Solução Paperless Office Resgata Serviço de Ambulância

Quando os primeiros socorristas da Geórgia- EMS nacional baseado ir ao trabalho, eles salvam vidas. Eles também produzem uma montanha de documentos, todos os quais devem ser gerenciados com precisão e armazenados com segurança por um período mínimo de sete anos. O armazenamento de todos esses documentos era uma tarefa monumental, exigindo que a empresa usasse um grande espaço de armazenamento para armazenar tudo. E as horas de trabalho desperdiçadas em armazenar e gerenciar tudo, e recuperar documentos conforme necessário, estavam sobrecarregando a equipe de escritório de 12 pessoas.

Para obter toda essa documentação sob controle, a National EMS denominou a NRD da Computer Troubleshooters. Avaliamos a infraestrutura atual da empresa e elaboramos uma solução que simplifica o processo de gerenciamento de toda essa documentação, atendendo aos rigorosos requisitos da Lei de Privacidade e Portabilidade de Seguro Saúde e outras regulamentações governamentais.

Sobrecarga documental

Até que eles ligaram nós, a National EMS trabalhava com caixas de arquivos e grandes arquivos. Uma sala de arquivo com seis arquivos verticais era usada para armazenar arquivos, e a cada dois meses esses gabinetes se enchiam. Nesse ponto, os arquivos seriam movidos para armazenamento em longo prazo, onde permaneceriam por sete anos. Enquanto isso, a empresa contrata mensageiros para recuperar documentos e entregá-los entre o escritório e o armazém.

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Além disso, como a empresa trabalha com Medicare e Medicaid, eles tem que fazer várias cópias de documentos para uso em vários arquivos. Algumas dúzias de vezes por dia, os funcionários precisam extrair arquivos existentes do armazenamento, o que leva cerca de 15 minutos para se levantar, ir para a sala de arquivos, localizar o arquivo, puxá-lo e retornar à sua mesa. Calculamos que eles estavam desperdiçando o equivalente a dois funcionários em tempo integral puxando arquivos todos os dias.

Criamos um plano para interromper todo esse trabalho de embaralhar e simplificar o fluxo de trabalho da empresa, reduzir custos de mão-de-obra e melhorar a eficiência. > Gerenciamento mais inteligente de documentos

A primeira coisa que precisávamos fazer era eliminar a dependência da empresa em gabinetes de arquivos e papel. Para digitalizar toda a documentação, instalamos scanners alimentados por folhas de face dupla da Kodak. Todo o pessoal de faturamento agora tem seus próprios scanners em suas mesas, e dois scanners Kodak i1220 maiores agora estão localizados centralmente para uso comum. Os funcionários remotos também terão os scanners menores e farão a varredura diretamente para o servidor remotamente.

No núcleo de nossa solução, implantamos o Cabinet NG, um sistema de gerenciamento de documentos para ajudá-los a eliminar o papel enquanto fornecem um sistema seguro, orientado por auditoria, que lhes permitirá cumprir mais facilmente com HIPAA e outros regulamentos. Instalamos um servidor para lidar com essa carga, pois a demanda será muito alta para o servidor existente da empresa. Esse novo servidor também desempenhará a função de servidor de terminal para que os usuários remotos possam acessar o sistema sem sofrer atrasos.

O Cabinet NG também pode extrair informações de seu sistema existente, portanto recomendamos as opções de sincronizador e recuperador para integrar em seus programas e infra-estrutura existentes. Dessa forma, eles poderão obter os arquivos de que precisam para um cliente em particular, que foram instalados em seu software de faturamento, sem precisar procurar esse cliente no CNG. O Sincronizador permite uma importação única ou uma sincronização contínua de um banco de dados existente, como o de seu software de faturamento. O Retriever permite que eles vinculem o Cabinet NG a seus programas ou aplicativos da Web existentes, de modo que, quando eles acessam um cliente nesse programa, o retriever puxa os documentos no CNG. Essa é uma grande vantagem, pois permitiu que eles integrassem o gerenciamento de documentos em seus programas existentes sem atualizá-los ou substituí-los.

Também estamos recomendando que aproveitem as funções de fluxo de trabalho do CNG para automatizar algumas de suas tarefas mais comuns. No entanto, eles movem papel ao redor do escritório agora pode ser feito eletronicamente. O novo fluxo de trabalho permite que eles executem tarefas importantes rapidamente, como rotear todas as planilhas de horas para um único gerente para aprovação e mover pastas inteiras para alguém específico para análise. Planos futuros de fluxo de trabalho, incluindo a automação de parte da criação de documentos e o roteamento automático para a pessoa que precisa aprová-los ou editá-los em seguida. Poderemos criar alertas e condições para qualquer documento que eles precisarem.

Para manter os custos de licenciamento sob controle, recomendamos uma licença do Cabinet NG de 20 lugares com uma combinação de usuários nomeados e licença de usuário simultâneo. Desta forma, a licença concorrente pode ser atribuída a vários usuários, como aqueles que trabalham em turnos diferentes.

O pagamento

O benefício mais claro da nossa solução é que o National EMS poderá acabar com todo aquele papel e custos associados ao armazenamento. A conformidade com a HIPAA e outras regulamentações será mais fácil de manter e mais fácil de rastrear. Reduzindo a quantidade de papel que eles produzem, incluindo a remoção das máquinas copiadoras de alto volume usadas para fazer várias cópias para cada arquivo, a empresa economizará cerca de US $ 6.000 anualmente.

A EMS Nacional também recuperará cerca de 80 horas de trabalho por semana, já que os funcionários não precisarão mais arquivar e recuperar manualmente documentos em papel. Enquanto isso, os recursos de rastreamento eletrônico no CNG melhorarão a responsabilidade do trabalhador. Qualquer documento em papel que eles tenham agora pode ser escaneado e triturado. Nos próximos anos, a empresa poderá reaproveitar gradualmente seu espaço de armazenamento à medida que os arquivos existentes atingirem o período de armazenamento necessário de sete anos.

Conheça os Profissionais

Doug Smith é o proprietário e proprietário da NRD, uma empresa de TI com sede em Covington, Geórgia, com mais de 50 anos de experiência em TI combinada na equipe. Juntos, a equipe possui mais de 50 certificações padrão do setor, incluindo vários MCSEs. Entre em contato com eles pelo telefone 404-477-1302 ou pelo site da Web.

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