10 Dicas para dominar o Microsoft Outlook 2013

Manter o controle de e-mails, calendários e contatos pode sugar um tempo incalculável de qualquer dia de trabalho. Qualquer coisa que acelere seu trabalho no Outlook pode aumentar sua produtividade de forma mensurável. Imagine se sua caixa de entrada mostrasse apenas as mensagens que você queria ver. Considere se você poderia localizar informações de contato vital em segundos. E se você finalmente soubesse por que alguns dos recursos avançados do Outlook não estão funcionando como anunciados?

Essas 10 dicas ajudarão você a acessar suas mensagens e agendas, e trabalhar com mais eficácia no geral.

1. Ver sua caixa de entrada do seu jeito

Depois de organizar a tela da maneira que você deseja, salve as configurações de Visualização para poder voltar a elas a qualquer momento.

Quando você abre a caixa de entrada pela primeira vez, aparece uma exibição padrão. não precisa parecer assim. Para ver as muitas opções de personalização do Oulook, clique na guia Visualizar na barra de ferramentas da faixa de opções e escolha Alterar exibição. Existem várias visualizações predefinidas que você pode escolher, como uma que exibe somente os e-mails mais recentes.

Também na guia Exibir, você pode selecionar Visualizações de mensagem e escolher Desativar para ativar a pré-visualização. Ou escolha 1, 2 ou 3 para exibir o número de linhas do texto da mensagem abaixo de seu cabeçalho. Você pode configurar qualquer uma dessas opções para a pasta atual ou para todas as caixas de correio.

Clique em Exibir configurações para opções de personalização de uma exibição, como adicionar colunas ou reorganizar seu pedido. As opções de organização permitem que você classifique e-mails por Data, Assunto e assim por diante. As opções de Layout permitem personalizar o Painel de Pastas e o Painel de Leitura.

Depois de ter organizado a caixa de entrada ao seu gosto, clique em Alterar Visualização> Salvar Vista Atual como uma Nova Visualização. Em seguida, digite um nome para a exibição e especifique em quais pastas ela pode ser usada e por quem. No futuro, retorne a essa visualização selecionando Alterar visualização e selecionando sua exibição salva.

2. Redefinir o que marca um email como "ler"

Marcar automaticamente as mensagens como somente leitura se elas aparecerem no Painel de Leitura por mais de um período de tempo predefinido.

O Outlook colore os emails não lidos de maneira diferente das mensagens que você já ler. No entanto, é muito fácil que um email seja marcado como lido quando você mal dá uma olhada, o que pode fazer com que você ignore algo importante.

Para evitar isso, selecione Arquivo> Opções> Mail, e, em seguida, clique no botão Painel de Leitura. Marque a caixa de seleção "Marcar itens como lidos quando exibidos no Painel de Leitura". Ajuste o número de segundos que você deseja que a mensagem apareça no Painel de Leitura antes que o Outlook a marque como lida. O padrão é 5 segundos. Vamos dizer que você definiu para 30 segundos.

Depois disso, enquanto você visualiza as mensagens no Painel de Leitura, apenas os emails que aparecem por mais de 30 segundos serão marcados automaticamente como lidos.

3. Escreva suas próprias regras para como as mensagens aparecem

As mensagens não lidas são marcadas em azul por padrão, mas você pode mudar isso.

O Outlook 2013 tem uma nova maneira de indicar mensagens não lidas. Há uma barra azul à esquerda da mensagem em sua caixa de entrada e o cabeçalho da mensagem também aparece em azul.

Esse azul é aplicado usando a formatação condicional. No entanto, você pode alterar a cor e a fonte. Melhor ainda, você pode escrever suas próprias regras e formatar seus e-mails usando cores de sua escolha

Você pode atribuir uma determinada cor a e-mails com base em quem os enviou ou em quais palavras aparecem na linha de assunto. Para fazer isso, escolha Exibir> Configurações da vista> Formatação condicional. Você verá a regra Mensagens não lidas e a cor azul. Aqui você pode alterar a fonte ou cor como desejar.

