Mover-se do evernote para o google manter anotações e documentos: minha experiência

No mês passado, escrevi uma postagem detalhada explicando por que mudei todos os meus dados e arquivos do Dropbox para o Google Drive. Isso faz parte do meu esforço contínuo para mover tudo para uma única plataforma. Minha ideia é usar menos aplicativos e extensões / complementos em prol da consistência, uniformidade e melhor integração entre plataformas e interface do usuário.

Hoje, compartilharei minha experiência de mudança do Evernote para o Google Keep (agora chamado de Keep Notes) e do Documentos. Por que eu escolhi o Google? A maioria dos produtos do Google é gratuita ou mais barata que a concorrência. Além disso, o Google suporta quase todas as principais plataformas.

Eu era um grande fã do aplicativo de calendário Sunrise antes da Microsoft comprá-lo e desligá-lo. Eu usei o aplicativo Newton para e-mails e agora ele está sendo desligado também. O destino da Evernote também está na balança, já que a empresa já perdeu seu CTO e CFO e, segundo rumores, está em uma espiral descendente sem crescimento nos últimos meses.

Nesse cenário, faz sentido agir rapidamente e passar para um conjunto de alternativas confiáveis. Foi assim que comecei.

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1. Evernote para o Google Keep

Enquanto o Evernote oferece a capacidade de ver todos os seus cadernos e anotações claramente na barra lateral, o Google Keep adota uma abordagem diferente.

Mantenha oferece uma interface simples. No entanto, não há notebooks ou sistema de hierarquia de arquivos. Em vez disso, você pode criar notas que podem ser codificadas por cores para melhor apresentação e organização.

Sempre gostei de apps visualmente atraentes e fiquei feliz em saber que agora posso atribuir uma cor a cada nota. Faz a busca de informações sobre um projeto ou tópico em particular muito mais rápido.

Também gosto da ideia de poder converter o Keep no Google Docs a partir da interface.

O Google Keep conta com tags e o poderoso recurso de pesquisa do Google para ajudar você a encontrar o que procura em suas anotações. Se você estiver procurando por uma estrutura de pastas para entender suas anotações e ideias, precisará consultar o Google Docs, mas saiba mais sobre isso posteriormente.

Keep permite que múltiplos usuários colaborem em uma única nota de graça, ao contrário do Evernote. Você precisa do plano do Evernote Plus para isso. Agora posso convidar amigos para contribuir com uma lista de tarefas pendentes de todas as atividades nas quais podemos participar em nossas viagens.

O Evernote me permitiu anotar imagens na hora. No Google Keep, posso desenhar. Seja uma nova anotação em branco ou uma já existente com uma foto, posso ser criativo aqui.

E os usuários de negócios que estão usando o bate-papo e a apresentação do Evernote? Acredito que o Hangouts funcionará perfeitamente bem nessas situações. Você pode usá-lo para conversar ou fazer vídeo-chamadas em reuniões. Em vez de usar cadernos e anotações, você estará usando pastas e arquivos no Drive e anotações no Keep.

Na minha área de trabalho do Windows, eu estava usando notas adesivas para criar notas curtas que eu poderia excluir mais tarde em poucos dias. Não havia recurso de sincronização disponível. O Google Keep também o substituiu.

Eu costumo esquecer coisas que devo fazer quando estou fora de casa. Keep me ajuda a anotá-los rapidamente. Eu criei uma nota para receber cartões de visita impressos em uma loja de impressão local e adicionei um lembrete de localização. Quando estou na vizinhança, o Keep me lembrará disso. Com o Evernote, eu só poderia criar lembretes baseados em tempo.

Uma área onde o Keep brilha sobre o Evernote é a lista. No Keep, quando eu criar uma lista com vários itens e marcá-los como concluídos, cada entrada se move para o final da lista. Quando comecei a digitar um item, Keep me lembrou que ele já estava presente na lista e me ajudou a evitar a duplicação. Esse recurso está disponível em muitas listas de tarefas como Todoist.

