Como manter os funcionários "trabalhando em casa" responsáveis ​​- sem espionagem

Eu tenho trabalhado em meio expediente e trabalhado em casa há anos. E sim, eu faço trabalho. Muito. Ainda assim, eu ouço sussurros de colegas de trabalho que se perguntam se eu estou apenas evitando um trajeto para passar tempo de qualidade com a minha roupa. E depois há as mães que eu encontro no parque no meu dia de folga - as que dizem que amam “trabalhar em casa” (completa com aspas aéreas) porque “me dá tanto tempo livre.”

Elas são me dando um nome ruim. Mas minha maior preocupação é saber se meu chefe sabe quanto trabalho estou fazendo.

Trabalhar em casa. Trabalhando remotamente. Teletrabalho. Não importa como você o chame, trabalhar em qualquer lugar que não seja o escritório da sua empresa tem tido uma má reputação ultimamente. Com a diretora-geral do Yahoo, Marissa Mayer, instituindo uma proibição à prática, e a Best Buy estabelecendo limites rígidos em sua política de trabalho de casa, a notícia tem sido negativa tanto para gerentes quanto para funcionários que dependem da flexibilidade que o teletrabalho pode oferecer. [Leitura adicional: Os melhores serviços de streaming de TV]

Os teletrabalhadores e os chefes que nos empregam, se animam. Hoje, o teletrabalho é mais fácil do que nunca, graças em grande parte a uma série de produtos gratuitos e de baixo custo que podem ajudar a manter os funcionários remotos produtivos, responsáveis ​​e em contato. A maioria das ferramentas é tão econômica e fácil de usar que até mesmo as menores empresas de pequeno porte podem confiar nelas.

Não compre o mal-entendido

Acordos de trabalho flexíveis prosperaram desde o advento da Internet de alta velocidade, e eles ganharam mais força com a ascensão do smartphone. Às vezes, o agendamento exige que os funcionários do local trabalhem de casa um ou dois dias por semana; mas freqüentemente as empresas contratam funcionários que moram em estados distantes e diferentes fusos horários. Infelizmente, a nova política de teletrabalho do Yahoo, que deve entrar em vigor em junho, coloca esses arranjos sob uma luz ruim.

A maioria dos funcionários da startup de tecnologia Ordr.in trabalha no mesmo escritório, ao lado de contratados e estagiários. O software certo mantém a equipe remota no circuito e em pé de igualdade.

Mayer supostamente tomou a decisão depois de verificar os registros de VPN da empresa para ver com que frequência os funcionários remotos estavam fazendo login. Evidentemente, ela não gostou do que viu. A excitação resultante da mídia aumentou o fogo para aqueles que acham que os funcionários que trabalham em casa não estão dedicados a um dia de trabalho honesto.

No entanto, a má imprensa não deve encerrar o teletrabalho para todos. Conversamos com vários CEOs, gerentes de RH e pessoal de TI em empresas de pequeno e médio porte para descobrir o que eles fazem para garantir que seus funcionários remotos realmente trabalhem. Todas as pessoas entrevistadas concordam: Fazer arranjos para trabalhadores remotos pode deixar os empregadores e os funcionários mais felizes. Arranjos de trabalho a partir de casa também podem maximizar o tempo no relógio e economizar todo o dinheiro. Melhor ainda, as empresas podem monitorar o teletrabalho sem nunca verificar um registro de VPN.

“Em uma grande empresa, o CEO é encarregado de acompanhar as ações de dezenas de milhares de funcionários, e verificar logs de VPN é uma maneira perfeitamente racional de comece esse processo ”, diz David Bloom, CEO da startup de tecnologia Ordr.in, que administra uma equipe de cinco funcionários, um dos quais trabalha remotamente. “Mas se você está fazendo isso por sua pequena empresa, já perdeu. Você perdeu uma medida de confiança. Em uma pequena empresa, o CEO deve ter relacionamentos muito mais pessoais e interativos com seus funcionários. Você deve ter um sistema para saber que eles estão fazendo seu trabalho, sem olhar para nenhum registro do servidor. ”

Falando cara-a-cara

Bloom diz que ele depende muito de chats de vídeo diários conduzidos via serviço gratuito de bate-papo por vídeo do Google Hangouts. “Todos fazem login por 15 minutos todas as manhãs, para que todos possamos conversar sobre o que realizamos e o que estamos trabalhando. Temos cinco funcionários e quatro de nós estão no mesmo lugar, mas todos nós fazemos logon separadamente. Isso nos permite ter uma reunião cara-a-cara onde todos são iguais. Não somos nós quatro sentados em um lugar, com nosso colega sentado em outro lugar. ”

Chegar a este sistema não foi fácil, no entanto. Bloom diz que tentou trocas diárias de e-mail, reuniões semanais e relatórios semanais do CEO e CTO, antes de perceber que uma reunião rápida, diária, cara a cara, (embora virtualmente) era a melhor maneira de os funcionários do Ordr.in tocarem. base. E o acordo mantém todos os seus funcionários responsáveis ​​pelo seu trabalho.

Além de conduzir essas reuniões diárias, o Ordr.in usa o software de gerenciamento de tarefas Asana, que é gratuito para equipes com até 29 membros. O software custa US $ 100 por mês para equipes que têm de 30 a 50 membros, e os preços sobem a partir daí.