Você também pode clicar em Adicionar para adicionar uma nova regra. Comece digitando um nome para a regra na caixa Nome. Em seguida, clique em Fonte e escolha uma fonte e uma cor de fonte para aplicar ao cabeçalho do email. Finalmente, clique no Condição. Quando a caixa de diálogo Filtrar for aberta, selecione as opções que descrevem quais tipos de e-mails serão formatados com suas novas configurações. Clique OK três vezes para salvar suas configurações.

4. Restabelecer a barra de tarefas

Você pode exibir a barra de tarefas no Outlook 2013, mas não funciona tão bem como no passado.

O Outlook 2013 desabilita a barra de tarefas por padrão, mas é fácil de trazer de volta. Clique na guia Visualizar, selecione Barra de tarefas pendentes, e, na lista suspensa, selecione quais itens devem aparecer na barra de tarefas pendentes. As opções são para desativar a Barra de Tarefas Pendentes (o padrão) ou para exibir uma combinação de Tarefas, Pessoas e Calendário. A ordem em que você seleciona essas opções determina a ordem em que elas aparecem na Barra de Tarefas Pendentes. Por exemplo, Tarefa, selecionada primeiro, está no topo. O segundo item, Pessoas, aparece abaixo e o terceiro, Calendário, aparece na parte inferior da barra.

No entanto, a barra de tarefas pendentes não funciona mais como fez em versões anteriores do Outlook. Independentemente da largura da barra, você vê apenas um mês. Além disso, se você não tiver agendamentos agendados para hoje, nenhum compromisso será exibido, mesmo que você tenha um horário agendado para amanhã.

5. Conecte-se às suas contas de mídia social

Use a caixa de diálogo Contas de rede social para vincular o Outlook ao LinkedIn e ao Facebook para que os detalhes do seu contato fiquem acessíveis no Outlook.

Ao conectar o Outlook a suas contas de mídia social, o módulo Pessoas pode exibir dados sobre seus contatos e suas atividades

Para vincular uma conta de rede social ao Outlook 2013, escolha Arquivo> Informações> Configurações de Conta > Contas de Rede Social. Conecte-se ao LinkedIn e ao Facebook selecionando o serviço desejado, digitando os detalhes da sua conta e dando permissão ao Outlook para acessar sua conta. Agora os detalhes das pessoas em sua lista de contatos que usam o site social que você adicionou aparecerão na área Pessoas do Outlook.

6. Limpar informações de contato

Use o recurso Vincular contatos para vincular várias entradas de contato para uma pessoa para facilitar o acesso às informações.

Novos recursos no módulo Pessoas do Outlook permitem acessar informações sobre contatos de lugares como Facebook e LinkedIn.Em alguns casos, você terá várias entradas de contato na lista de contatos para uma única pessoa, com detalhes diferentes em cada local.

Você pode vincular essas várias entradas a um único contato para unificar os dados em um só lugar. Clique no contato que você está interessado e visualize as informações escolhendo Página inicial> Pessoas.

À direita da tela, clique em Vincular contatos, e uma caixa de diálogo será aberta mostrando a entrada de contato ou entradas para essa pessoa. Na caixa Pesquisar pessoas, digite algumas informações de identificação para essa pessoa e o Outlook retornará quaisquer outras entradas de contato que possam corresponder a essa pessoa. Se forem a mesma pessoa, clique nessa entrada para vincular os detalhes.

7. Controlar onde o Outlook procura por padrão

Você pode configurar o Outlook 2013 para que o padrão seja pesquisar nas pastas de sua escolha.

Quando você procura emails no Outlook, o local padrão é sua Caixa de Correio Atual. No entanto, isso geralmente é muito limitado. Se você quiser que uma pesquisa retorne todas as entradas correspondentes em todas as caixas de correio, por exemplo, você precisará selecionar essa opção na lista na caixa Pesquisar para cada pesquisa feita.

