Como criar compromissos no outlook real rápido - orientando a tecnologia

Ame ou odeie isso, o Microsoft Outlook ainda é o cliente de e-mail de desktop mais usado em organizações em todo o mundo. Isso significa que também é provavelmente a plataforma mais usada para agendar reuniões e compromissos.

Agora, quando há um compromisso, tem que haver uma data e hora associada a ele. O que me incomoda com esse campo é que nem todos os compromissos exigem um cronograma em datas absolutas. Às vezes, temos que trabalhar com datas referenciais. Por exemplo, uma semana a partir de hoje ou algo como 2 de terça-feira em agosto.

O que você faz nesses cenários? Provavelmente, você navega pelo calendário, descobre a data exata e, em seguida, faz uma escolha. Você não acha que é muito esforço? Eu acredito que é e, portanto, vou mostrar maneiras mais fáceis e melhores.

O truque aqui é que o Outlook pode usar linguagem natural como entrada para todos os campos de data. A ferramenta entende suas consultas e as converte de maneira inteligente em uma data. E não muitos usuários do Outlook sabem disso.

Exemplo 1

Quero agendar uma reunião por semana a partir de hoje, onde hoje é, 23/04/2014. Dê uma olhada na minha entrada e no resultado ao digitar Enter.

Exemplo 2

Quando quero uma segunda terça-feira de agosto, é exatamente isso que vou escrever. Note que você pode escrever em segundo, em vez de 2 ^nd. Você também pode usar abreviações de dia e mês como Mon, Ter, Qua… e Jan, Fev, Mar…

Exemplo 3

O Outlook também entende feriados que caem na mesma data a cada ano. E, curiosamente, você pode usá-los como referências. Eu quero marcar uma reunião uma semana antes do Natal e é isso que vou fazer.

Poucas palavras-chave para lembrar

Os três acima são apenas exemplos. Não há fim para as consultas de linguagem natural que você pode criar. No entanto, aqui estão algumas palavras-chave para facilitar o aprendizado para você:

• hoje amanhã ontem
• o dia Depois de Amanhã
• dia, semana, mês, ano
• antes, depois, de
• agora, depois, por último

Espero que as palavras-chave sejam auto-explicativas. Se não forem, sugiro que você as experimente, em vez de memorizá-las de cor.

Combine as consultas

As perguntas que você escreve não são de natureza atômica. Isso significa que você pode inserir várias coisas de uma só vez. Como 2 semanas 3 dias a partir de hoje.

Economize Mais Tempo

Escrever uma data em linguagem natural parece fácil, certo? Mas você pode economizar um pouco mais de tempo conhecendo esses atalhos:

• y por ano
• mo por mês
• w por semana
• d para o dia

Além do mais, você pode usar o símbolo + para adicionar os dias. Então, 3 dias depois do Natal pode ser escrito como 12/25 + 3d. Ou você pode simplesmente escrever 12/25 3d. Tente algo como abaixo:

Nota: Você não pode usar o sinal de menos (-) para o mesmo, como você usou +. Você sempre terá que usar antes.

Conclusão

Eu gostaria de poder também usar a linha de assunto dos meus compromissos existentes como pontos de referência. Eu tentei algumas perguntas e estabeleci diferentes abordagens. Não parece funcionar. No entanto, a pesquisa vai continuar. Se você encontrar uma solução para isso, compartilhe-a. No GT, queremos aprender o máximo possível, compartilhando o que aprendemos.