O GoToMeeting e uma configuração de monitor duplo ajudam Jess Tejani, Diretora de Finanças e Operações da HiringThing, de sua casa na Baía de São Francisco Josué Siler, o fundador e CTO da HiringThing, que cria softwares para empresas que desejam postar trabalhos on-line, também acredita que o contato virtual cara-a-cara é uma das melhores ferramentas para gerenciar funcionários remotos. Ele fundou a HiringThing como uma empresa virtual desde o início e seus seis funcionários moram em vários lugares na costa oeste.

“Usamos o GoToMeeting para videoconferências três vezes por semana”, diz Siler. “Ser capaz de ver o rosto de alguém faz uma grande diferença.” E isso não custa muito: o GoToMeeting, que permite conduzir videoconferências de alta definição que os participantes podem participar de um PC ou de um dispositivo móvel, começa em US $ 49. mês para reuniões ilimitadas de até 25 participantes.

Siler diz que o escritório virtual que ele criou na HiringThing foi eficaz. Ele observa que a empresa depende muito de ligações gratuitas e videoconferências do Skype, bem como da ferramenta de bate-papo Campfire, que custa US $ 12 por mês para um plano básico que abrange 12 usuários e oferece 1 GB de armazenamento. A HiringThing também usa os aplicativos do Google Gmail e Google Agenda para negócios, que custam a partir de US $ 5 por usuário por mês, e o GitHub, que oferece ferramentas on-line para desenvolvimento de software. O GitHub é gratuito para usuários de código aberto e custa US $ 7 por mês para todos os outros desenvolvedores de software.

Mas tão importante quanto os produtos que a HiringThing usa é a cultura da empresa que surgiu, diz Siler. “Somos baseados em confiança e não microgerimos nossos funcionários. Nós julgamos todos com base em sua saída. Qualquer um pode tornar sua programação flexível, desde que cumpram seus compromissos com seus colegas de trabalho ”, diz ele. “Nossos funcionários sabem que seu desempenho é o que importa, e falamos sobre isso regularmente.”

Reunindo-se no bebedouro virtual

Peter Kirwan Jr., CEO e co-fundador da Collexion, uma empresa on-line. A startup que está se preparando para lançar um site para colecionadores também usa o Skype - em uma TV de 65 polegadas - para manter contato com funcionários remotos, em alguns casos, a milhares de quilômetros de distância da sede da empresa em San Diego. O Kirwan também conta com o e-mail e calendário do Google Apps, o Google Drive gratuito para compartilhamento de arquivos, o Skype e as ferramentas de planejamento de projetos on-line do Smartsheet, que estão disponíveis a partir de US $ 16 por mês. Ele e o co-fundador da Collexion, Doug Taylor, concordam que o wiki que eles usam, o Confluence da Atlassian - disponível com uma licença para iniciantes (para dez ou menos usuários) por US $ 10 por mês - é fundamental para o sucesso deles com trabalhadores remotos. O standup 'reúne os usos do Skype e uma TV de 65 polegadas com câmera embutida para manter funcionários remotos e internos na mesma página.

“Graças às redes sociais, as pessoas estão se tornando mais eficientes em expressar pequenos pensamentos on-line, Taylor diz. “O wiki permite que eles se expressem dessa forma, e permite que as pessoas ouçam a conversa e continuem. Também cria responsabilidade, porque sabemos quando alguém disse algo se está escrito no wiki. ”

Também vital para a Collexion é o software de gerenciamento de tarefas da Asana (o mesmo programa usado no Ordr.in.), que permite aos funcionários criar e atribuir tarefas a outras pessoas - até mesmo ao chefe. “Pode ser difícil para algumas pessoas, mas trabalhamos para criar uma cultura de cima para baixo, onde não há problema em mandar uma tarefa para o seu chefe. Não queremos que as pessoas enviem e-mails, queremos que eles enviem tarefas ”, afirma Kirwan. Ele acrescenta que a capacidade do programa de permitir comentários em tarefas ajuda a manter a responsabilidade de todos.

Criando a atmosfera certa (virtual)

Embora todas essas ferramentas e produtos possam manter os funcionários remotos conectados e responsáveis, todos os entrevistados neste artigo concordam que nenhuma ferramenta vale muito se sua empresa não tiver a atitude e a cultura corretas. para acomodar funcionários remotos. E algumas pessoas não confiam na tecnologia.

“Acredito muito no movimento ROWE [Results Only Work Environment]. Trata-se de tratar sua equipe como adultos e permitir que eles gerenciem seu próprio tempo ”, diz Ben Eubanks, gerente de RH da Pinnacle Solutions, um prestador de serviços de engenharia e treinamento de 70 pessoas, com sede em Huntsville, Alabama. Devido ao seu trabalho como contratada do governo, a Pinnacle Solutions gerencia atualmente mais funcionários localizados fora de seu escritório doméstico do que com base nele, mas Eubanks diz que a Pinnacle não usa nenhum produto tecnológico específico para garantir que eles estejam realizando seu trabalho.

“Temos um processo rigoroso de contratação e rastreamos rigorosamente para encontrar pessoas que atendam aos nossos valores fundamentais, que comunicamos com antecedência e com frequência. Algumas vezes, encontramos pessoas que não conseguem lidar com a liberdade - pessoas que querem se perder em vez de trabalhar. Mas podemos dizer quando eles não estão cumprindo prazos, e começamos o processo para encontrar alguém que possa ”, diz Eubanks. “Tudo volta aos nossos valores centrais e nossa capacidade de comunicá-los.” ​​

A comunicação é fundamental, quer você administre uma equipe de 2 ou 222. E você pode encontrar muitos produtos projetados para ajudá-lo a manter todos tarefa-sem forçar você a jogar taskmaster.