográfico da Adobe, esses números estão se inclinando na direção certa - embora não tão fortemente quanto eu esperaria após décadas da promessa de um escritório sem papel. Então, chegamos a contratos. Os resultados da pesquisa são quase unânimes (98

destaques da Adobe) de que contratos reais ou documentos legais ainda são feitos usando papel - embora quase três quartos pensem que a vida seria mais fácil se os contratos fossem feitos digitalmente

Como analista e consultor freelancer, posso afirmar que a maioria das empresas ainda confia no papel. Eu estive em ambos os lados da divisão de papel vs. digital, e posso dizer por experiência que os contratos digitais são muito mais eficientes. Por cento) que contratos reais ou documentos legais ainda são feitos usando papel, embora quase três quartos pensem a vida seria mais fácil se os contratos fossem feitos digitalmente.

Normalmente, quando concordo em trabalhar com um cliente, envio alguns rascunhos para usar como contrato. O cliente, em seguida, preenche todos os detalhes ausentes e envia o documento de volta, geralmente na forma de um arquivo PDF. Em seguida, devo imprimir o arquivo PDF para que eu possa assiná-lo e digitalizar o documento assinado para que eu possa devolvê-lo ao cliente. Em seguida, o cliente deve imprimir minha versão assinada e assiná-la para que ela possa digitalizá-la e retornar o contrato concluído para mim. É um processo tedioso que desperdiça papel em ambas as extremidades.

Eu também trabalhei com clientes que empregam uma ferramenta de assinatura digital. Recebi um email com um link para "assinar" o documento. Eu assinei o contrato digitalmente e estávamos prontos e prontos para fazer negócios. Sem bagunça, sem confusões e sem desperdício de papel.

Os bancos são um dos piores criminosos. Quando comprei meu carro, e quando comprei minha casa, havia resmas de papel usadas. Eles até queriam usar algo arcaico chamado aparelho de fax (procure na Wikipédia). Eu rubricou e assinou papel suficiente para derrubar uma pequena floresta apenas para completar as transações.

Escritório sem papel? Estamos fazendo um progresso lento em direção a esse objetivo, mas estamos muito longe de alcançar o sonho utópico de tubos.