Como criar modelos de email no Gmail e Outlook

Meus últimos meses com o Microsoft Outlook e o Lotus Notes foram bastante interessantes. Eu nunca fui um fã de clientes de email de desktop, mas quando eu comecei a usar esses aplicativos, eu nunca poderia voltar atrás. Um dos recursos mais úteis que esses clientes fornecem é a capacidade de criar modelos de email, também conhecidos como papel de carta, que podem enviar emails diários em que a maior parte do corpo do email é muito rápida. Quer seja um relatório diário ou apenas um email de confirmação, um modelo pré-fabricado pode poupar muito tempo.

Eu vi pessoas pesquisarem por email em uma pasta Enviadas e depois encaminhá-lo depois de fazer a edição. Na prática, isso funciona melhor do que recompor todo o email da memória, mas alterar a linha de assunto e editar o endereço pode levar algum tempo.

Além disso, as chances de erros aumentam quando o trabalho manual está envolvido. Para melhorar as coisas, sugiro usar uma extensão para o Chrome chamada Gorgias Email templates, que pode ajudar você a criar e usar modelos de email no Gmail, Yahoo, Outlook e outros clientes de email populares.

Primeiros passos com o Gorgias

Depois de instalar a extensão, clique no ícone na barra de extensão para abrir a página de configuração.

O Gorgias vem com 4 modelos padrão para lhe dar uma ideia básica do que você pode fazer com a extensão. Para criar um novo modelo, clique no botão Novo Modelo e comece dando um nome. Depois disso, você pode começar a digitar o corpo do email no campo Conteúdo do modelo. Se você deseja adicionar o campo assunto também no modelo, clique nos campos configurar e marque a opção Assunto.

Recursos dos modelos de e-mail do Gorgias

O poder real da extensão reside na capacidade de usar variáveis ​​ao preencher o modelo. Suponha que você precise preencher automaticamente o nome da pessoa. Nesse caso, clique no botão Insert Variable e selecione a opção To: First Name. Quando você insere o modelo, a extensão preencherá automaticamente esses nomes das variáveis ​​a partir dos detalhes de contato do e-mail e facilitará a composição de e-mails semelhantes para vários contatos.

Outro recurso interessante é o Atalho de Texto e, usando essa opção específica, você pode acionar a conclusão de um modelo usando a tecla tab.

Depois de criar alguns modelos, é hora de inserir um em um email. Abra a janela de composição do Gmail e você verá um botão do Gorgias no lado direito. A extensão listará todos os modelos que você salvou e um único clique os inserirá no corpo do email. Você também pode usar o atalho de texto e pressionar o botão de tabulação para facilitar as coisas.

Dica: Encaminhe um e-mail enviado e clique com o botão direito do mouse na janela de composição para criar um modelo a partir dos e-mails existentes. Isso não é legal?

A versão gratuita da extensão limita os modelos a um único dispositivo e não há opção para sincronizar os modelos usando uma conta on-line.

Portanto, se você tiver dois ou mais dispositivos em que trabalha, terá que criar modelos individualmente em cada sistema, a menos que adquira o aplicativo pago. Além disso, você corre o risco de perder os dados se desinstalar o Chrome ou a extensão ou reinstalar o Windows. Mas por US $ 4, 99 por mês, você pode obter o recurso de sincronização com o compartilhamento de modelos de equipe.

Conclusão

Gorgias é um aplicativo incrível se você trabalha com emails parecidos diariamente. Eu já dei um 5 estrelas na Chrome Web Store. Também entrei em contato com os desenvolvedores para adicionar algumas variáveis ​​adicionais nos modelos, como hora e data. Experimente hoje e compartilhe suas opiniões conosco.