Um excelente exemplo para usar listas é criar uma nota de lista de compras para sua casa e compartilhá-la com seu cônjuge. Torna fácil comprar mantimentos e verificar itens. Minha única queixa é que eu não recebo uma notificação quando algo é retirado da lista.

Tanto o Evernote quanto o Keep me permitem tirar ideias de captura enquanto estou em movimento usando texto, imagens e voz. Falando sobre voz, o Keep faz melhor do que o Evernote aqui. Todos os memos de voz serão convertidos em texto e salvos na mesma nota para leitura posterior.

Deficiências da Keep

Não é todo o sol embora. O que eu não gosto em manter é como ele trata notas e listas separadamente. Uma nota pode ser uma lista com caixas de seleção ou uma nota com texto, imagem e voz. Não pode ser uma mistura dos dois. Isso é frustrante.

Embora o Notes seja poderoso e surpreendente, ele não se integra ao Google Agenda. O Google Docs faz isso por que o Google Keep não funciona? Enviei um tweet para a equipe e eles me pediram para enviar uma solicitação de recurso. O Google também tem um aplicativo de tarefas que não integra o Keep.

No lado positivo, eu pude instalá-lo em todos os dispositivos que possuo, diferente do Evernote, onde na minha conta gratuita, eu estava restrito a dois dispositivos.

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Sendo um produto do Google, o Keep irá sugerir frases automaticamente quando você começar a digitar e, se a entrada já estiver na sua lista, isso o lembrará do mesmo. Você pode então desmarcá-lo.

O Keep não oferece suporte a rich text, o que significa que não posso usar dicas em negrito, itálico ou outras para me ajudar a organizar meus pensamentos dentro de uma nota como fiz no Evernote.

Certa vez, criei uma nota muito longa, pensando que seria fácil pesquisar texto, mas estava enganado. Embora exista um recurso de pesquisa para procurar texto dentro de anotações, não há como pesquisar em uma anotação.

Durante minha pesquisa, descobri que há um limite de 99 no Keep. Isso pode ser tão limitante se você estiver usando o Keep por um longo tempo. A boa notícia é que o limite de rótulo anterior era de 50 e parecia ter sido aumentado recentemente. À medida que a popularidade da ferramenta aumenta, talvez o Google revise sua decisão. Por outro lado, o Evernote permite até 100.000 tags!

O Evernote também tem algumas falhas. Como usuário livre, descobri que não era possível adicionar várias imagens em uma única nota devido a um limite de 25 MB / nota.

Aqui está uma lista completa de todos os limites, em termos de conta, para o Evernote. O Google precisa fazer uma lista semelhante.

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2. Evernote para o Google Docs

Sinceramente, vou sentir falta do recurso de notebook do Evernote, mas encontrei uma solução - o Google Docs. Dentro do Google Drive, eu consegui criar subpastas dentro de pastas para armazenar meus documentos e arquivos. Agora posso usar o Drive e o Docs para imitar a função de arquivamento do Evernote.

Embora o Evernote permita que eu tenha apenas dois níveis de profundidade com sua estrutura de pastas, não há limite para a profundidade com que posso ir com as pastas do Google Drive.

Ainda estou no processo de transferência de notas, mas é isso que parece no momento. Vai tomar melhor forma ao longo do tempo. Eu estou fazendo uma de cada vez, mas existem maneiras de automatizar o processo. Mais sobre isso depois.

O Google Drive também permite pesquisar documentos internos e arquivos PDF gratuitamente. Tanto o Drive quanto o Evernote suportam OCR, e você não precisa pagar pelo primeiro, como faz com o Evernote.

Estou usando o Documentos como um gabinete de arquivos para armazenar anotações e anexos que são mais de longo prazo. Enquanto isso, uso o Google Keep para notas de curto prazo que eu excluo com frequência. Manter é melhor para notas de texto, imagem e áudio.

