Como criar e gerenciar regras no outlook 365 webmail

Gerenciar e-mails é uma tarefa árdua. De responder a e-mails a tempo e adicionar lembretes a e-mails essenciais, há muitas coisas que competem por nossa atenção. Além disso, uma horda de e-mails de spam espalhados pela caixa de entrada aumenta a dor de cabeça. No final, uma caixa de correio desorganizada dificulta a localização de e-mails importantes.

Sim, o gerenciamento de e-mail é um negócio difícil, mas, felizmente, pode ser simplificado por meio de regras. O Outlook 365 Webmail oferece suporte a várias regras que permitem encaminhar emails para uma determinada pasta. Você pode excluir imediatamente os e-mails de um remetente específico. Soa legal, certo?

Antes de começarmos, vamos ver rapidamente como as regras de email funcionam.

Como funcionam as regras

As regras são o caminho para obter uma caixa de entrada limpa e organizada. Uma regra típica consiste em um acionador, uma ação e uma exceção. Depois que a regra é acionada, ela aciona uma ação como excluir o email, adicioná-lo a uma pasta ou encaminhá-lo para outra conta.

Quando se trata de regras, o Outlook 365 tem muitas opções, ações e condições. Você pode combinar o assunto ou selecionar um endereço específico ou escolher um nome de remetente.

E a melhor parte é que você pode adicionar quantas condições desejar. Tudo o que você precisa fazer é selecionar as condições certas.

O mesmo acontece com as ações - as escolhas são em grande quantidade. Então, tudo que você precisa fazer é criar a regra, selecionar a condição para processar mais regras e, em seguida, bingo!

Agora que estabelecemos como as regras funcionam, vamos ver como criá-las.

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Como criar regras no Outlook 365

Etapa 1: Abra o Outlook e clique no ícone Configurações no canto superior direito. Em seguida, clique em Exibir todas as configurações do Outlook na parte inferior.

Etapa 2: selecione E-mail no painel esquerdo e escolha Regras. Agora, toque na opção Adicionar novas regras e dê um nome à sua nova regra.

Se você estiver selecionando as condições do People, precisará inserir os endereços corretos. Quanto aos assuntos, você terá que adicionar as palavras-chave exatas.

Passo 3: Uma vez que você tenha zerado a condição, é hora de adicionar a ação. A ação constitui o que você gostaria de fazer com os e-mails que correspondem às condições acima.

No momento, o Outlook 365 permite que você envie, exclua, bloqueie e-mails, entre muitos outros.

Etapa 4: você deseja que a regra de e-mail não seja acionada às vezes? Se sim, clique em Adicionar uma exceção e insira a condição necessária.

Em seguida, clique em Salvar. Lá você criou uma regra de email.

Observação: ao contrário de outros clientes de e-mail, como o Gmail, uma nova regra de e-mail se aplica a mensagens recebidas depois que a regra é criada. Não funcionará em mensagens antigas.

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Quando usar a regra para parar mais processamento?

Você deve ter notado a caixa de seleção Parar o processamento de mais regras ao criar regras. Essa opção se aplica se você tiver várias regras na sua caixa de entrada que possam se aplicar a uma única mensagem.

Por exemplo, digamos que você tenha uma regra A que mova todos os boletins informativos da para uma pasta chamada GT NL e outra Regra B que encaminha todos os emails com a palavra-chave 'Android' para sua conta de email secundária.

Nesse cenário, você não desejaria que a regra B fosse executada depois que a regra A fosse executada com êxito. É quando a opção Parar o processamento de mais regras vem para a foto. Depois de atender a uma condição específica, ele impede que mais regras sejam executadas.

Para isso, você deve certificar-se de que a prioridade das regras seja definida de acordo, o que veremos no próximo ponto.

Editando e gerenciando regras no Outlook 365

No Outlook 365, as regras são executadas conforme o pedido na tabela. Felizmente, o pedido não é permanente e você pode alterar a prioridade.

Para fazer isso, clique nas setas para cima e para baixo. Para editar uma regra, clique no ícone Editar e faça as alterações. Não se esqueça de salvá-los!

Dicas de bônus: Gerenciando e-mails com inteligência

1. Sweep Emails

Varredura é outro caminho para uma caixa de entrada mais limpa. Muito parecido com as Regras, este permite excluir automaticamente todos os e-mails de um determinado remetente.

Não simplesmente elimina os emails. Você pode optar por remover os e-mails ou manter o e-mail mais recente na cadeia.

Varrer um email é super fácil. Basta abrir o e-mail que incomoda e tocar no ícone de varredura na parte superior.

Em seguida, selecione as opções na lista suspensa. O segundo é o melhor, pois cria uma regra automaticamente. Uma vez feito, clique em Salvar.

Nota: Opção de varredura nas pastas Itens Enviados, Rascunhos, Lixo Eletrônico e Itens Excluídos.

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2. Bloqueio de remetentes e domínios

Além do acima, você pode bloquear determinados remetentes e domínios completamente. Basta ir até a seção de lixo eletrônico, clicar em Adicionar e digitar os endereços de email ou o nome do domínio.

Ao mesmo tempo, você também pode adicionar remetentes e domínios seguros. Essa opção garante que e-mails importantes (ou e-mails de pessoas importantes) não acabem na pasta da lixeira.

Basta tocar em Adicionar e adicionar o nome do domínio ou os endereços de e-mail.

Olá, Smarter Inbox!

Bem, é assim que você pode criar e gerenciar regras e manter sua caixa de entrada limpa de toda a desordem sem sentido. Afinal, não podemos nos dar ao luxo de perder os e-mails importantes, podemos?

Se você estiver usando regras interessantes que deseja compartilhar, mencione-as na seção de comentários abaixo.

Next up: Quer se livrar de boletins indesejados da sua caixa de correio? A postagem a seguir mostrará a você como fazer exatamente isso.