Como alternativa, você pode alterar o local padrão que deseja. O Outlook usa para pesquisar. Para fazer isso, escolha Arquivo> Opções> Pesquisar. Na área Resultados, você pode optar por incluir os resultados, escolhendo uma destas quatro opções: Pasta atual; a pasta atual, a caixa de correio atual ao pesquisar na caixa de entrada; Caixa de Correio Atual; ou todas as caixas de correio. Selecione a opção que você deseja usar e clique em OK. Isso se tornará o padrão para pesquisas do Outlook, embora, é claro, você possa alterá-lo em uma pesquisa por pesquisa, quando necessário.

8. Decida se usar as Etapas Rápidas ou as Regras

Etapas Rápidas e Regras executam tarefas semelhantes, mas há uma escolha clara a ser feita para uso com que finalidade.

As Etapas Rápidas foram introduzidas no Outlook 2010 para fornecer a você um método de executar rapidamente tarefas no Outlook. No entanto, você pode se perguntar por que você usaria um Quick Step em vez de uma regra? As Etapas Rápidas são flexíveis, então você pode optar por aplicá-las quando quiser usá-las - As regras são menos flexíveis e, uma vez configuradas, elas são aplicadas automaticamente.

A resposta a qual delas você deve usar depende da sua tarefa. Use Regras, por exemplo, quando você puder identificar uma mensagem que sempre deve ser tratada de uma maneira específica todas as vezes. Então você usaria uma regra se quiser mover todas as mensagens recebidas de seu chefe para uma determinada pasta. Uma regra funcionará bem aqui, porque os e-mails do seu chefe serão fáceis de identificar pelo endereço de e-mail exclusivo.

Por outro lado, se você armazenar comunicados de imprensa em uma pasta especial, isso pode ser uma tarefa para uma Etapa Rápida. não sei de antemão de quem esses e-mails virão. Sem uma maneira de identificar um e-mail como contendo um comunicado de imprensa, você não pode escrever uma regra para processar automaticamente a mensagem. No entanto, você pode criar uma etapa rápida na qual você pode clicar para mover qualquer mensagem selecionada para uma pasta específica. O Quick Step não consegue identificar se um e-mail contém um comunicado de imprensa - você precisa fazer isso -, mas isso acelerará o processo de mover o e-mail se você decidir que precisa ser movido. Você pode criar Etapas Rápidas e Regras na área de Correio do Outlook usando as ferramentas na guia Início.

9. Use os Favoritos

Torne qualquer pasta favorita para que apareça na parte superior do Painel de Pastas e seja fácil de encontrar e usar.

Se você tiver algumas contas de email, o painel de pastas poderá ficar cheio de pastas É demorado para navegar para encontrar as pastas que você usa na maioria das vezes. Você pode simplificar a localização dessas pastas se as adicionar como Favoritos. Os Favoritos aparecem na parte superior da Lista de Pastas quando você está no módulo Correio.

Se a área Favoritos não aparecer, alterne para Correio e escolha Visualizar> Painel de Pastas e clique para ativar Favoritos.. Agora você pode adicionar qualquer pasta aos Favoritos clicando com o botão direito do mouse no painel Pasta e escolha Mostrar nos Favoritos. Você pode até mesmo configurar uma Pasta de Pesquisa para ser um Favorito, por isso é fácil de encontrar e usar.

10. Entenda as conseqüências do uso do IMAP

Se seu serviço de e-mail usar o protocolo IMAP, alguns recursos do Outlook não estarão disponíveis, incluindo sinalização detalhada de mensagens.

Se a sua conta de e-mail usar o protocolo IMAP, certas funções comuns não serão funcionar no Outlook 2013. Isso será um problema para um número crescente de usuários, já que o IMAP permite que você acesse e-mails de qualquer dispositivo. Serviços como o Hotmail e o Gmail, por exemplo, usam IMAP para e-mail.

Quando você está usando o e-mail IMAP, no Outlook, não é mais possível baixar apenas os cabeçalhos das mensagens e decidir quais mensagens baixar. Em vez disso, agora todos os emails são baixados automaticamente. Além disso, com o IMAP, você não pode adicionar sinalizadores detalhados às mensagens. As sinalizações são ativadas ou desativadas e não podem ser definidas para significar coisas diferentes. Você não poderá alocar mensagens para Categorias, exceto para mensagens da conta do Hotmail.