Como usar a ferramenta de comentários em ms excel para adicionar notas

No passado, falamos sobre colaborar em documentos compartilhados. A vantagem óbvia é que todos os usuários estão na mesma página e têm o mesmo entendimento das alterações que os outros fazem no documento. Depois, nos concentramos no MS Word e analisamos duas ferramentas - Comentários e Controlar alterações. Hoje vamos discutir e explorar usando a ferramenta Comentários no MS Excel, que faz mais ou menos o mesmo trabalho.

Dica: Você também pode querer aprender como criar uma lista suspensa (lista de validação) em pastas de trabalho do MS Excel.

Bem, além de usar comentários como uma nota de um colaborador, você pode encontrar o seu uso ao tomar notas secundárias, especificando restrições de célula, etc. É totalmente sua responsabilidade como você torna este recurso útil. E enquanto nós elaboramos sobre isso, você pode querer experimentar algumas coisas. Então, abra a ferramenta MS Excel e navegue até a guia Revisar. Confira a seção Comentários abaixo.

Sempre que você quiser definir um comentário em qualquer célula, selecione-o. Em seguida, clique com o botão direito nele e selecione a opção que diz Inserir comentário.

Quando você fizer isso, uma pequena caixa de texto aparecerá e apontará para a célula selecionada. Você pode preencher os comentários nesta caixa.

Se você percebeu que a caixa de comentários também especifica o nome do criador / editor de comentários (que funciona como um identificador). Além disso, uma célula que foi comentada fica marcada por um triângulo vermelho no canto superior direito da célula.

Depois que um comentário é criado, há um aumento na opção de clique com o botão direito na célula. Os novos que se abrem são Editar comentário, Excluir comentário e Mostrar / ocultar comentário; dos quais, os dois primeiros têm os significados óbvios.

Mostrar / ocultar comentário pode ser usado para fixar / desmarcar o comentário para ficar sempre no topo. Ao mostrar, a caixa de comentários sempre aparecerá, mesmo se você estiver trabalhando com uma célula diferente. Quando oculto, vai para o fundo. A imagem mostra um exemplo misto (ligado e desligado) de comentários nos estados Mostrar e Ocultar.

Se você quiser, pode usar a ferramenta ribbon para mostrar / ocultar todos os comentários para realizar uma ação coletiva sobre isso. Isso significa que todas as células comentadas estariam em Show ou Hide state coletivamente.

Nota: Os comentários podem ser criados para apenas uma célula por vez. Se você selecionar várias células e, em seguida, inserir um comentário, a ferramenta irá desapontá-lo. No entanto, você não será impedido de criar um comentário duplicado em outro lugar.

Conclusão

Pessoalmente, eu acho o uso deste recurso em muitos lugares na minha documentação do dia-a-dia. E tenho certeza que você também achará útil em algum sentido. Então, da próxima vez que você quiser adicionar instruções a uma planilha, saiba o que fazer.