Como rastrear alterações, usar comentários em um documento do Word compartilhado

No escritório, às vezes precisamos criar um documento compartilhado viz. um documento para ser usado por várias pessoas. Quando este é o caso, também é óbvio que os privilegiados farão alterações no documento; e, às vezes, fazer alterações que os outros não conseguem descobrir.

Por isso, é uma boa ideia manter um registro das edições feitas em um documento compartilhado. A maneira básica de fazer isso é adicionar um comentário após uma alteração feita ou notificar os colaboradores após a edição. Mas isso nem sempre é muito conveniente, especialmente se o documento for grande. Felizmente, o MS Word está de volta aqui.

O MS Word fornece duas excelentes ferramentas, denominadas Comment and Track Changes, na guia Review. Embora eu tenha visto muito poucas pessoas usá-los, aqueles que usam sabem como as coisas podem ser fáceis assim que você conseguir esses dois excelentes recursos. E hoje vamos guiá-lo através do básico de praticá-los.

Usando comentários no MS Word

Esse recurso ajudará você a permitir que outros usuários (aqueles que têm acesso ao documento) saibam seus comentários ou sugestões sobre determinadas coisas. Por exemplo, selecione algum texto (como estou fazendo no meu artigo) e clique no ícone Novo Comentário. Anote o rótulo (s1) e o comentário correspondente que foi adicionado no painel esquerdo.

Agora, quando outros usuários abrirem o documento, eles poderão visualizar o comentário, aceitar seu feedback ou deixar seus próprios comentários. Nas ferramentas da faixa de opções, você pode excluir comentários ou até mesmo pular para o comentário anterior / seguinte.

Usando Rastrear Alterações no MS Word para Rastrear Edições do Documento

Como o nome sugere, esse conjunto ajuda a controlar as alterações que estão sendo feitas no documento. No momento em que você clica em "Mudar de faixa", o que quer que você digite "novo" aparece em vermelho e fica sublinhado. E o que você excluir é atingido (assim) em vez de ser excluído.

A linha vertical à esquerda se estende por todo o comprimento contendo qualquer alteração. Junto com isso, o Painel de Revisão (pode ser trazido da fita) mostrará detalhes sobre as mudanças que estão sendo feitas. Dessa forma, o proprietário terá um conhecimento profundo das edições feitas no documento.

Agora, essas alterações podem ser aceitas ou rejeitadas com a opção de clique direito.

Além disso, você pode optar por ver as revisões no formato do balão (imagem abaixo) ou verificar as diferentes revisões do documento (alterne as opções no menu suspenso dizendo Finalização da Exibição, mostrado na primeira imagem).

Há muitas outras atividades de formatação e mudança de cores às quais você pode aderir. E tenho certeza que você vai explorar essas opções depois de dominar o básico.

Conclusão

O objetivo deste artigo foi cobrir as noções básicas para você ajudar você a começar com essas duas ferramentas maravilhosas no MS Word. Se você os usou antes, talvez queira compartilhar alguns truques e dicas que você conhece, com nossos outros leitores. Para aqueles que começarem, conte-nos sobre suas experiências de usá-lo pela primeira vez.