Assinaturas eletrônicas: O guia completo para assinatura sem papel

Seus planos mais bem-sucedidos de deixar de usar papel pararam bruscamente quando você precisa obter a assinatura de alguém em um documento. Esse processo normalmente envolve imprimir o documento, assiná-lo, enviá-lo por fax para a outra parte e aguardar que ele imprima, assine e envie por fax de volta, onde é impresso ainda uma terceira vez e arquivado em um gabinete para sempre. > É um regime antiquado. É um trabalho ocupado. Mas existe

uma maneira melhor. Os esquemas de assinatura eletrônica tornaram-se um grande negócio. Na verdade, o setor de e-assinatura está a caminho de crescer ao norte de US $ 5 bilhões até o final da década, segundo o CMO da DocuSign, Dustin Grosse. As ferramentas de assinatura eletrônica representam uma resposta de alta tecnologia e muito necessária à vasta ineficiência de se lidar com assinaturas físicas.

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Embora os sistemas variem de provedor para provedor, a ideia geral por trás deles é a mesma. Você faz o upload de um documento Word, PDF ou até mesmo um arquivo de imagem para um serviço on-line e, em seguida, marca-o com anotações especiais para as quais as assinaturas precisam eventualmente ir. O serviço envia este arquivo marcado para os destinatários especificados, que então "assinam" com alguns cliques, seja com fontes cursivas de ações ou com um rabisco que eles desenham usando o mouse (ou um dedo, usando um tablet) na hora. Quando terminar, o arquivo assinado é enviado de volta para você, missão cumprida.

Os usuários estão assinando contratos eletrônicos em massa. A EchoSign diz que agora está processando 1,5 milhão de documentos por mês, e esse número está subindo.

Isso é legal?

Parece rápido e conveniente - e é melhor do que lidar com emails registrados - mas Os contratos assinados eletronicamente são legais? Eles vão aguentar no tribunal da mesma forma que um pedaço de papel manchado de tinta vai? Na maior parte, seja você um negócio que gera documentos digitais para assinar, ou um consumidor que os autografa com um clique do mouse, a resposta é um sim definitivo.

A configuração do EchoSign pode gravar sua assinatura real com um mouse O governo dos EUA realmente deu o maior passo para resolver as questões legais das assinaturas eletrônicas em 2000 com a Lei ESIGN, que deu às assinaturas eletrônicas o mesmo peso legal que as escritas à mão. A lei estadual, em sua maior parte, seguiu o exemplo ao reconhecer sua validade.

Como o advogado da Louisiana Andrew Legrand observa, nesse estado "para constituir uma assinatura eletrônica, a marca eletrônica deve ser 1) feita pela pessoa com 2) a intenção de assinar o registro. Não é muito diferente de uma assinatura manuscrita. Essencialmente, não é a marca real, mas o significado por trás da marca que é importante. "

As assinaturas eletrônicas são boas o suficiente para tudo? Quase. Legrand diz: "Os únicos documentos dos quais guardo os originais são testamentos e notas promissórias. Esses são os dois únicos documentos com os quais eu ficaria preocupado em ter apenas cópias digitais. Eles são importantes demais".

Quão seriamente os tribunais pegar assinaturas eletrônicas? Legrand acrescenta: "É importante reconhecer que os juízes federais usam assinaturas digitais em todos os seus pedidos. Como você pode ou não estar ciente, esses tribunais são sem papel. Quando um juiz 'assina' um pedido, eles usam o software PDF para colocar um pedido eletrônico. Os tribunais federais usariam assinaturas eletrônicas se achassem que carregavam menos peso do que uma assinatura manuscrita? ”

Na verdade, a maioria dos tribunais tem respaldo à decisão de que as assinaturas eletrônicas são tão justas quanto as assinaturas eletrônicas. legítimos como os de tinta.

Mas quem está fazendo a assinatura?

A configuração do DocuSign.

Além de alguns documentos legais importantes - se você está finalizando seu acordo pré-nupcial, provavelmente vai querer que seja feito no papel. contratos podem ser tratados com segurança por meios eletrônicos. A exceção é qualquer coisa que requeira reconhecimento de firma.

De fato, uma assinatura não é apenas uma marca que diz que você concorda com os termos de um contrato ou transação financeira. Também serve para verificar sua identidade - é por isso que você precisa assinar recibos de cartão de crédito, afinal. Mas em muitos desses casos, a identidade não é tão grande assim. Nos casos em que são as principais transações financeiras, operações comerciais ou documentos legais, é necessário um notário para garantir que você, a pessoa que está assinando o documento, seja realmente quem você diz ser.

Esse é um problema com a assinatura eletrônica. Até o momento, os serviços de assinatura eletrônica não apresentaram uma ótima alternativa ao notário, que continua sendo um retrocesso arcaico e demorado que provavelmente estará conosco por décadas. Por enquanto, em muitas transações de alto valor, as assinaturas eletrônicas agora coexistem com as físicas - e, em alguns casos, você descobrirá que precisa assinar um documento nos dois sentidos. Tente obter uma nova hipoteca residencial e verá o que quero dizer.

