Como tirar o máximo proveito do Outlook

Muitos de nós têm uma relação de amor e ódio com o Outlook - sim nós odiamos, porque às vezes ele cai inesperadamente, ou leva de três a dez segundos para fazer algo que não esperávamos. Mas acredito que, na maior parte, muitos de nós gostamos do Outlook e de sua natureza intuitiva. Os aplicativos de e-mail da Web simplesmente não parecem tão ricos ou fluidos quanto o Outlook.

O Outlook provavelmente é o primeiro aplicativo que você abre quando entra no escritório e o último aplicativo que fecha à noite (se você fechá-lo). Aqui estão as minhas 10 principais maneiras de ter uma experiência melhor com o Outlook. Primeiro compartilharei os cinco fundamentos de ter uma incrível experiência com o Outlook, depois compartilharei dicas mais avançadas no meu próximo post.

Arrastar e soltar qualquer coisa

Um dos maiores benefícios do Outlook é que você pode praticamente Arraste e solte qualquer item do Outlook de uma pasta para outra. Arraste um email para a pasta de contatos e o Outlook criará o contato para você com o nome e sobrenomes e o endereço de email para você. Arraste um email para a pasta do calendário e, novamente, um compromisso é criado para você com o corpo do email inserido nas notas do calendário

Clique com o botão direito do mouse em

Em caso de dúvida e não sabe o que fazer Em seguida, no Outlook, basta clicar com o botão direito em um item do Outlook e o menu que aparece provavelmente terá o recurso que você deseja. Clique com o botão direito do mouse no nome em um endereço de e-mail e escolha Adicionar ao contato do Outlook e seu contato será criado automaticamente. Clique com o botão direito do mouse em um item de calendário e você poderá imprimi-lo e levá-lo para seu próximo compromisso

Abrir várias janelas do Outlook

Quantos de vocês gostariam de ter sua caixa de entrada, calendário e contatos abertos o tempo todo? Você pode clicando com o botão direito do mouse no ícone Calendário ou na pasta Calendário e escolher "Abrir em nova janela" e outra pasta do Outlook é aberta. Faça o mesmo clicando com o botão direito do mouse no ícone Contato e "Abrir em uma nova janela".

Procurar por qualquer coisa

Se você é como eu, esperar um segundo para encontrar algo é irritante. Um dos melhores recursos que eu gosto sobre o Outlook 2007 é que você pode procurar coisas muito mais rápido. A pesquisa mais rápida em si vale a atualização se você ainda estiver usando uma versão anterior ao Outlook 2007. Basta digitar qualquer palavra na caixa Pesquisar em sua caixa de entrada e / ou em qualquer pasta de email e o Outlook vai imediatamente para encontrar o email correto. Você pode fazer o mesmo para os itens Contatos, Calendário ou Tarefa. A caixa de pesquisa fica no lado superior esquerdo e retornará rapidamente o item de pesquisa. Por exemplo, nas suas pastas de contato, basta digitar Nova York e todos os seus contatos que tenham Nova York em seus endereços ou anotações serão exibidos.

Criar pastas extras de qualquer coisa

Muitos de vocês já sabem como criar pastas de e-mail extras clicando com o botão direito do mouse na sua lista de pastas e escolhendo Nova pasta. Você sabia que pode criar outros tipos de pastas, como outro contato, calendário ou pasta de tarefas? Para criar outra pasta de contatos, talvez apenas um contenha contatos pessoais, basta clicar com o botão direito do mouse em qualquer item de pasta e escolher Nova pasta. Em "Pasta contém", escolha Itens de contato e selecione onde você deseja que a nova pasta de contatos seja armazenada e a pasta ficará visível.

Estas são as dicas fundamentais para uma experiência do Outlook mais rica. Familiarizar-se com esses recursos deve eliminar muitos minutos a mais que você pode usar para responder a seus e-mails. Da próxima vez, irei abordar recursos mais avançados que podem ajudá-lo a reduzir a quantidade de e-mails em sua caixa de entrada.

James Wong é o co-fundador e CEO da Avidian Technologies, os criadores do Prophet, o software fácil de CRM para o Outlook. James é um experiente e fundador de três empresas de sucesso, e um investidor ativo e apoiador do navio.