Economize tempo e dinheiro com as ferramentas de reunião on-line

Se você é como eu, provavelmente odeia participar de reuniões de negócios. Mas surgiram várias ferramentas úteis baseadas na Internet que podem ajudar os grupos de trabalho a agendar e executá-las de forma mais eficaz. Todas as ferramentas aqui funcionam nos navegadores da Web mais populares, e a maioria delas está disponível gratuitamente ou por taxas mensais bastante baixas. O desafio está em entender qual ferramenta atende a uma situação específica, porque nem todas as reuniões são realizadas sob as mesmas circunstâncias.

Sincronizar vários calendários

Certamente, as situações mais comuns são aquelas em que você deseja sincronizar um calendário comum, como entre o PDA de alguém e sua área de trabalho do Microsoft Outlook, ou entre a agenda de um chefe e um assistente. Muitos serviços podem facilitar o compartilhamento de calendários entre membros da equipe de trabalho (ou até mesmo entre membros da família ou amigos). Tanto o Google Calendar quanto o Yahoo Calendar oferecem sincronização de calendário gratuita, e vários outros produtos - incluindo o Connect da Calgoo, o MobileMe da Apple e o iTunes para seus computadores e iPhones, NuevaSync e SugarSync - funcionam com ambos os serviços. O BusySync e o Spanning Sync também podem sincronizar os calendários iCal da Apple com o Google Agenda.

Mas esses serviços de sincronização nem sempre funcionam corretamente. Parte do problema é que a maioria dos produtos de agendamento e calendário on-line usa e-mail para notificação de eventos e convites, e é difícil para vários programas de calendário reconhecer ou atuar em tais mensagens de forma consistente. Outro problema é que, se você receber um email do programa de calendário com uma URL incorporada, o serviço corporativo antispam poderá bloqueá-lo. E ainda em outra situação, duas pessoas em dois servidores Microsoft Exchange diferentes podem querer agendar uma reunião comum - é possível conectar os dois calendários do Exchange para que eles sincronizem com a mesma conta do Google Agenda, mas pode ser complicado. Uma possível solução para esse último problema é usar o MailShadow do Cemaphore para o Google Apps para sincronizar os servidores do Exchange com o Google Agenda; o software custa US $ 60 por conta de e-mail por ano.

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Uma coisa que o Google Calendar e o Yahoo Calendar fazem é enviar lembretes por e-mail sobre recorrentes reuniões para uma coleção de endereços. Contanto que você tenha inserido os endereços corretos, essa função funcionará bem.

Permitir que os clientes configurem os compromissos

O painel do TimeDriver mostra o status dos vários compromissos.

E se você quiser que seus clientes ou outras pessoas não empregado pela sua empresa para reservar o seu tempo diretamente? No passado longínquo, os secretários de nomeações cuidavam do calendário do chefe e organizavam reuniões com lápis e papel. Agora você pode apontar clientes e colegas externos para sites do agendador de compromissos de autoatendimento, como HourTown ou TimeDriver. Esses sites podem exibir o horário livre e ocupado de seus funcionários, bem como o tempo restante "inventário" disponível para compromissos. Eles também enviam notificações por email e não exigem nenhum software especial além do navegador da Web para confirmar o compromisso. Você pode facilmente ajustar o horário quando estiver saindo da cidade ou se estiver indisponível também. Ambos os serviços estão disponíveis por um custo razoável: o TimeDriver tem um teste gratuito de 90 dias e custa US $ 30 por ano; O HourTown oferece três planos diferentes, incluindo um gratuito que permite duas reservas mensais.

Configurar um horário de reunião comum ou um agendamento de turno

No SetMeeting é relativamente fácil organizar uma reunião entre participantes de diferentes empresas.

Que tal uma situação em que você deseja organizar um horário de reunião comum para pessoas provenientes de diferentes empresas? Um organizador da reunião pode enviar uma notificação por e-mail com uma série de possíveis horários abertos, e pedir a cada participante para verificar quais desses horários funcionam para eles. Mas se você já tentou organizar esse tipo de reunião, sabe com que rapidez você pode ser enterrado sob todas as respostas de e-mail.

Os serviços gratuitos SetMeeting.com (do Meeting Agent) e Doodle são úteis a este respeito. A maior fraqueza da SetMeeting.com é que, uma vez iniciado o processo, não é possível alterar o local da reunião sem cancelar e começar do zero. O Doodle, que é menos sofisticado e tem menos recursos, é realmente mais um dispositivo de pesquisa para ajudá-lo a encontrar um horário comum; mas você pode achar atraente se isso é tudo o que você deseja fazer.

O Schedulefly ainda tem um aplicativo do Facebook, para que você possa integrar seu calendário de mudanças.

Outra situação pode envolver, digamos, um grande número de trabalhadores em turnos ou Voluntários cujos horários disponíveis você deseja coordenar. Embora isso não seja realmente um problema de agendamento de reuniões, pode ser uma tarefa demorada se você tentar resolvê-lo manualmente ou tentar fazer acordos por meio de vários e-mails. Os serviços pagos Schedulefly e Shiftboard são projetados para essa finalidade. O primeiro foi desenvolvido para funcionários de restaurantes, enquanto o segundo foi originalmente construído para o mercado de saúde. Ambos expandiram o foco e podem ser executados em qualquer navegador da Web. O agendamento começa em US $ 20 por mês para até 19 usuários; O Shiftboard custa US $ 50 por mês para cinco logins exclusivos. As taxas aumentam para grupos maiores. O Schedulefly também possui um plug-in do Facebook, para que você possa coordenar e anunciar os horários de mudança lá

Enviar alertas de viagem para colegas remotos

A página principal do Tripit mostra suas próximas viagens e quem estará viajando perto de sua cidade

Um serviço bastante incomum é o oferecido pelo Tripit.com. A idéia por trás do site é que você publique seus planos de viagem e use seus recursos de rede social para contar a seus associados e amigos quando suas viagens o levarem ao seu bairro, ou para descobrir quando eles estarão no seu bosque.. É claro que configurar isso significa enviar mais convites para outra rede social e reunir o maior número possível de pessoas (ou pelo menos aquelas que você quer ver cara a cara) para participar do seu círculo Tripit. Mas assim que você tiver sua rede de amigos, é relativamente fácil notificá-los sobre sua viagem: basta encaminhar a confirmação por e-mail da sua reserva aérea ou de hotel para um endereço especial ([email protected]) e o site será automaticamente analisado as informações na confirmação, descobrir quem está viajando e publicar seu itinerário de viagem em sua rede. O serviço também é gratuito e pode ser integrado à sua rede do LinkedIn para que você não precise montar sua rede de notificação do zero.

Como você pode ver, todos os tipos de serviços baseados na Web podem ajudá-lo a agendar e coordene suas reuniões pessoalmente de maneira mais eficaz. Agora, se apenas alguém desenvolver um serviço que possa notificar todos que você está atrasado 10 minutos para os seus compromissos!