Mantenha as guias em seus documentos legais

acordo pode ser o começo de algo maravilhoso em um negócio. Mas manter o controle de todos os detalhes em um grande número de contratos pode ser um pesadelo para a manutenção de registros.

O painel principal de Mumboe mostra as tarefas futuras e vencidas, juntamente com seus prazos. Ícones proeminentes permitem que você crie, visualize ou encontre um acordo que você armazenou no banco de dados online da Mumboe.

Um novo serviço chamado Mumboe retira documentos legais de armários de arquivos empoeirados e os coloca em um banco de dados on-line seguro e pesquisável. Ele pode ajudar uma empresa a criar e rastrear seus contratos legais e quaisquer prazos ou outras informações importantes relacionadas a eles.

Mumboe é uma alternativa baseada na Web para software de desktop para gerenciamento de documentos, como o Docsvault. Outros serviços online, como o Microsoft Office Live Small Business, permitem armazenar e rastrear documentos. Mumboe, no entanto, é particularmente adequado para gerenciar uma série de acordos legais, uma vez que também rastreia tarefas e dados relacionados que podem ser importantes, como a data de vencimento de um contrato.

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Eu suspeito que o fato de ser um serviço online irá dissuadir certos usuários em potencial. Alguns advogados, por exemplo, não confiariam documentos sensíveis a nenhum banco de dados na Internet, por mais seguro que fosse. Mas, supondo que você selecione uma senha forte, a transmissão on-line de seus documentos deve estar bem protegida pela criptografia de 256 bits do serviço.

Como o Mumboe funciona

Depois de criar uma conta de usuário, você faz login no Mumboe via navegador da Web para encontrar uma interface de usuário sobressalente, porém elegante. O painel principal mostra as tarefas futuras e vencidas, juntamente com seus prazos. Você também vê ícones destacados que permitem criar, visualizar ou encontrar um contrato em seu banco de dados on-line.

Uma barra de menus na parte superior fornece acesso com um clique para gerenciar contratos, tarefas e contatos. Outras opções de menu incluem marcadores e itens visualizados recentemente.

Mumboe permite criar vários tipos de contratos, como contratos de leasing ou de não divulgação, usando modelos do Microsoft Word que podem ser baixados do Mumboe.com e personalizados no Word ou em qualquer outro. Aplicativo compatível com o Word. O principal valor do serviço, no entanto, reside na sua capacidade de rastrear contratos legais

Contratos de Rastreamento em Mumboe

Você pode fazer upload de contratos para o Mumboe em formatos.doc (Word), PDF ou TIFF. Depois que o documento é inserido no banco de dados, o acesso a ele pode ser compartilhado com outros usuários que você autorizar. O serviço suporta várias formas diferentes de pesquisar um contrato, como os nomes das partes do contrato ou as datas de renovação e expiração do contrato.

O Mumboe também fornece um banco de dados para acompanhar as principais provisões desses documentos, como como pagamentos necessários, números de ordem de compra e território coberto. Ele também rastreia eventos, como novas versões do contrato. Agora, você deve preencher manualmente a maioria dos campos de banco de dados aplicáveis ​​para cada contrato, mas a Mumboe planeja automatizar mais entrada de dados em revisões futuras.

Integração com o serviço de gerenciamento de relacionamento com o cliente A Salesforce.com está prevista para o final deste ano.

Quem precisa do rastreamento de contrato legal?

O Mumboe é voltado para uma variedade de empresas - de pequeno a grande porte - que precisam se manter próximas guias sobre seus acordos legais. O serviço pode ser útil tanto para o consultor jurídico interno quanto para os consultores jurídicos externos que precisam revisar os contratos preliminares e manter o controle sobre os contratos existentes de uma empresa.

A Mumboe está atualmente em teste beta. O serviço completo será lançado em 20 de março com três versões. O Mumboe Express é gratuito e inclui armazenamento para até dez contratos (50MB) e acesso compartilhado para até três usuários.

O Mumboe Standard inclui armazenamento para 250 contratos (500MB) e custa US $ 24 por usuário por mês, sem limite no número de usuários. Pro pode armazenar até 1000 contratos (2GB) por US $ 48 por usuário por mês. Organizações que exigem mais de 2GB de armazenamento devem entrar em contato com a Mumboe para obter preços corporativos

Supondo que você exija mais do que o oferecido pela edição Express grátis, a Mumboe custará mais do que um arquivo, o repositório tradicional para contratos legais. No entanto, muitas organizações devem considerar que vale a pena pagar a capacidade de compartilhar documentos, acompanhar o histórico de revisões e manter o controle dos prazos.

Richard Morochove é consultor e redator de TI. Envie-lhe perguntas sobre o uso da tecnologia em seu negócio conectado de pequeno a médio porte via e-mail. A PC World pode editar sua consulta e não pode garantir que todas as perguntas serão respondidas.