Maneiras melhores de compartilhar documentos

Uma das maneiras mais fáceis de colaborar com um parceiro de negócios ou colega é enviar um documento por e-mail para eles, mas também é um dos hábitos mais difíceis de quebrar também. E embora o e-mail seja tão difundido e quase instantâneo, a noção de colaboração em série - eu trabalho no documento, envio para você e você trabalha nele e o envio de volta - é desajeitada. Os documentos anexados podem entupir os sistemas de e-mail ou serem rejeitados pelos filtros. Se mais de duas pessoas estiverem trabalhando nisso, alguém tem que estar encarregado de resolver conflitos.

Existem maneiras melhores e mostrarei algumas alternativas. Para contornar o envio de arquivos grandes via e-mail, provavelmente há uma dúzia ou mais de serviços como o YouSendIt.com que permitem que você faça o upload do arquivo e apenas use o e-mail para notificar as pessoas de onde podem baixá-lo. Mas isso não é muito satisfatório, e uma opção melhor é usar algo como o Google Docs. Pense nisso como seu disco rígido compartilhado na nuvem. Qualquer formato do Office e PDF podem ser enviados para o serviço do Google, depois de configurar uma conta do Gmail. O problema é que você ainda tem que editá-los em série.

Para contornar este problema, dê uma olhada no Etherpad.com, que basicamente configura uma página da Web em tempo real para o seu documento. Ele atribui uma URL aleatória, e isso é bom e ruim. Bom, porque uma vez que você conhece o URL, você pode facilmente obter acesso ao documento. Ruim, porque não há segurança quando você conhece o URL, para que qualquer pessoa possa ver o que você está fazendo. Mas para edição conjunta em tempo real rápida, não pode ser batida. Você tem uma janela de bate-papo ao lado onde pode compartilhar comentários, e as alterações de cada autor recebem uma cor de destaque diferente, para que você possa ver rapidamente suas contribuições. Você também pode reverter para versões salvas anteriormente, o que é um recurso muito interessante se você estiver tentando encontrar algo que foi perdido no fluxo de edição. E é grátis. (Há um serviço semelhante do Textflow.com por US $ 100 por usuário por ano.)

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Algo mais seguro e mais cheio de recursos é o Box.net. Isso começou como um serviço de backup online (veja minha coluna aqui), mas evoluiu para algo mais. Uma equipe de pessoas pode compartilhar uma coleção de documentos publicados em sua própria página da Web. Você pode fazer pesquisas de texto completo nesta coleção e ter discussões encadeadas também. O custo é de US $ 15 por usuário por mês. E, diferentemente do Etherpad, você pode compartilhar todos os tipos de arquivos, não apenas documentos de processamento de texto.

O último serviço que quero mencionar é o Drop.io. Isto é como o Box em que você pode salvar uma grande variedade de arquivos e fazê-lo com segurança, como o Etherpad em que você tem um bate-papo em tempo real. Mas há muito mais acontecendo aqui. O legal sobre o Drop.io é que você tem muitas maneiras de obter informações dentro e fora da página da Web compartilhada. Você pode enviar conteúdo via Web, e-mail, enviar por mensagem de texto, feeds do Facebook ou até mesmo por telefone ou fax. As chamadas telefônicas são salvas como arquivos de áudio. Você pode experimentar o serviço gratuitamente. Se você quiser apenas criar uma página "drop" ou compartilhada que seja de US $ 10 por ano para 1 GB de espaço. Existem outros planos mais caros se você quiser mais armazenamento ou recursos. Outro serviço que vale a pena pesquisar é o ContentCircles.com, que tem um plano de US $ 10 por mês para espaço ilimitado.

Todas essas são ótimas alternativas para enviar o próximo arquivo via e-mail, e podem economizar tempo e reduzir as frustrações de colaboração serial. Deixe-me saber o que você acha dos serviços, ou se você tem outros que você usa rotineiramente.

David Strom é ex-editor-chefe da Network Computing, Tom's Hardware.com e DigitalLanding.com e uma rede independente. consultor, blogueiro, podcaster e palestrante profissional baseado em St. Louis. Ele pode ser encontrado em [email protected].