5-14# Outlook: Pesquisa inteligente
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Anteriormente, elaboramos como um usuário do MS Outlook poderia criar regras para verificar os emails recebidos e filtrá-los ou direcioná-los para pastas específicas (com base nas regras personalizadas). No entanto, você pode ter alguns requisitos específicos que não são cobertos pelas regras de pasta. Ou talvez você não queira mover um grupo (ou tipo de mensagem) para uma pasta totalmente diferente, mas ainda assim desejar uma visualização separada para eles.
O MS Outlook abrange de maneira inteligente esses requisitos em um recurso conhecido como Pastas de Pesquisa. Essas pastas são pastas virtuais e não contêm ou armazenam seus emails. Eles apenas criam uma visão de acordo com as regras definidas e mostram as mensagens que correspondem a essa regra.
Por padrão, uma Pasta de Pesquisa sempre contém visualizações como Correio Categorizado, Correio Grande e Correio Não Lido. Você pode querer criar um pouco mais como Acompanhamento, Com Anexo, etc. Vamos ver como fazer isso.
Etapas para criar uma exibição na pasta de pesquisa
Você pode selecionar uma exibição em uma lista de regras padrão ou até personalizar regras de ponta a ponta ou padrões baseados no usuário.
Etapa 1: clique com o botão direito do mouse na caixa de pesquisa para qualquer caixa de e-mail e clique em Nova pasta de pesquisa.
Etapa 2: selecione o tipo de pasta de pesquisa que você deseja criar. Os tipos de pastas listados nas três primeiras seções possuem regras padrão internas (seus nomes praticamente as definem).
Neste guia, vamos expandir a criação de uma pasta personalizada (última opção). Então, selecione isso e clique em Escolher para especificar regras e critérios de visualização.
Etapa 3: dê um nome relevante à exibição. Você pode alterar a pasta que será verificada para que os e-mails sejam exibidos sob a exibição. Em seguida, clique no botão Critérios para definir as regras de sua escolha.
Etapa 4: Na guia Mensagens, você pode inserir algumas palavras-chave que o sistema pesquisaria em e-mails e no campo escolhido. Como você vê na imagem (abaixo), você também pode definir os campos De e Enviado Para, definir linhas de tempo e mais.
Passo 5: Agora você pode navegar para Mais opções e incluir mais regras, como categoria, e-mails lidos / não lidos, com / sem anexos, importância, tamanho e muito mais.
Etapa 6: Precisa de mais opções? Navegue até Advanced e clique em Field. Selecione um critério, defina uma condição e um valor.
Por fim, clique em Adicionar à lista para ver sua inscrição aparecer. Você pode adicionar várias entradas desse tipo.
Passo 7: Clique em Ok e salve suas configurações. Tente enviar um email de teste e verifique se funciona. Se não, você deve ter estragado as regras. Então você pode precisar revisá-los.
Nota: lembre-se, se você excluir e-mails nas Pastas de Pesquisa, eles também serão removidos do local original. Mas, se você remover uma pasta de pesquisa, os e-mails associados a eles ainda estarão intactos em seus locais originais.
Conclusão
Quão útil você acha que as Pastas de Pesquisa são para você? Você vai usá-los em combinação com outras regras que você já tem?
Eu tenho alguns criados para mim. Eles realmente me ajudam a organizar as coisas um passo adiante e manter uma nota rápida dos diferentes tipos de e-mail que eu preciso atender.
A pesquisa ajudará a empresa a longo prazo também, disse ele. "Eu penso na pesquisa como uma das coisas que temos que fazer e decidir fazer para garantir que sobrevivamos a longo prazo", disse ele. As empresas que cortam pesquisas em face de pressões de curto prazo ou nunca iniciam pesquisas puras tendem a não durar muito tempo, disse ele. "Minha crença é que a empresa lutaria para sobreviver e prosperar se não tivéssemos investimento em pesquisa." Uma área específica de dese
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