Como fazer backup e sincronizar documentos zoho

Quando se trata de escolher entre o Google Docs, o Zoho Docs (Writer) ou o MS Word Online, e a principal preocupação que vem à mente é a disponibilidade entre plataformas. Tudo o que você precisa é de uma conexão de internet decente, e você pode continuar seu trabalho praticamente de qualquer lugar. E o recurso de colaboração é a cereja no topo.

Você sentirá uma sensação extra de segurança se souber que tem uma cópia de backup em que, em circunstâncias imprevistas, não poderá acessar o (s) arquivo (s) primário (s). Uma situação triste, mas como todos sabemos, acontece com o melhor de nós.

Hoje, fazer um backup em nuvem dos seus arquivos offline é quase considerado uma norma. E desnecessário dizer que o outro caminho também é verdadeiro. Afinal, você não gostaria de perder seus dados preciosos.

Felizmente, o Zoho Docs permite que você sincronize seus arquivos com serviços como o Dropbox ou permite que você salve seu arquivo do Writer na sua conta do Google Drive.

Vamos ver como começar.

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Sincronizando com o Dropbox

O Zoho Docs também permite configurar sua conta do Dropbox. O único problema é que é uma sincronização bidirecional, o que significa que todos os seus arquivos na sua conta do Dropbox serão sincronizados com o Zoho e vice-versa.

Para configurar sua conta do Dropbox, siga as etapas abaixo.

Passo 1: Abra o Zoho Docs e clique no ícone do Dropbox no canto superior direito. Clique em Configure sua conta do Dropbox.

Agora, você será redirecionado para uma nova página de login. Tudo o que você precisa fazer é inserir os detalhes da sua conta do Dropbox e fazer o login.

Etapa 2: assim que a conta for verificada, você verá seu nome de usuário do Dropbox. Clique nele e você será redirecionado para a página de configuração de sincronização.

As estruturas de pastas do Dropbox e do Zoho Docs serão exibidas, e tudo o que você precisa fazer é selecionar a pasta certa para a sua tarefa. Uma vez feito, aperte o botão Sync Folders e é isso. A sincronização começará imediatamente.

Você pode até selecionar os tempos de sincronização. Dependendo da sua prioridade, você pode selecionar Sincronizar Continuamente. Mas, eu diria, vá com a opção Sync once, pois ela cuida da maioria das coisas.

Você sabia: o Dropbox Paper tem uma horda de atalhos de teclado para formatação de texto.

Coisas para manter em mente

O Zoho Docs permite que apenas uma pasta do Dropbox seja sincronizada. Por enquanto, mantive minha pasta do Dropbox vazia, pois não quero esses arquivos no Zoho. Além disso, o Zoho não permite a sincronização de subpastas e arquivos dentro dessas pastas.

Além disso, se você excluir um arquivo em qualquer um dos serviços, você teria que remover os arquivos no outro manualmente. Isso porque o Zoho Docs não possui sincronização de exclusão de arquivos, como o tempo de gravação.

Sincronizando com o Google Drive

O Zoho Docs não permite sincronizar pastas ou documentos com o Google Drive, tecnicamente falando. Em vez disso, você pode salvar um arquivo diretamente no Google Drive. Você também pode usar esse processo para salvar arquivos na sua pasta do Dropbox.

Depois de concluir seu trabalho no documento (e todos os comentários abordados), clique em Arquivo> Salvar em outros discos e selecione Google Drive na lista.

Naturalmente, você precisa fazer login e fornecer as permissões relevantes. Depois disso, você poderá ver todas as suas pastas do Google Drive exibidas na pequena janela.

Agora, você pode selecionar ou criar uma nova pasta para salvar seu arquivo. Basta clicar no botão "Adicionar a esta pasta" e seu documento será carregado imediatamente.

A coisa boa sobre esse processo é que você pode selecionar o formato do seu arquivo. De PDF para DOCX ou ODT, você é livre para escolher uma lista decente de opções. Você também pode adicionar mais de uma conta do Google Drive. Além disso, se você é um pouco paranóico quanto a questões de privacidade e segurança, pode até mesmo remover a conta, assim que terminar o seu trabalho.

Para ambos, clique em Opções> Remover na janela Salvar em outras unidades.

Infelizmente, o mesmo recurso não está habilitado para Zoho Presentation ou Zoho Spreadsheet.

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E sobre o backup offline

Embora o Zoho Docs não forneça uma maneira nativa de fazer backup de arquivos no seu PC, há uma pequena solução alternativa. Usando isso, você pode obter resultados quase semelhantes. Eu disse semelhante e não exato.

Se você é um usuário normal do Zoho Docs, deve saber que ele permite baixar arquivos para o seu PC. O bom é que Zoho Docs oferece muitas opções para você escolher. Então, se você deseja salvar o arquivo como um PDF ou como um arquivo de texto simples, a escolha é sua.

Para fazer isso, abra o arquivo, clique em Download como e escolha uma das opções. Você também pode optar por proteger seus arquivos com uma senha apenas no caso de usar um computador compartilhado.

Dica Pro: O Zoho Writer oferece um modo de escrita livre de distrações chamado Foco Digitando. Para acessá-lo, clique em Ferramentas> Opções de layout e ative a opção de Digitação de foco.

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Bem-vindo a paz!

Com um toque moderno e ótimas ferramentas de edição, o Zoho Docs é uma ferramenta apta para todas as suas tarefas de processamento de texto ou planilhas. Além disso, os recursos de colaboração são a cobertura no topo. E uma vez que você tenha descoberto uma maneira correta de fazer backup de todos os seus documentos importantes, eu diria que você será classificado.

Next up: Falando em colaboração, você sabia que o Zoho Writer permite que você bloqueie seus documentos durante a colaboração? Leia o post a seguir para conhecer todas as dicas e truques ocultos.