How to manage inventory in QuickBook Online
Índice:
- Faça o QuickBooks seguir suas preferências
- Trabalhe melhor com dados e relatórios
- Localizar atalhos e personalizações de menu
Há uma razão pela qual o QuickBooks continua sendo o software de contabilidade de pequenas empresas mais popular. A Intuit passou 13 anos aprimorando seus recursos, afinal. Como há uma nova versão a cada ano, no entanto, talvez você não esteja familiarizado com tudo o que pode fazer para tornar o QuickBooks mais fácil e rápido de usar.
Quer você esteja criando relatórios ou procurando atalhos para chamar informações importantes, essas dicas você economizará tempo e pressionamentos de tecla. Cada dica é rotulada com o ano da edição do QuickBooks em que apareceu pela primeira vez, voltando ao QuickBooks 2010. Qualquer coisa mais antiga é mostrada como pré-2010.
Faça o QuickBooks seguir suas preferências
O QuickBooks oferece um grande número de opções sua janela Preferences, que você acessa no menu Edit. Para cada item de Preferência, você obtém guias para as opções pessoais e da empresa. As opções pessoais aplicam-se apenas ao usuário atual, enquanto as opções da empresa aparecem para todos os usuários. Vale a pena clicar nas duas guias para ver todas as suas opções de personalização.
1. Escolher sua área de trabalho (QB2010)
O fluxograma padrão que aparece quando você inicializa uma nova cópia do QuickBooks parece algo de uma classe de contabilidade, mas, felizmente, você não fica preso a ela. Em Preferences, Desktop View você pode optar por outra tela de inicialização, como o popular Company Snapshot, indo até a janela que preferir e clicando em Salvar botão de rádio da área de trabalho atual. Alternativamente, você pode ter QuickBooks simplesmente salvar as janelas que você está trabalhando quando você desligá-lo clicando em Salvar ao fechar a empresa. Nesta mesma janela, você também pode escolher entre a opção padrão, mantendo várias janelas abertas quando você trabalha, ou a única opção de cada vez (quando você abre uma janela, a anterior fecha automaticamente).
2. Acelerar pesquisas (QB2012)
O recurso de pesquisa do QuickBooks permite localizar itens no arquivo da sua empresa ou nos arquivos de ajuda do programa. Por padrão, um campo de pesquisa é exibido na barra de ícones superior (convocado em Visualizar e, em seguida, na barra de ícones Superior), mas em Preferências, Pesquisar é possível remover e especifique se você deseja uma empresa ou pesquisa de arquivos de ajuda. (Por padrão, o QuickBooks permite escolher em um menu suspenso abaixo do campo de pesquisa sempre que você inicia uma pesquisa.) Na guia Empresa, você também pode especificar com que frequência o QuickBooks deve indexar o arquivo da empresa para que as pesquisas reflitam as entradas recentes.. O QuickBooks recomenda a indexação em intervalos de 30 minutos, mas como a indexação pode atrasar o programa, talvez você queira optar por trechos mais longos. Quando você precisa encontrar uma transação recente, você sempre pode clicar no botão Atualizar agora nesta janela.
3. Encontrar mensagens antigas (pré QB2010)
Por padrão, o QuickBooks tem um monte de lembretes que você pode desativar marcando a caixa "não mostrar a mensagem novamente" na mensagem. Mas se você quiser trazê-los de volta, vá para a janela de preferências Gerais e clique na caixa "Trazer de volta todas as mensagens de uma só vez". Aqui você também pode ter QuickBooks usando a tecla Enter para tabulação entre campos, mostrar (ou suprimir) texto recortado nas Dicas de Ferramentas, escolher entre usar a data de hoje, a data da última transação para novas transações e muito mais. As versões 2012 e posteriores oferecem a opção de executar o QuickBooks em segundo plano para agilizar seu lançamento.
Trabalhe melhor com dados e relatórios
4. Adicionar ou editar várias entradas da lista (QB2011)
Várias entradas da lista Digamos que você precise atualizar uma lista do QuickBooks, desde clientes e fornecedores até serviços e peças. O Adicionar / Editar Entradas Múltiplas no item de menu Listas fornece várias maneiras práticas de fazer isso. Ao exibir dados de lista em um formato de grade semelhante a uma planilha, ele permite inserir, remover ou mover colunas e colar as células copiadas do Excel, além de simplesmente digitar novas entradas. A Copiar para baixo comando que aparece quando você clica com o botão direito do mouse em uma célula irá preencher o restante da coluna com o conteúdo da célula. No entanto, use com cuidado, pois ele irá sobrescrever qualquer conteúdo anterior.
