Verifique se o email geral foi atendido

Como o seu negócio lida com o e-mail geral e de consulta de vendas? Em muitas organizações, essas mensagens vão para uma conta de email compartilhada, como [email protected]. Respondê-los pode ser de responsabilidade de qualquer um dos vários representantes da empresa.

Mas como você garante que sua empresa lide prontamente com todas as consultas enviadas para um endereço de e-mail compartilhado? No mundo dos negócios acelerado de hoje, deixar um e-mail ficar sem resposta por muito tempo pode significar a diferença entre ganhar uma ordem de venda e perdê-la. E como você evita que vários funcionários desperdicem seu tempo (e dê ao cliente uma má impressão dos processos de sua empresa) respondendo à mesma consulta?

O Email Center Pro (ECP) pode ajudar. É um novo serviço baseado na Web para compartilhar mensagens de email entre colegas de trabalho, que podem adicionar comentários a mensagens e usar modelos ou colaborar para produzir respostas oportunas.

Dependendo de como você configura o sistema, o compartilhamento de mensagens pode ter implicações de privacidade. E o ECP não foi projetado para substituir seu email comercial; Ele trabalha com seu serviço existente para garantir que sua equipe não deixe cair a bola em sua correspondência eletrônica.

Você pode avaliar o ECP usando um plano gratuito, com suporte de publicidade. Os planos pagos começam em US $ 19 por mês.

Usando o Email Center Pro

Você pode se inscrever para uma conta ECP online - e criar uma ou mais caixas de correio - em apenas alguns minutos. A ECP recomenda que você canalize email para o serviço configurando a recuperação de POP de uma caixa de correio específica (por exemplo, [email protected]); mas se preferir, você pode encaminhar e-mails conforme eles chegam ou simplesmente fornecer seu endereço de caixa de correio do ECP (embora isso produza um endereço de aparência mais clichê - algo como [email protected]).

Você pode use o serviço para contas privadas, é claro, mas isso fará com que o e-mail do indivíduo não seja mais privado. Ainda assim, quando os funcionários adoecem ou saem de férias ou licença maternidade, o uso do ECP para gerenciar suas contas (talvez encaminhando temporariamente suas mensagens para o ECP) ​​pode ajudar os colegas a reduzir a folga do email que, de outra forma, acabaria até que os funcionários ausentes retornassem..

Depois de fazer o login no serviço online da ECP, você pode visualizar e pesquisar todas as mensagens de e-mail nas contas cobertas, totalizando um histórico de comunicação com o cliente. Além disso, para criar um registro mais completo, você pode encaminhar mensagens antigas e mensagens pertinentes de contas individuais não tratadas pelo serviço.

O ECP usa o SpamAssassin como um filtro antispam. O spam recebido não conta com as cotas mensais de mensagens de email bastante restritas do serviço.

O Email Center Pro permite atribuir mensagens em uma caixa de correio compartilhada a funcionários individuais para acompanhamento.

Um menu suspenso permite atribuir uma nova mensagem para uma pessoa específica para acompanhamento. Você também pode organizar o envio de novas notificações de mensagens e rastrear as respostas para ver por quanto tempo um e-mail não foi atendido - ou anexar anotações a um tópico de e-mail com um cliente para compartilhar informações com sua equipe. > O editor integrado permite que você crie modelos de mensagem personalizados, reduzindo o tempo necessário para criar uma resposta personalizada e introduzindo um grau de consistência nas respostas da sua empresa.

As pastas inteligentes permitem que você organize seu email filtrando os critérios especificar - como por assunto da mensagem ou e-mail atribuído a você por uma resposta. Essas pastas facilitam a visualização das mensagens que você considera mais importantes.

O Email Center Pro é ideal para você?

O ECP surgiu de uma necessidade do desenvolvedor de software de planejamento empresarial Palo Alto Software para gerenciar melhor -enviar. A empresa diz que, como a ECP usa a infraestrutura da Amazon Web Services, possui o mesmo nível de confiabilidade da loja da Amazon.com.

Um plano gratuito, suportado por anúncios em rodapés de e-mail, oferece 1 GB de armazenamento, aceita 250 mensagens de e-mail não spam por mês e acomoda cinco usuários e duas caixas de correio. Os planos pagos sem anúncios começam em US $ 19 por mês para armazenamento de 5 GB, 2500 mensagens de e-mail mensais, usuários ilimitados e cinco caixas de correio; Esses planos também incluem um serviço para fazer backup de seus dados.

O plano mais caro custa US $ 149 por mês para 30 GB de armazenamento, 15.000 mensagens de e-mail mensais, comunicação SSL segura e usuários e caixas de correio ilimitados.

ECP isn é a única maneira de gerenciar emails compartilhados. Eu discuti uma estratégia menos elegante (e menos cara) em uma coluna anterior. Um sistema de emissão de cupons de help desk, como o Cerberus Helpdesk, é outra opção. No entanto, o ECP é fácil de usar e simples de configurar ao lado do sistema de email existente.

A empresa também criou uma promoção para os leitores do PC World: Inserindo

pcworld08 na caixa de código durante a inscrição o plano Padrão (US $ 19 / mês) lhe dará direito a três meses de serviço gratuito. Richard Morochove é consultor e escritor de TI. Envie-lhe perguntas sobre como usar a tecnologia em empresas de pequeno e médio porte conectadas

via e-mail. A PC World pode editar sua consulta e não pode garantir que todas as perguntas serão respondidas.