Opções de assinatura eletrônica

A DocuSign permite escolher qual assinatura usar.

As assinaturas eletrônicas estão encontrando um lar em todos os tipos de documentos comerciais. De contratos de serviços simples a transações imobiliárias complexas, documentos assinados eletronicamente estão se tornando procedimentos operacionais padrão.

Cheronn Collins, que opera uma empresa de aluguel de estandes em Washington, DC, diz que usou acordos eletrônicos para fechar mais de 30 aluguéis. encontro. "Até agora", ela diz, "eu não recebi nenhum feedback negativo de meus clientes".

Se você tem um documento que precisa ser assinado, não precisa montá-lo sozinho. Embora tecnicamente você possa enviar a alguém um arquivo PDF ou Word e pedir que ele o anote com uma assinatura desenhada pelo mouse, isso pode ser legal, mas é uma maneira desajeitada de fazer o trabalho.

Uma variedade de serviços baseados em nuvem surgiram para ajudá-lo a aproveitar o aumento da assinatura eletrônica, simplificando todo o processo e adicionando recursos extras que tornam o gerenciamento de contratos mais fácil e totalmente on-line. Muitos serviços oferecem até mesmo aplicativos móveis que permitem que os destinatários assinem com a ponta do dedo no smartphone ou no tablet (especialmente útil para transações em pessoa). O preço pode parecer que está em todo lugar, mas a maioria desses serviços oferece um plano de US $ 20 por usuário projetado para cobrir pequenas empresas. Uma avaliação básica básica de cinco documentos por mês para que um único usuário seja iniciado também é a norma

Aqui estão os principais participantes da assinatura eletrônica e veja aqui como suas ferramentas funcionam.

DocuSign

Docusign

Um importante provedor de serviços para o setor imobiliário, o DocuSign, apoiado pelo Google, é um serviço direto e repleto de recursos que qualquer empresa deve achar simples. Faça o upload de arquivos para o DocuSign (o DocuSign coloca seus arquivos em "envelopes" que você pode enviar em grupo) e, em seguida, arrasta e solta as caixas de assinatura nos documentos em que você deseja os autógrafos. O DocuSign envia os documentos aos destinatários especificados. Você também pode definir lembretes que estimulem os destinatários a enviá-los por e-mail e que os documentos expirem caso não tenham sido assinados em tempo hábil. Um painel permite que você acompanhe todos os seus contratos pendentes e concluídos. Versões para tablets iOS e Windows 8 estão disponíveis. Os planos variam de gratuito (serviço muito básico) a US $ 20 por usuário por mês.

EchoSign

Opções de assinatura no EchoSign

Adquirida pela Adobe em 2011, o EchoSign tem um aspecto e funciona muito como o DocuSign e é comparável a ele na maioria das maneiras. Você faz upload de documentos, define locais de assinatura (ou apenas especifica uma assinatura no final) e envia contratos por email. Um painel simples permite rastrear o status de todos os contratos de entrada e saída.

Alguns recursos interessantes do EchoSign incluem a capacidade de incorporar assinaturas por fax para destinatários que preferem assinar manualmente e uma camada extra de verificação que permite Exigir que o destinatário insira uma senha que você forneceu ou outras informações pessoais, como os últimos quatro dígitos do seu CPF. Naturalmente, a integração com vários produtos da Adobe torna essa uma opção atraente para lojas centralizadas em PDF. Versões para tablets iOS e Windows 8 estão disponíveis. Planos variam de livre (serviço muito básico) para US $ 399 por mês.

Sertifi

Este serviço um pouco mais simples não é tão bonito, mas o Sertifi tem a maioria dos recursos básicos que você precisa em um sistema de assinatura eletrônica se os dois principais players acima não forem do seu agrado. Os documentos podem ser assinados eletronicamente ou impressos, assinados e enviados por fax. Você não encontrará nenhum dashboard sofisticado aqui, mas os arquivos ainda podem ser rastreados pela Sertifi e arquivados no site. Planos variam de livre (serviço muito básico) para US $ 199 por mês

RightSignature

Notável como uma alternativa um pouco mais barata para o acima (US $ 14 por mês recebe envio ilimitado para um único usuário em vez dos usuais US $ 20), RightSignature tem todas as características de suas contrapartes mais caras, permitindo que você defina locais de campo para assinaturas, iniciais e datas em contratos complexos e especifique quando contratos expirarão - embora todas as assinaturas tenham que ser desenhadas à mão em vez de digitadas.

RightSignature também inclui um criador de formulários on-line, que permite que os destinatários preencham informações de contrato mais detalhadas (número de telefone, endereço e assim por diante), úteis se você deseja usar seu serviço de assinatura eletrônica para gerar muitos documentos padronizados que precisam de assinaturas, como acordos de associação para uma academia ou dispensas de danos de aluguel. Um painel está incluído. Uma versão do iOS está disponível. Os planos variam de gratuito (serviço muito básico) a US $ 49 por mês (serviço ilimitado para 10 pessoas).