O Google Voice torna o som das pequenas empresas maior

O Google Voice tem sido objeto de controvérsia e de manchetes por todos os motivos errados, já que a disponibilidade foi ampliada no início deste ano. Por outro lado, mesmo com disponibilidade limitada, o Google Voice atingiu quase 1,5 milhão de usuários, e metade deles supostamente usa o serviço diariamente.

O Google Voice transcreve suas mensagens de voz e os envia por e-mail.

por sua popularidade não é difícil de ver. O Google Voice oferece uma infinidade de recursos de tratamento de chamadas a um preço que não pode ser livre de batidas. Para empresas de pequeno e médio porte, o Google Voice é uma oportunidade de usar recursos avançados de gerenciamento de chamadas normalmente reservados para soluções de voz caras em empresas maiores.

Grandes empresas têm administradores de voz dedicados e IP-PBX para gerenciá-lo ou fizeram a mudança para comunicações unificadas e ter um ambiente de voz criado em torno da Microsoft ou Cisco ou algum outro fornecedor de comunicações unificadas. Pequenas e médias empresas não têm recursos financeiros ou pessoais para essas soluções. Vejamos como as empresas menores podem colocar o Google Voice em ação.

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Anel simultâneo

O Google Voice permite que você receba uma chamada para o número do Google Voice em vários telefones. Em uma base individual, as chamadas podem tocar um telefone de mesa e um celular ao mesmo tempo para garantir que chamadas importantes cheguem até você, não importa onde você esteja.

As empresas podem usar esse recurso como uma forma de roteamento de chamada departamental. Você pode usar um número do Google Voice para um departamento, como vendas ou atendimento ao cliente, e fazer com que o número do Google Voice toque simultaneamente nos telefones de mesa de todas as pessoas do departamento para que os clientes recebam uma resposta eficiente. Saudação e roteamento de chamadas

Você pode configurar grupos no Google Voice e estabelecer opções exclusivas de gerenciamento de chamadas para cada grupo. Um departamento de vendas pode usar essa função para configurar diferentes grupos para cada vendedor. As chamadas de entrada associadas ao grupo de uma pessoa de vendas podem ser roteadas para ir somente para a mesa e o telefone do usuário designado, e se a chamada for para o correio de voz, ela poderá ter uma mensagem personalizada da pessoa de vendas individual em vez de uma saudação genérica.

Usando um número do Google Voice dessa maneira, todos os clientes podem discar um número para entrar no departamento de vendas, mas os clientes existentes serão direcionados a seus vendedores designados, enquanto as chamadas de clientes novos e potenciais serão gerenciadas usando as configurações padrão para toque simultaneamente em todo o departamento

Correio de voz por e-mail

Quando um novo correio de voz é recebido no Google Voice, o correio de voz pode ser enviado para um endereço de e-mail e / ou transcrever o áudio para o texto de um e-mail. Você pode configurar o Google Voice para entregar as mensagens de correio de voz a um grupo de e-mail ou endereço da lista de distribuição para que todos os membros do departamento recebam o correio de voz.

Ter o correio de voz enviado para e-mail ajudará a garantir que ele não seja esquecido completamente, e distribuir a mensagem para um grupo pode melhorar a eficiência com a qual o departamento responde às consultas do cliente e levar a uma satisfação significativamente maior do cliente.

Rastreamento de chamadas

Você pode configurar o Google Voice para anunciar as chamadas recebidas antes de você decidir se quer ou não aceitar a chamada. Quando o telefone toca e você responde, você não está conectado imediatamente com o chamador. O Google Voice identificará a origem da chamada no ponto em que você pode optar por aceitá-la ou transmiti-la ao correio de voz.

Essa função pode ser usada por um indivíduo ou uma equipe para reduzir o desperdício de tempo e melhorar a produtividade. Se você estiver no meio de um projeto, chamadas importantes ainda poderão ser feitas, enquanto outras chamadas poderão ser enviadas para o correio de voz, para que você possa manter o foco em tarefas mais produtivas.

O Google anunciou recentemente uma nova opção, uma espécie de Google Voice Lite, que permite usar alguns recursos do Google Voice, mantendo o número existente, mas as funções listadas acima exigem a conta padrão do Google Voice. O Google Voice ainda não está disponível para o público em geral, mas se você conhece um amigo ou amigo que possui o Google Voice, pode conseguir um convite.

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Tony Bradley é especialista em segurança da informação e comunicações unificadas com mais de uma década de experiência em TI corporativa. Ele twita como

@PCSecurityNews e fornece dicas, conselhos e análises sobre segurança de informações e tecnologias de comunicações unificadas em seu site em tonybradley.com.