Como escolher uma solução de email hospedada

De todas as tecnologias que administram o seu negócio, há boas chances de que nenhuma tenha impacto na sua empresa, tanto quanto o bom e-mail. Enquanto organizações maiores têm hardware, infraestrutura e capital humano para gerenciar e-mail internamente, pequenas empresas com departamentos de TI pequenos a inexistentes não têm esse luxo. Veja como obter eficiência de e-mail para grandes empresas em um orçamento para pequenas empresas.

Para empresas com cinco a 25 usuários, hospedar seu próprio servidor de e-mail não vale o esforço e a despesa envolvidos e pode levar a mais tempo de inatividade do que ir com um serviço externo. Embora possa ser tentador para empresas muito pequenas simplesmente confiar em serviços de e-mail gratuitos como Gmail, Yahoo ou Hotmail, há algo em ter seu próprio nome de domínio que faz com que sua empresa pareça mais legítima. Usando uma conta de e-mail gratuita é uma oferta inoperante que sua organização é executada com pouco dinheiro. Felizmente, o Google e a Microsoft oferecem soluções de e-mail hospedadas acessíveis e robustas.

Apenas algumas semanas atrás, o Google tinha uma enorme vantagem como a solução hospedada mais econômica, mas a Microsoft reduziu seus preços pela metade recentemente Google alguma competição real. Ainda assim, o Microsoft Exchange Online a US $ 60 por usuário por ano é de alguns centavos a mais do que o Google Apps Premiere Edition (GAPE) por US $ 50. O Google e a Microsoft oferecem 25 GB de armazenamento com suas contas.

Um grande fator na escolha do Exchange hospedado sobre o Gmail é se você precisa ou não usar o Outlook. É claro que o Outlook suporta o Gmail por meio de IMAP, mas como é um protocolo somente de e-mail, você não poderá compartilhar sua agenda com colegas de trabalho sem se conectar à Web. Este é um recurso de recurso para muitas pessoas.

Outro motivo para considerar o Exchange é se você confiar em aplicativos de terceiros que estejam intimamente ligados ao Outlook. O Xobni, por exemplo, é uma ótima ferramenta de gerenciamento de contatos e redes sociais que funciona exclusivamente com o Outlook. O

Google Apps Premiere Edition também tem algumas vantagens. Se você é um usuário do Gmail, já sabe como os rótulos podem ser úteis e não os encontrará no Outlook. O Google também tem a vantagem de ser independente do navegador. Você terá a mesma experiência, independentemente de preferir o Firefox, o IE ou o Chrome. Até o Exchange Online migrar para o Exchange 2010 no início de 2010, você estará limitado ao Outlook Web Access Light ao usar navegadores que não sejam o Internet Explorer.

Embora o Outlook não ofereça suporte ao recurso completo do Google Apps Premiere Edition, os usuários do Outlook ainda pode acessar o Google Apps Premiere Edition por meio de um plug-in.

Se você já é um usuário do Google Docs, vai gostar de ter um único login para e-mail, Google Docs e outros serviços do Google. É claro que a Microsoft também oferece uma infinidade de recursos on-line adicionais, como SharePoint, Office Live Meeting e Office Communications Live, mas você precisará atualizar para o Business Productivity Online a US $ 120 por usuário por ano para usá-los.

O Apps Premiere Edition e o Exchange Online podem ser sincronizados com os controladores de domínio do Active Directory da organização. Isso reduz o número de senhas que os usuários precisam lembrar e permite uma experiência de logon único.

O Google Apps Premiere Edition oferece às pequenas empresas o melhor retorno possível, por uma margem estreita. Como as duas ofertas garantem 99,9% de tempo de atividade, a confiabilidade deve ser comparável entre os serviços. Se as suas necessidades de e-mail forem simples, o Google terá sua cobertura. Se você tiver que usar o Outlook, escolha o Exchange Online.

OBSERVAÇÃO: Este artigo foi atualizado para esclarecer fatos relacionados ao subsídio de armazenamento da Microsoft e ao suporte do Google ao Active Directory e Microsoft Outlook.

Michael Scalisi é um gerente de TI em Alameda, Califórnia.