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Pesquisar E-mail do Outlook com Xobni

Para melhor ou pior, sou um usuário do Outlook. Digo isso porque gosto de ter todas as minhas correspondências, contatos, compromissos, memorandos e similares sob um único software, mas acho que o próprio Outlook é um porco exagerado de um programa. Felizmente, eu encontrei uma ferramenta que torna muito mais fácil de se conviver: Xobni.

Xobni faz apenas algumas coisas, mas as faz bem. Primeiro, indexa todos os meus e-mails para permitir uma busca rápida e dinâmica (os resultados aparecem quando eu digito). Melhor ainda, se eu clicar em uma mensagem na minha caixa de entrada, Xobni mostrará um perfil completo para o remetente: informações de contato (incluindo números de telefone extraídos do e-mail), uma lista das "conversas" de e-mail que tivemos, uma lista de arquivos que trocamos e, opcionalmente, detalhes dele em sites de redes sociais como Facebook e LinkedIn.

Você pode até mesmo verificar as estatísticas de cada remetente, como o número de mensagens enviadas e recebidas e um gráfico de barras mostrando as mensagens enviadas por hora. Eu não acho essa informação particularmente útil, mas é bem interessante.

É a busca rápida e fácil que torna o Xobni uma ferramenta obrigatória, especialmente para usuários do Outlook 2003 (o Outlook 2007 tem capacidades de busca de e-mail decentes, mas nenhuma das outras comodidades de Xobni). Incrivelmente, o Xobni é gratuito, pelo menos enquanto estiver em beta (o que tem sido por um bom tempo). Não diga à empresa que eu disse isso, mas eu ficaria feliz em pagar alguns dólares por isso.

Enviar arquivos grandes diretamente do Outlook

Grandes anexos de arquivos são uma porcaria. Por isso quero dizer que eles sugam a largura de banda, entupindo tanto a sua caixa de saída como a caixa de entrada do destinatário (e o céu ajuda o pobre usuário de discagem que fica preso baixando um anexo indesejado de 5MB). E mais, porque muitos servidores de e-mail recusam o envio e / ou recebimento de arquivos grandes, seu grande lote de fotos, vídeo de verão nas férias, apresentação de PowerPoint matadora ou qualquer coisa que pareça em suas trilhas de caixa de saída.

parcial a serviços como o YouSendIt, que permitem enviar arquivos grandes sem todas as dificuldades. Para utilizar o serviço, dirija-se ao site, digite o (s) nome (s) e o (s) endereço (s) de e-mail do (s) seu (s) destinatário (s) e escolha o arquivo que deseja enviá-lo. Após o upload, os destinatários recebem um e-mail contendo um link que baixa o arquivo.

É claro que são muito mais etapas do que simplesmente anexar um arquivo a um e-mail - e é por isso que estou usando agora Plug-in do Outlook do YouSendIt. Esse brinde me permite alavancar o serviço sem usar o site ou mesmo sair do Outlook: eu posso "Anexar por YouSendIt" qualquer arquivo que eu normalmente anexaria a um e-mail, ou fazer com que o plug-in automaticamente faça o upload de arquivos maiores que um tamanho designado (digamos, 5MB).

Há também um novo plug-in para o Microsoft Office que funciona da mesma maneira, mas opera dentro dos limites do Word, Excel e PowerPoint. Coisas legais.

O YouSendIt não é o único jogo da cidade: existem muitos serviços que correspondem ou excedem suas capacidades. (Drop.io vem à mente.) Mas eu sempre tive boa sorte com o YouSendIt, e os plug-ins são a cereja no topo do bolo. Você precisa se registrar para usá-los, mas em troca você recebe uma conta gratuita do YouSendIt Lite que permite enviar arquivos de até 100 MB.

Evitar digitar o mesmo texto repetidamente

Cansado de digitar o mesmo palavras, assinaturas, frases e até parágrafos repetidamente? O que você precisa é de um programa que insira texto automaticamente quando você digita uma abreviação ou aperte uma tecla de atalho.

PhraseExpress é um desses programas, e é o meu favorito por vários motivos. Para começar, ele expande abreviações digitadas em frases completas. Você poderia digitar, por exemplo, "fwiw", e o PhraseExpress inseriria instantaneamente "pelo que vale a pena". Ou "sig" para inserir uma assinatura personalizada (completa com imagens e / ou código HTML) no final dos e-mails.

Esse recurso funciona em qualquer programa (processador de texto, cliente de e-mail, ferramenta de blog etc.) e o PhraseExpress pode até mesmo digitalizar seus documentos e e-mails para localizar textos usados ​​com frequência para adicionar à sua lista de preenchimento automático. (Ele também pode importar entradas de AutoCorreção existentes do Word.) É claro, você pode definir suas próprias entradas também.

O programa também inclui um recurso de verificação ortográfica global e uma ferramenta de histórico da área de transferência, que armazena todas as entradas de área de transferência recentes., não apenas o mais recente, É desnecessário dizer que é um aplicativo matador, que você vai rapidamente achar indispensável. Última razão porque é o meu favorito? É grátis.

Rick Broida escreve o blog PC World, sem complicações da PC World. Inscreva-se para receber a newsletter de Rick e-mail para você a cada semana.