Como criar regras com base em assuntos de email no Outlook 2013

Você usa o MS Outlook como um cliente de e-mail de desktop? E você o usa apenas para enviar e receber e-mails? Você sabia que poderia colocá-lo em outros usos, como organizar listas de tarefas e lembretes para tarefas?

Bem, eu faço muito mais com o meu. Eu o uso como um replier de e-mail automático, como uma ferramenta para organizar meus e-mails e muito mais. Um dos meus favoritos é usar o MS Outlook para realizar pesquisas. O cliente pode classificar de forma bela e automática as estatísticas de pesquisa por e-mail. Na verdade, o truque necessário para fazer isso pode ser aplicado em muitos outros casos. Estamos falando sobre a criação de regras para e-mails com base em suas linhas de assunto.

Vamos continuar com o exemplo da pesquisa. Digamos que você esteja em uma organização e deve enviar um convite em massa para os funcionários enquanto coleta dados de quantos desejam participar. É fácil, basta adicionar um botão de votação e pedir aos destinatários que respondam com um Sim ou Não, clicando no botão de votação.

Observação: nosso tutorial é baseado no MS Outlook 2013. No entanto, a configuração também é aplicável a versões inferiores. A única diferença seria a interface do usuário.

Agora, o problema é coletar as estatísticas. Você vai percorrer sua caixa de entrada, contar cada resposta e segregar os Sim e Não manualmente? Existem maneiras melhores; vamos mostrar-lhe um.

Vou enviar um e-mail com o assunto Cast your Vote e um botão de votação que pode ser usado para responder com Sim ou Não. Clique na opção Use Voting Buttons para inserir os botões.

Antes de enviá-lo, configurarei a ferramenta para estar pronta para ouvir as respostas e contar as estatísticas por conta própria. Aqui está o que preciso configurar.

Criando Pastas de Estatística

Eu navegaria para a minha caixa de entrada, no painel esquerdo, clique com o botão direito nele e crie uma nova pasta. Eu nomearia Votado Sim.

Da mesma forma, eu criaria outro chamado Votado Não. O resultado é mostrado na imagem abaixo.

Criar regras de ouvinte

Agora, preciso criar regras para que o Outlook possa aplicar regras às mensagens à medida que elas chegam e enviá-las em suas respectivas pastas. Siga as etapas para criar regras.

Etapa 1: navegue até a guia Início. Na seção Mover, passe o mouse sobre Regras e clique em Gerenciar regras e alertas.

Passo 2: Comece clicando em Nova Regra.

Etapa 3: no Assistente de regras, inicie a partir de uma regra em branco selecionando Aplicar regras nas mensagens que recebo. Clique em Next.

Etapa 4: selecione uma condição. A melhor maneira é ir com palavras específicas no assunto. Você pode optar por ter mais condições.

Passo 5: No painel inferior da mesma janela, clique em palavras específicas. Adicione uma string de pesquisa como Sim: lance seu voto. Clique em Next.

Etapa 6: selecione uma ação. A intenção desejada com uma resposta de entrada é movê-lo para uma pasta especificada.

Passo 7: No painel inferior da mesma janela, clique em especificado. Agora selecione a pasta Votou Sim e clique em OK.

Passo 8: De volta ao Assistente de Regras, clique em Concluir. Siga os passos 2 a 7 novamente. Desta vez com a string de pesquisa (etapa 5) como Não: transmita seu voto e pasta (etapa 7) como votado não.

É isso aí. Volte para o email que está em rascunho, adicione sua lista de destinatários e envie. Quando as respostas chegarem, basta verificar a contagem em cada pasta.

Nota: Como mencionado anteriormente, a regra é baseada no assunto do email. A resposta prefixaria a resposta votada à linha de assunto. E, portanto, as regras são alinhadas dessa maneira. Com as opções de votação que você usa, suas regras variam.

Isso parece interessante? Isso também significa muito trabalho reduzido? Experimente e deixe-nos saber o quão bem funcionou.