5. Modificar um relatório antes de ser executado (pre QB2010)
O QuickBooks simplifica os relatórios de ajustes, mas você não precisa aguardar a abertura do relatório antes de fazer alterações. Vá para Preferências, Relatórios e marque Avise-me para modificar as opções de relatório antes de abrir um relatório. A partir daí, quando você escolhe um relatório, você terá uma janela com suas opções antes de executar o relatório real. Se os seus conjuntos de dados são grandes, isso pode ser uma economia de tempo real.
6. Atualização automática de relatórios no Excel (QB2012)
Muitos usuários do QuickBooks gostam de exportar dados de relatórios para uma planilha do Excel, onde podem fazer ajustes variando de alterações de formato à adição de fórmulas. O QuickBooks há algum tempo tornou a criação da planilha fácil colocando um botão do Excel na parte superior dos relatórios, o que abre uma janela com as opções de exportação. Você pode até definir algumas opções do Excel antes de exportar os dados clicando no botão Avançado.
O problema com isso nas edições anteriores é que a atualização da planilha ajustada com novos dados do QuickBooks pode ser confusa. As alterações de formatação, por exemplo, não foram aplicadas aos novos dados. A edição de 2012 do QuickBooks atualizou a funcionalidade de exportação do Excel para abordar pelo menos alguns desses problemas. Depois de criar uma pasta de trabalho do Excel com dados exportados, o QuickBooks cria um item de menu no Excel que permite atualizar a planilha sem executar QuickBooks.
O processo ainda não é perfeito: o QuickBooks adiciona uma planilha nas pastas de trabalho do Excel criadas usando o recurso de exportação para explicar algumas de suas limitações. No entanto, pode facilitar a vida se você gosta de massagear dados QuickBooks no Excel.
Localizar atalhos e personalizações de menu
7. Reproduzir favoritos (QB2011)
O QuickBooks tem tantos relatórios padrão que encontrar os que você usa regularmente em seus menus pode ficar irritante. Você pode evitar a navegação no menu designando relatórios como favoritos clicando no ícone de coração abaixo de qualquer padrão de relatório, memorizado ou contribuído na Central de relatórios. Depois disso, ele será exibido na guia Favoritos da Central de relatórios e há até um comando Executar relatórios favoritos para que todos os relatórios sejam atualizados com um único clique.
8. Personalize a barra de ícones (pre QB2010)
A interface padrão do QuickBooks é carregada de ícones para itens que você talvez nunca precise, e às vezes os que você quer estão faltando. Você pode tornar a barra de ícones mais relevante para a maneira como você usa o QuickBooks adicionando ou removendo ícones na janela da barra Personalizar ícone escolhendo Visualizar e, em seguida, a barra de ícones Personalizar. Ou crie novos ícones clicando no botão Avançado nessa janela.
9. Informações do produto QuickBooks (pré QB2010)
A janela de informações do produto QuickBooks fornece uma grande variedade de estatísticas e outros detalhes que você pode precisar para suporte técnico ou outros problemas. Entre outras coisas, você pode descobrir quando você instalou sua cópia, o número de versão exata, informações de licença, detalhes sobre o número de usuários e itens de lista e muito mais. Acesse-o pressionando a tecla F2 no seu PC Windows.
10. Calculadora de pop-up (pré QB2010)
Se você precisar fazer alguma matemática rápida enquanto cria uma estimativa, um pedido de venda ou uma fatura, não há necessidade de sair do formulário do QuickBooks. Com o cursor em qualquer campo de valor em dólar, basta clicar em uma das teclas + , - , * ou / (para adição, subtração, multiplicação ou divisão), e uma pequena janela de calculadora aparecerá.
11. Muitos atalhos de teclado (pré QB2010) : As pessoas que preferem atalhos de teclado para clicar em menus e janelas gráficas têm muitas opções no QuickBooks, muitas remontando às origens do DOS. Por exemplo, CTRL-F convoca a janela Localizar detalhada para rastrear transações específicas; CTRL-R produz o registro associado à transação atual. Há também muitos atalhos sensíveis ao contexto que só se aplicam a tipos de dados específicos - por exemplo, se você estiver trabalhando em um campo de data, pressionar Y altera a data para o primeiro dia do ano atual. Para ver as listas completas de atalhos de teclado, vá até a página de ajuda do QuickBooks sobre este tópico. A partir daí, você pode acessar listas de todas as categorias de atalho: Geral, Datas, Edição, Janelas de Ajuda, Atividades e Movimentação ao Redor de uma Janela.
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