Crie regras de pasta em perspectiva de ms para mails entrantes - guiando tecnologia

Muitos de vocês devem estar usando o MS Outlook como um cliente de e-mail. Além disso, é possível que você tenha integrado várias contas de e-mail para entregar e-mails para seu cliente de desktop. Nesse cenário, quando você recebe muitos e-mails, torna-se importante saber como separá-los e verificar os mais importantes primeiro.

Em vez de fazer isso manualmente, convém ter pastas dedicadas para diferentes tipos de emails, de forma que as mensagens recebidas sejam empilhadas em suas respectivas pastas. Para tal automação, o Outlook permite que você crie regras e aplique o mesmo a cada email recebido. Assim, ele envia as mensagens para a pasta especificada. O conceito é semelhante aos filtros e marcadores no Gmail.

Por exemplo, eu quero que todos os e-mails de "Sandeep Agarwal" alcancem uma pasta chamada Self. Aqui está como eu defini as regras para isso.

Etapas para criar uma regra de email

O mesmo processo se aplica a todos os tipos de regras de email. Este é um exemplo detalhado, mostrando o processo mencionado. Você terá que escolher / definir parâmetros de acordo com o que deseja.

Etapa 1: navegue até a guia Ferramentas e escolha a opção Regras e alertas.

Etapa 2: concentre-se na guia Regras de e- mail e pressione o botão " Nova regra" (altere a regra, se estiver modificando uma existente).

Etapa 3: na seção Manter Organizado, realce seu requisito básico (selecionei Mover mensagens de alguém para uma pasta).

Nota: Na parte inferior da mesma caixa de diálogo, você encontrará uma seção dizendo Etapa 2. Você precisa clicar em cada link mostrado após “ Aplicar esta regra após a chegada da mensagem ” e editar seus requisitos. No meu contexto foi: -

Passo 3 (a): Selecione as pessoas que você deseja aplicar a regra (ou seja, e-mails provenientes das pessoas selecionadas). A lista mostrará apenas pessoas adicionadas aos seus contatos. Portanto, você precisa ter certeza de que adicionou o contato desejado antes de começar.

Etapa 3 (b): Selecione a pasta para a qual você deseja que as mensagens sejam movidas / entregues. Você também pode criar uma nova pasta aqui.

Etapa 4: em seguida, você pode refinar sua regra adicionando mais restrições ou parâmetros à regra básica. Por exemplo, mensagens com um assunto específico. Você também precisa verificar a opção preferida e clicar em seu link para refinar a regra ou adicionar descrições.

Etapa 5: Se houver exceções à regra que você não conseguiu configurar nas etapas acima, faça isso aqui.

Passo 6: Agora você está pronto e pode optar por terminar. No entanto, sugiro que você marque Executar esta regra agora … junto com Ativar esta regra. Isso garante que as mensagens novas e existentes que atendem à regra sejam movidas para a respectiva pasta.

Uma alternativa mais rápida

Se você quiser encurtar o processo (no entanto, talvez não seja possível definir uma regra detalhada dessa maneira), vá para a sua caixa de entrada e siga as etapas abaixo:

Etapa 1: clique com o botão direito do mouse em uma mensagem (da pessoa de sua regra para o mapeamento de pasta) e selecione Criar regra.

Etapa 2: Marque as caixas de acordo com os parâmetros que você deseja aplicar, selecione sua pasta e clique em OK.

Conclusão

Esta é uma maneira simples de manter seus e-mails no Outlook mais organizados. Além disso, você seria capaz de se concentrar em e-mails importantes com facilidade. Comece e você saberá os benefícios!