Criando uma Lista de Distribuição no Outlook
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Você tem grupos de contatos a quem você continua enviando e-mails e solicitações de reunião? E você redigita cada endereço de e-mail toda vez que deseja fazê-lo? Agora, se você está usando o MS Outlook como seu cliente de e-mail e ainda faz a mesma coisa, está perdendo algo muito legal.
O Outlook permite que você crie listas de distribuição que não são mais do que subconjuntos de seus contatos ou grupos personalizados, como você pode chamar. Então, da próxima vez que você tiver um grupo de pessoas para enviar e-mails frequentes, crie uma lista de distribuição como explicada abaixo.
Etapas para criar uma lista de distribuição
Antes de começar, recomendo (e presumo) que você tenha mais contatos já adicionados em sua lista de contatos. Isso só facilita as coisas para você.
Etapa 1: clique na guia Contatos na parte inferior do painel esquerdo. Agora, clique na guia Ações na faixa de opções e siga para Nova lista de distribuição. Os amantes de teclado podem achar Ctrl + Shift + L como uma opção melhor.
Etapa 2: uma nova janela aparece com a guia Lista de distribuição em destaque. Dê um nome ao seu grupo e adicione membros a ele de Select Members na seção Members.
Passo 3: Dê um duplo clique nos nomes que você deseja adicionar ou selecione-os e clique no botão Membros.
Você também pode usar o ícone Adicionar novo para adicionar membros que não estão na sua lista de contatos. Atualizar e remover contatos são opções complementares.
Passo 4: Depois de adicionar os membros, você será levado de volta à janela da Etapa 2. Clique em Salvar e Fechar para começar a usar sua primeira lista de distribuição.
Dê uma olhada na imagem acima. Eu criei minha lista para alguns membros da e este é o nome que eu uso para agrupar todas as mensagens.
Nota: Você sempre pode editar a lista navegando até Contatos> Selecionar grupo e seguindo as etapas de 2 a 4 ou como achar conveniente.
Como usar uma lista de distribuição?
Comece com um novo email. Crie sua mensagem e, no campo Para, digite o nome que você deu ao seu grupo. No meu caso, é a Guiding-Tech. Se o nome for digitado, você verá que ele fica em negrito e sublinhado, indicando que o Outlook reconheceu o endereço. Se isso não acontecer, tente fazer um Ctrl + K. Se ainda não, você errou o processo e pode ter que voltar ao Passo 1.
Clicar no sinal + dividirá o nome da lista em endereços de e-mail individuais (útil se você quiser remover exceções às vezes).
Conclusão
As coisas não podem ficar mais simples se você precisar enviar mensagens de grupo de vez em quando. Você pode criar quantas listas desejar e usá-las para sua flexibilidade. Uma lista pode ser tomada como um superconjunto ou subconjunto de outra. Muito mais para entender e você vai, uma vez que você começar a explorar o recurso.
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