DocSend for Outlook - Melhor comunicação usando documentos

Geralmente, enviamos vários documentos usando o Microsoft Outlook . Agora torne sua comunicação mais eficiente com documentos com um complemento para o Outlook, ` DocSend `. O DocSend for Outlook torna os documentos um canal mais efetivo e significativo para a comunicação. Depois de instalá-lo, você poderá acessar seus arquivos e criar links do DocSend facilmente quando precisar, ou seja, ao enviar um e-mail. No entanto, há mais no DocSend for Outlook do que apenas o envio de documentos e anexos. Leia para saber sobre este novo suplemento para o Microsoft Outlook

DocSend for Outlook

Vamos começar com o básico. DocSend não é um novo aplicativo; está aqui há algum tempo. No entanto, DocSend como um add-in para o Outlook é uma coisa nova. É originalmente uma ferramenta analítica para documentos; especialmente para aqueles que você envia através de e-mails. Muitas vezes nos perguntamos quando enviamos um documento por email; se a pessoa viu o documento ou não. Além disso; Para documentos confidenciais, nos preocupamos ainda mais se o destinatário do documento o tiver encaminhado. Com a ajuda do DocSend, você pode saber o que acontece com o seu documento. De saber quando a pessoa abriu, quantas vezes, se foi baixado ou não e se foi encaminhado para alguém; você pode acompanhar tudo usando o DocSend.

Agora, essa ferramenta está disponível para o Outlook Mail. DocSend for Outlook faz o mesmo trabalho quando usado como um suplemento para o Outlook Mail. Ele vincula sua conta do DocSend ao Outlook Mail para facilitar a comunicação do documento

Para obter o DocSend para Outlook, basta acessar a home page para baixá-lo gratuitamente. É um aplicativo da web, que é aberto no seu navegador. Basta inscrever-se com a ferramenta.

Agora você pode vincular os documentos do seu PC, Box, Dropbox, Google Drive e OneDrive ao DocSend for Outlook.

Inside DocSend for Outlook

Agora, pouco mais sobre o Ferramenta DocSend. Depois de entrar no DocSend, você pode ver o seguinte painel:

O menu do lado esquerdo da ferramenta DocSend consiste em guias do Painel, Documentos, Presente, Contatos, Equipe e Add-ins.

DocSend funciona como qualquer outro ferramenta de compartilhamento de documentos. Ele cria links para cada documento que você está compartilhando com seus contatos. Você pode até criar links diferentes para um único documento para manter o controle do seu documento. Toda vez que seu destinatário clicar no link, você receberá as estatísticas sobre o documento. Por exemplo, o Visit Stats é mostrado na imagem a seguir:

Como usar o DocSend for Outlook

Como entendemos como o DocSend funciona, agora vamos ver como o DocSend funciona para o Outlook Mail.

Quando você se inscreveu no DocSend, pode ver o add-in no seu Outlook Mail. Clique em Novo e veja a parte inferior direita da janela de correio recém-aberta. Procure o seguinte ícone em azul.

Ao clicar neste logotipo, a janela do DocSend será aberta no lado direito do e-mail. Como você pode ver na imagem a seguir, existem várias guias / funções incluídas no DocSend para Outlook.

Você pode ver os documentos que já estão presentes no DocSend em `Meus Documentos`. Na imagem acima, incluí apenas 3 documentos. No entanto, se a lista for longa, você poderá procurar o documento desejado na janela Pesquisar. Você pode até carregar um documento usando o DocSend para Outlook se o documento desejado não estiver presente na lista.

Depois de selecionar o documento desejado que deseja enviar ao seu colega ou amigo, você pode começar a definir suas propriedades.. Quando você seleciona um documento para envio por e-mail, é possível ver a seguinte janela no DocSend para Outlook.

Como você pode ver na imagem acima, para cada documento selecionado,

• Permitir (ou não permitir) a visualização anônima
• Permitir (ou não permitir) o download
• Definir (ou não definir) a data de vencimento
• Proteger por senha (ou não definir uma senha para o documento)

Cada um dos 4 abas tem botões Ligado e Desligado à direita. Dessa forma, você pode decidir (e controlar) o que o destinatário pode fazer com o documento. Por exemplo, se você selecionar `Desativar` para `Permitir download`, o destinatário só poderá visualizar o documento, mas não poderá fazer o download no computador dele. Da mesma forma, você também pode definir uma data de expiração para o documento, fazendo a opção `Definir data de expiração` `On`.

Assim, o DocSend for Outlook permite selecionar até quando o destinatário pode ver o documento em sua caixa de correio. Após a data de expiração (e hora), o destinatário não verá o documento. Esse recurso é muito útil para os documentos que têm uma vida útil limitada, como relatórios diários ou estatísticas.

Se o documento não estiver protegido por senha, não se preocupe! Agora você pode definir uma senha usando o DocSend for Outlook. Simplesmente, clique no botão On / Off na frente de `Passcode protect` e você pode inserir a senha na mesma hora.

Finalmente, depois de selecionar todas as opções e definir as propriedades para o documento a ser enviado, você pode agora insira um link para o documento. Isso não é nada, mas o DocSend for Outlook cria um link exclusivo para o documento que você enviará. Isso será inserido no corpo do email.

O destinatário verá esse link no email recebido, em vez do próprio documento. Quando o destinatário clica no link, ele é aberto no navegador. A partir daí, o destinatário pode visualizar, baixar ou imprimir o documento, dependendo de qual acesso é fornecido ao destinatário por você. A janela tem a seguinte aparência:

Além das ações regulares, o DocSend for Outlook oferece mais um recurso interessante. O destinatário pode comentar ou fazer perguntas com base no documento através do DocSend for Outlook

Conclusão

Achamos que o DocSend for Outlook é uma boa ferramenta para gerenciar os documentos. A maioria dos problemas relacionados a documentos, como enviá-los, protegê-los usando senhas e gerenciar a lista de destinatários, pode ser bem tratada com o DocSend for Outlook. Você pode ler o blog no DocSend para Outlook no DocSend Blog.

Deixe-nos saber sua opinião sobre esta ferramenta.