Google Docs obtém pastas compartilhadas

Google Docs Recebemos uma revisão nesta semana que facilita o compartilhamento de itens, o upload de documentos e a organização dos usuários. Os novos ajustes também trouxeram uma pequena alteração na página inicial do Google Docs com uma aparência mais uniforme e simples.

Pastas compartilhadas

Um dos melhores recursos do Google Docs é permitir que você compartilhe e colabore em documentos com outros usuários. No passado, se você tivesse vários documentos que precisava compartilhar com um grupo de trabalho, o Google Docs exigia que você enviasse vários avisos de compartilhamento para cada documento.

O novo recurso de pastas compartilhadas resolve esse problema, permitindo que você configure o compartilhamento permissões para uma pasta. Basta arrastar e soltar os arquivos que você precisa compartilhar em uma pasta e, em seguida, clique em "compartilhar esta pasta" e convidar membros do seu grupo de trabalho. As pessoas do seu grupo de trabalho receberão um e-mail informando que você compartilhou esta pasta. Depois que eles fizerem login no Google Docs, os membros do seu grupo de trabalho poderão ver os arquivos adicionados à pasta e também colocarão os arquivos na sua pasta para compartilhar com o mesmo grupo.

O novo recurso é útil, mas Há algumas peculiaridades que você deve ter em mente. Mesmo que um documento esteja em uma pasta compartilhada, as permissões de acesso para esse documento são anexadas à pasta - não ao arquivo. Então, se você puxar um documento que você possui (ou seja, você o criou) para fora da pasta compartilhada, seu grupo de trabalho não poderá mais acessar o documento.

Gerenciando seu fluxo de trabalho

Voltar por demanda popular é o "Itens Não em pastas "permite que você veja todos os documentos que não estão organizados em pastas. O Google trouxe de volta o recurso porque algumas pessoas estavam usando isso como uma ferramenta de fluxo de trabalho.

Uma maneira de aproveitar esse filtro é usá-lo como uma ferramenta para rastrear documentos no estágio de rascunho. Depois, você pode mover um documento para uma pasta quando estiver pronto para o horário nobre.

Há um detalhe que você deve saber ao usar esse recurso: digamos que John compartilhe um relatório diretamente com Mary, mas John não relatório em uma pasta. Se Mary colocar em uma de suas pastas, John verá que o relatório tem uma tag de pasta, mas ela ainda será exibida quando John filtrar seus documentos por "Itens que não estão em pastas". Dessa forma, as ações de Mary não interrompem o fluxo de trabalho de John. O filtro "Itens que não estão nas pastas" pode ser acessado no menu "Mais pesquisas", no painel de navegação à esquerda.

O Google Docs também permitirá o upload de vários arquivos de uma só vez. Basta selecionar todos os arquivos que você deseja usando as teclas "shift" ou "ctrl" ("command" em um Mac) e, em seguida, iniciar seu upload.

O novo layout do Google Docs.

layout antigo do Google Docs

Você também notará que o Google Docs tem uma aparência um pouco diferente. O novo layout é um pouco boxier e os ícones visuais (como com estrela, compartilhamento, upload e exclusão) foram removidos em favor de uma aparência de texto.

Alternativa de Compartilhamento

Se o Google Docs não for para você, A Microsoft também tem duas opções de compartilhamento de documentos. O Live Mesh, lançado no ano passado, permite criar uma rede de dispositivos e sincronizar pastas entre eles. O Live Mesh também oferece seu próprio desktop on-line, chamado Live Desktop, no qual você pode compartilhar pastas com pessoas de fora da sua rede ou Mesh. Para usar o Live Mesh, você precisa baixar um programa pequeno, mas as pessoas com quem você compartilha itens só precisam se inscrever no Live Desktop. O Live Mesh funciona em sistemas PC e Mac.

A outra alternativa da Microsoft é seu espaço de armazenamento on-line chamado Skydrive. No entanto, as permissões de compartilhamento do Skydrive são um pouco complicadas, então recomendo ir com o Live Desktop e Live Mesh se você for um usuário do Windows Live.