HyLighter ajuda grupos a colaborar em documentos

Colaborando com outros membros de sua equipe criar e modificar documentos é uma necessidade comercial comum. Mas qual é a melhor maneira de lidar com essa tarefa? Um novo serviço de colaboração de documentos on-line chamado HyLighter permite usar o código de cores para realçar anotações, que o serviço rastreia separadamente do documento original.

Os produtos desenvolvidos para atender às necessidades das pessoas que colaboram em documentos já existem há algum tempo. Um exemplo familiar é o recurso Track Changes do Microsoft Word; introduzido há vários anos, esse recurso permite que os usuários marquem um documento do Word com comentários e alterações sugeridas que outros colaboradores podem aceitar ou rejeitar.

Muitos serviços da Web bem conhecidos oferecem opções de colaboração de documentos altamente flexíveis, incluindo acesso a documentos compartilhados. O Microsoft Office Live eo WebEx WebOffice, por exemplo, permitem que você envie documentos para um site on-line particular para compartilhamento, revisão e modificação. O Basecamp fornece um Writeboard on-line para colaboração de documentos, bem como serviços simples de gerenciamento de projetos.

O HyLighter, atualmente em teste beta, é especializado exclusivamente em colaboração de documentos. Ele oferece benefícios indisponíveis em serviços de compartilhamento on-line mais genéricos - mais notavelmente um esquema de codificação de cores intuitivo que destaca áreas de interesse da equipe de negócios.

O HyLighter rastreia comentários e sugestões de alterações separadamente para não obscurecer o documento original. Na verdade, você não pode alterar o documento em si no HyLighter, o que pode torná-lo inadequado para alguns usuários. Mas em situações em que o acompanhamento das preocupações dos colaboradores é importante, pode ser bastante útil.

O HyLighter processou incorretamente a letra minúscula c em todo o documento PDF importado.

HyLighter é um trabalho em andamento, então eu não recomendaria confiar exclusivamente quando você está trabalhando com documentos importantes; esteja preparado para usar outra coisa se tiver dificuldades com ela. Por exemplo, o serviço diz que ele suporta documentos nos formatos Word, PDF e HTML, mas alguns PDFs que eu carreguei para o serviço não foram renderizados completamente. (HyLighter reconhece que alguns PDFs de várias colunas com gráficos incorporados, como o da captura de tela mostrada acima à esquerda, podem não ser exibidos corretamente.)

Por outro lado, os documentos do Word são exibidos sem falhas. HyLighter diz que planeja apoiar a anotação em arquivos gráficos, de áudio e vídeo eventualmente

Como o HyLighter trabalha

O HyLighter reconhece dois tipos de usuários: o criador do documento e o convidado - a pessoa a quem o originador pede para participar da colaboração. Pequenos tutoriais animados no site do HyLighter explicam os papéis do usuário em maiores detalhes.

O originador inicia o processo inscrevendo-se no serviço e carregando um documento. Eu me deparei com um problema menor na primeira vez que tentei me inscrever: não recebi um aviso via e-mail. Mas, em uma segunda tentativa no dia seguinte, tive sucesso.

Uma vez logado, você verá uma interface extra. Na parte superior, há opções de menu para acessar documentos originados e documentos para os quais você foi convidado para colaborar. Um painel do lado direito contém links para alterar seu perfil e para importar documentos nos quais você deseja trabalhar no HyLighter.

A importação de documentos é simples. Você fornece um título de documento, localiza o arquivo em seu PC, atribui a ele um status de direitos autorais (seguro, pendente ou não aplicável) selecionado em um menu suspenso, insira uma descrição, se desejar, e liste os endereços de e-mail de as pessoas que você deseja convidar como colaboradores.

Cada convidado recebe uma mensagem de email solicitando entrada no documento. Antes de trabalhar em um documento, o convidado deve configurar uma conta HyLighter

Comentários, não alterações

Depois de carregar um documento do seu PC para o serviço online (que leva alguns segundos), você pode iniciar anotando-o.

As barras de cores do HyLighter lembram os realces do mundo real aplicados com canetas coloridas: elas não obscurecem o texto. As barras amarelas destacam passagens em que você fez um comentário, as azuis indicam comentários de outras pessoas e as verdes sinalizam áreas de interesse comum. Tons mais escuros de azul ou verde aparecem quando os colaboradores mostram um interesse especialmente forte em um segmento - por exemplo, quando vários participantes deixam comentários sobre o mesmo texto.

Os comentários aparecem em um painel à direita do documento. Cada comentário aparece sob o nome de seu autor e, ao clicar em um pequeno ícone em forma de caixa à direita do nome do autor, o vermelho de destaque relevante é ativado. Outros ícones pequenos permitem substituir, adicionar ou remover comentários.

Quando você adiciona ou substitui comentários, aparece uma caixa simples de edição de texto, oferecendo algumas opções comuns de formatação, como negrito e itálico. Você pode inserir links para sites da Web ou dados em um servidor externo - vídeos do YouTube, por exemplo -, mas não é possível carregar os dados externos no próprio HyLighter.

Botões localizados acima da coluna de comentários tornam o documento adicional em todo o documento funções disponíveis. Uma permite criar uma nota G - um comentário geral que não está vinculado a nenhuma área específica do documento. Um botão Comparar permite designar os comentários que você visualiza - seus, digamos, ou apenas os dos colegas.

Quando a colaboração estiver concluída, você poderá pressionar um botão Exportar para exportar o documento e os comentários para um arquivo HTML, aparentemente limitando a utilidade do serviço. (HyLighter planeja incluir suporte para exportação para formatos RTF, PDF e possivelmente Word no futuro.)

Nesse meio tempo, o arquivo de ajuda do HyLighter sugere uma solução alternativa que usa o botão Easy View: Clique para gerar uma janela mais estreita em que o documento realçado aparece no painel superior e os comentários no painel inferior. A menos que você tenha um display muito pequeno, você terá espaço suficiente para abrir seu aplicativo de criação de documentos (Word, por exemplo) em uma segunda janela estreita ao lado da janela Easy View; então você pode fazer as alterações manualmente. Obviamente, essa não é uma maneira eficiente de trabalhar.

O HyLighter vale a pena?

Eu gosto do modo como o HyLighter separa os comentários do documento. A maioria das ferramentas de colaboração baseadas na Web modifica o próprio documento e, como resultado, quando muitos usuários estão envolvidos, a intenção e o tom do texto original podem se perder.

Se apenas uma ou duas pessoas estiverem revisando o documento, o perigo de afogamento nos comentários pode ser muito pequeno. Enquanto isso, o trabalho extra de transferir comentários e alterações no documento original pode parecer uma grande desvantagem.

O HyLighter é gratuito durante seu período beta, e o serviço mostra uma promessa real. Se você precisa colaborar em documentos, eu recomendo que você experimente para ver se combina com seu estilo.

Uma vez que a versão final do HyLighter apareça, ele estará disponível como um aplicativo que os usuários podem instalar em seu servidor, como além de ser um serviço hospedado. O preço não foi definido

Richard Morochove é consultor e escritor de TI. Envie-lhe perguntas sobre como usar a tecnologia em seu negócio conectado de pequeno a médio porte via e-mail. PC World pode editar sua consulta e não pode garantir que todas as perguntas serão respondidas. >