É fácil converter um documento do Google para o Keep e vice-versa. Útil para momentos em que eu quero armazenar uma nota do Keep permanentemente. Este recurso está faltando para as versões iOS desses aplicativos. Não sei ao certo por que o iOS foi excluído, já que muitos aplicativos do Google estão disponíveis nessa plataforma.

O Evernote funciona como um arquivo. Você pode alcançar resultados semelhantes com o Keep e o Documentos Google com a ajuda da extensão Salvar no Google Drive. Usando isso, você pode recortar páginas da Web em formato HTML ou PDF. Como o Evernote, o Google suporta o OCR e também pode pesquisar texto nas imagens.

As páginas da web que eu preciso apenas para referência rápida, salvei para Continuar usando esta extensão do Chrome.

O Documentos Google também suporta rich text que está muito ausente no Keep. Você pode criar links para outros documentos e arquivos dentro do Drive, da mesma forma como vincula outras anotações / blocos de anotações no Evernote, mas o mesmo não é possível no Keep. Isso torna o Google Docs ainda mais indispensável.

Eu tenho que concordar que o uso de uma combinação de Google Docs e Keep pode me colocar em uma correção ocasionalmente. A pesquisa do Google funciona separadamente no Drive e no Keep. Isso porque o Keep não faz parte do Google Drive. No entanto, aplicativos como o Apresentações Google e o Planilhas Google são parte do Google Drive e também vinculam ao Google Keep, o que pode ser útil para tabelas e apresentações.

Apesar de não estar satisfeito com este acordo, o Keep é gratuito e vem com armazenamento ilimitado, não contando para o armazenamento gratuito de 15 GB do Google. Confira nosso guia de armazenamento do Google Drive sobre o que conta e o que não conta.

3. Como transferir

Este é o maior problema que tenho enfrentado até agora. Não há como importar notas e anexos do Evernote para o Keep diretamente. Solicito a todos que abram o Keep e usem a opção de feedback para enviar uma solicitação de recurso do Evernote para o Keep. Você pode fazer isso apenas na versão da Web, não em aplicativos para computador ou dispositivos móveis.

Existem algumas soluções que discutirei abaixo. Veja qual deles atende às suas necessidades.

O Cloud HQ oferece um serviço gratuito que fará backup de todas as suas notas do Evernote para o Google Drive gratuitamente. Eles vão criar um arquivo HTML para cada nota. Nós já sabemos que o Drive integra o Keep.

Agora você pode criar notas no Keep do Documentos. A parte posterior pode ser um processo tedioso, mas essa é a única alternativa disponível no momento.

A segunda opção é copiar tudo manualmente, uma nota por vez. É isso que estou fazendo, pois me dá mais controle sobre todos os aspectos do processo e me permite fazer uma limpeza na casa.

Eu deletei anotações antigas, mesmo cadernos inteiros, que eu não precisava mais. Durante o processo de transferência manual e demorado, tropecei em anotações há muito esquecidas, mas essenciais, com fragmentos de informações que nem me lembrava.

Evernote para o Google Keep & Docs

Eu tenho mais de 1000 notas no Evernote, mas não preciso mais de metade delas. O processo de transferir notas do Evernote para o Documentos e o Keep levará tempo, mas consolidará ainda mais meus dados, e eu terei dois lugares a menos para procurar ideias, anotações e arquivos.

A combinação do Google Docs e do Keep pode substituir o Evernote e até mesmo um aplicativo de lista de tarefas, mas com o preço de menos recursos. Então a questão é o que você precisa? Mais recursos e mais aplicativos com arquivos e dados espalhados pela web?

Ou, você pode fazer com menos recursos oferecendo aplicativos, mas mais estabilidade, consistência entre plataformas e melhor integração? Claro, você pode ter que cortar cantos em algum lugar, e é inteiramente com você que você vai cortar.

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