Use o calendário do outlook para obter lembretes constantes e em série

Geralmente, contamos com lembretes para não esquecermos importantes tarefas. Mas esse lembrete único pode não ser o suficiente às vezes. Você fica fora de vista uma vez, e fica fora da mente antes que você perceba. É quando você precisa ser bombardeado com lembretes constantes para ter certeza de que seu cérebro não tem o luxo de ser esquecido quando se trata dessas tarefas essenciais.

Uma dessas tarefas essenciais para mim é pagar minhas faturas de cartão de crédito. Apenas um lembrete? Nem serve como uma cutucada, esqueça de me empurrar para entrar no meu banco.

O que eu preciso em tal cenário é um processo que me diria a cada dia: "Você tem N dias para pagar suas contas". Agora, eu uso o MS Outlook como um rastreador de tarefas e isso não me ajuda a criar esse lembrete de rotina. Então, eu pensei em usar meu calendário, que me lida como o mostrado no exemplo abaixo.

Nosso artigo é um guia sobre como criar essas entradas de calendário. E você precisa de um guia porque um simples compromisso de calendário não ajudará a criar essas tarefas de contagem regressiva.

Parte I: criar um arquivo CSV

A chave para criar essas entradas de calendário é criar um arquivo de valores separados por vírgula e, em seguida, importá-lo para o calendário do MS Outlook.

Criar um arquivo do MS Excel e dados de perfuração conforme seus requisitos. Os cabeçalhos das colunas, data de início e assunto são obrigatórios.

As datas aqui devem ir em ordem crescente e o número de dias deve ir em ordem decrescente. Para preencher rapidamente essas séries, você pode usar o truque que discutimos em um post separado.

Nota: Se você deseja adicionar mais campos ao arquivo, você pode criar um calendário em branco, exportá-lo como um arquivo CSV e estudar os campos suportados.

Quando terminar, salve o arquivo no formato CSV. Isso porque você importará para o seu calendário mais tarde.

Parte II: Importar Arquivo CSV para Calendário

Agora, você precisará importar os valores do arquivo para o seu calendário na ferramenta do MS Outlook. Estamos usando o MS Outlook 2013 em nosso exemplo. Os passos seriam mais ou menos iguais em versões inferiores também.

Etapa 1: navegue até o menu Arquivo e clique na seção Abrir e exportar no painel esquerdo. Em seguida, clique em Importar / Exportar no lado direito.

Passo 2: Na próxima janela, escolha Importar de outro programa ou arquivo. Clique em Next.

Passo 3: Em seguida, selecione o tipo de arquivo. No nosso caso, tem que ser, valores separados por vírgula. Clique em Avançar novamente.

Etapa 4: navegue até o arquivo que contém seus dados do calendário, como o que criamos na Parte I acima. Clique em Avançar depois de ter escolhido o arquivo correto.

Etapa 5: escolha o calendário para o qual você deseja importar a nova entrada de calendário e clique em Avançar.

Etapa 6: verifique novamente se o arquivo de importação está correto. Clique também em Mapear Campos Personalizados para verificar se os cabeçalhos Assunto e Data de Início foram mapeados corretamente.

Passo 7: Depois de ter verificado os campos personalizados, clique em OK e, em seguida, clique em Concluir. Em segundos, as entidades sincronizarão e refletirão as alterações, conforme mostrado no calendário de amostra.

Conclusão

Para uma pessoa como eu, esses lembretes fazem muito sentido. Eu trabalho dia a dia com calendários e eles ajudam muito conscientemente e constantemente lembrando de algo importante que eu preciso saber durante um período de tempo.

Experimente os seus requisitos e pergunte-nos se não conseguir passar por uma configuração específica.