Como bloquear o zoho writer durante a colaboração e mais truques legais

Se você costuma trabalhar com processadores de texto, como o Google Docs ou o Zoho Writer, deve saber que a criação de um documento perfeito geralmente exige muitas reescritas do zero. Seja a adição de novas sentenças ou a correção de falhas anteriores. A situação é relativamente fácil se você estiver trabalhando sozinho em um documento.

No entanto, se você estiver colaborando com os membros de sua equipe, é importante saber como otimizar a experiência. Afinal, você não gostaria que seus colegas trabalhassem e retrabalhassem no mesmo bloco indefinidamente.

Felizmente, Zoho Docs (escritor) vem com uma opção bacana que permite bloquear uma certa parte do documento enquanto colaborando com os outros. Portanto, neste post de hoje, vamos explorar como bloquear o Zoho Writer durante a colaboração e outros recursos avançados.

Também na

Como digitalizar e adicionar um documento ao Google Docs

Como bloquear o conteúdo selecionado para colaboração

Etapa 1: Depois de concluir sua parte do documento, clique no botão Revisar na parte superior.

Passo 2: Em seguida, selecione o trecho de texto que você deseja bloquear. Clique no pequeno ícone de cadeado no topo e escolha Bloquear o conteúdo selecionado, e isso é tudo.

Agora, sempre que alguém no seu grupo compartilhado clicar nesse bloco de texto, ele verá um pequeno ícone de cadeado e uma mensagem dizendo: "O conteúdo foi bloqueado por …" para edição.

Nota: Os recursos de colaboração estão disponíveis apenas para proprietários de documentos. Para configurar co-proprietários, clique em Compartilhar e conceda os direitos do Co-proprietário aos usuários.

Como permitir a edição de uma pessoa específica

No entanto, todos sabemos que trabalhar no mesmo documento com os outros não é necessariamente um trabalho em preto e branco. Há momentos em que você deseja que um bloco de texto seja editado por apenas um membro da sua equipe. Em situações como essa, certamente você não gostaria de redigir outro e-mail detalhando quem editaria a seção e os gostos.

É quando os recursos avançados do Zoho Writer estão em uso. Para ativá-lo, vá para o modo Revisar e clique no ícone Bloquear. Em seguida, selecione nas opções avançadas.

Agora, adicione o endereço de e-mail da pessoa com a qual você deseja conceder a permissão exclusiva e pressione o botão Bloquear. Isso é tudo!

Dica interessante: O conteúdo não selecionado do bloqueio funciona como uma ferramenta de seleção reversa. Você seleciona uma parte do texto que não deseja editar e, em seguida, seleciona a segunda opção. O resto será cuidado por Zoho Writer.

Como mascarar texto

Novamente, se você for o proprietário de um documento e quiser redigir ou mascarar um determinado bloco de texto, o Zoho Writer permite que você faça isso. Ele é útil quando você precisa adicionar dados confidenciais e não quer que todos em sua equipe o leiam.

No entanto, Mask não funciona como a maioria das ferramentas, o que significa que você não pode selecionar um snippet de texto e, em seguida, mascará-lo. Em vez disso, você precisa clicar no ícone e inserir os dados.

Passo 1: A ferramenta para esta tarefa é Mask, denotada pelo minúsculo ícone do olho no topo. Coloque o cursor onde você deseja adicionar o texto e clique nele. Isso adicionará uma caixa de texto denotada por linhas pontilhadas.

Passo 2: Agora, adicione o texto, e é sobre isso.

Embora você possa ver o texto colorido em cinza, outros colaboradores verão as linhas denotadas por asteriscos. Sim, assim como aqueles filmes antigos do FBI.

Como pausar a colaboração no Zoho Writer

Felizmente, o processo para pausar a colaboração é um passeio no parque. Basta mudar para o modo de revisão e clicar no botão para Pausar Colaboração no topo.

Quando terminar, você verá um aviso na parte superior de que nenhum de seus colaboradores poderá editar o documento. Por outro lado, os colaboradores verão que o documento foi retirado por um dos membros de sua equipe.

Assim, na próxima vez que você ver o documento com check-out, você saberá o que fazer, em vez de clicar em diferentes botões e ferramentas.

Bonus Zoho Writer Dicas e Truques

1. Como visualizar o histórico do documento

Quando você costuma colaborar em um único documento, é essencial saber quem fez as alterações e quando. Felizmente para nós, o Zoho Writer vem com um ótimo recurso de histórico de visualizações. Com ele, você não só pode ver quem fez as alterações, mas também pode ver as últimas adições a uma versão. Além disso, você também pode comparar as diferentes versões, caso haja necessidade.

Etapa 1: Clique no ícone Visualizar histórico na parte superior (indicado pelo temporizador de areia). Mais uma vez, você vai encontrá-lo no modo de revisão.

Etapa 2: Agora, isso exibirá as diferentes versões no painel direito. Clique no botão Compare Versions no topo, para comparar as versões.

Para ver as últimas adições, clique no botão See What's Changed e selecione o tempo. Todos os novos acréscimos de texto, com quebras de linha, serão destacados.

Também na

Veja como você pode impedir que rastreadores rastreiem seu Gmail

2. Acompanhe as mudanças

Embora o Writer tenha alguns recursos de rastreamento sérios, às vezes, torna-se complicado demais passar por cada um deles. Se você é alguém que precisa revisar as alterações de uma maneira super urgente, a melhor opção é ativar o recurso Controlar alterações.

Como você já deve ter adivinhado, ele destaca todas as mudanças recentes. E cabe ao proprietário aceitar ou rejeitar essas alterações.

Para ativar as alterações de acompanhamento, ative o botão na parte superior. Os membros da equipe verão o botão verde acender no topo.

Você verá o nome e o momento em que as alterações são feitas. Até mesmo a menor quebra de linha é rastreada sob este modo. Como proprietário, tudo o que você precisa fazer é clicar nos destaques e aceitar / rejeitar as alterações.

Uma vez feito, o texto ocupará a cor do texto padrão.

3. Use as Notificações de E-mail Internas

Deseja anunciar algumas novas alterações em relação ao seu documento compartilhado? Não há necessidade de escrever um email separado. Em vez disso, o Zoho Writer permite que você os notifique por meio da opção de email na ferramenta.

Clique no pequeno ícone de carta no topo. Os nomes dos colaboradores serão adicionados automaticamente. Tudo o que você precisa fazer é adicionar o assunto e o corpo e apertar o botão Enviar.

Também na

ferramentas #online

Clique aqui para ver nossa página de artigos sobre ferramentas on-line

Colabore de maneira inteligente

Já se foram os dias em que você precisa confiar nos e-mails para colaborar em um documento. Serviços de processamento de texto como o Google Docs e o Zoho Writer eliminam a frustração através de seus recursos de colaboração inteligentes. Eles ajudam você a acompanhar as alterações e permitem otimizar seu trabalho e economizar tempo no processo.

Em seguida: Falando em gerenciamento de tempo, se você possui um telefone Android com Android Pie, passe pelo post abaixo para se tornar um monstro de produtividade.