Compartilhando e colaborando com o Microsoft Office Web Apps

A Microsoft lançou o Technical Preview do Office Web Apps e testamos as ferramentas para ver o que Microsoft surgiu com. Uma das principais vantagens de trabalhar com aplicativos do Microsoft Office na nuvem é a capacidade de acessar e trabalhar com documentos, planilhas, apresentações e blocos de anotações de qualquer PC habilitado para a Web, de qualquer lugar do mundo. Contanto que você armazene seus arquivos no SkyDrive, você pode viajar sem um laptop e ainda ter acesso aos seus dados.

A opção Mais permite que você escolha Copiar, Renomear ou Compartilhar.

Um benefício ainda maior de trabalho através da nuvem é que você pode compartilhar arquivos e colaborar com qualquer outra pessoa no mundo. Afinal, a Web é a nuvem, e a Web é uma plataforma para compartilhamento de informações - geralmente na forma de páginas da Web.

O fato de que arquivos e dados residem na nuvem e não dentro dela. uma rede com firewall ou no disco rígido local de um usuário significa que qualquer pessoa pode compartilhar e acessar os arquivos

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A estrutura de pastas padrão no SkyDrive é semelhante ao que os usuários veem no Windows Vista e Windows 7. Você obtém uma pasta Meus Documentos, que ostensivamente contém a maioria dos seus dados, junto com uma pasta Pública, onde você armazena os arquivos que deseja compartilhar.

Você pode clicar para enviar um link por e-mail ou copie o código para incorporar o arquivo em uma página da Web.

Por padrão, a pasta Pública permite que todos visualizem arquivos, mas restringe os usuários de modificar ou excluir arquivos. Como é a pasta Pública, não é possível modificar essas permissões.

Você pode compartilhar um arquivo na pasta Pública selecionando o arquivo e, em seguida, clicando em Mais para produzir um menu suspenso com Copiar, Renomear., ou opções de compartilhamento. Quando você seleciona Compartilhar, pode optar por enviar um link de convite por e-mail para usuários específicos ou incorporar código em uma página da Web que exibirá o arquivo compartilhado.

Se você decidir enviar um link por e-mail, poderá selecione entre os contatos associados à sua conta do Windows Live ou adicione manualmente endereços de e-mail. O e-mail de convite enviado para os usuários designados inclui um link para eles visualizarem o arquivo.

Escolher 'Selecionar pessoas' oferece várias opções para designar o acesso.

Usando o código HTML para incorporar o arquivo um site exibirá um ícone do arquivo na página da Web, no qual os usuários podem clicar para acessar o arquivo a partir de sua localização na pasta pública do SkyDrive. Uma vantagem de incorporar os dados como este é que você pode modificar ou atualizar o arquivo, e os visitantes do site sempre verão a versão atual.

Para a pasta Meus Documentos ou qualquer pasta criada, você pode personalizar o acesso através de opções rotuladas Just Me, Everyone, My Network (que inclui todos os contatos que você tem no Windows Live) ou Select People. Se você escolher Selecionar Pessoas, verá uma gama maior de opções, incluindo a capacidade de designar o acesso com base nos Grupos criados em seus contatos ou a capacidade de adicionar usuários um por vez, digitando o endereço de e-mail. Observe que o endereço de email em questão deve estar associado a uma conta do Windows Live para que o usuário acesse os dados.

Os usuários aos quais você concede acesso a pastas em seu SkyDrive receberão um convite por email como este.

Para cada grupo ou indivíduo selecionado, você pode permitir que eles apenas exibam arquivos ou pode conceder acesso mais eficiente, como a capacidade de adicionar, editar e excluir arquivos. Você pode enviar um convite por e-mail aos designados com acesso.

A capacidade de acessar arquivos na nuvem e compartilhar esse acesso com outras pessoas não é nova: esses recursos são uma função do SkyDrive e estão disponíveis para alguns Tempo. O que é novo, no entanto, é que os usuários poderão visualizar os arquivos independentemente de terem os aplicativos do Microsoft Office associados instalados, e cada arquivo será renderizado exatamente como o usuário o veria se eles estivessem abrindo o arquivo em seu aplicativo nativo.

Onde o Office Web Apps realmente altera o compartilhamento e a colaboração está na capacidade de vários usuários acessarem e trabalharem com o mesmo arquivo ao mesmo tempo no Excel ou no OneNote. O aplicativo OneNote ainda não está disponível na Visualização técnica, mas eu consegui trabalhar com o recurso de colaboração em tempo real no Excel.

Meu editor (a pessoa com a qual eu estava compartilhando o arquivo) e consegui acessar o Planilha do Excel simultaneamente. Cada um de nós editou campos e pôde ver o que a outra pessoa estava digitando em tempo real. A capacidade de trabalhar com planilhas do Excel e blocos de anotações do OneNote dessa maneira - colaborando com colegas ou clientes em tempo real via nuvem - é um impulsionador da produtividade.

Trabalhar com as permissões e conceder acesso aos participantes do convite não foi intuitivo ou fácil de usar como eu gostaria. Em última análise, porém, não é a capacidade de compartilhar dados na nuvem que é impressionante, mas a capacidade de interagir com esses dados por meio dos aplicativos do Office Web Apps.

Deseja ver mais aplicativos da Web do Microsoft Office? Dê uma olhada no Excel Web App e no PowerPoint Web App. No momento da impressão, o Word e o OneNote ainda não estavam totalmente funcionais.

Tony Bradley é especialista em segurança da informação e comunicações unificadas com mais de uma década de experiência em TI corporativa. Ele twita como @PCSecurityNews e fornece dicas, conselhos e análises sobre segurança de informações e tecnologias de comunicações unificadas em seu site em tonybradley.com.