Guia de compartilhamento de arquivos do Google: todas as perguntas respondidas

O Google Drive oferece um fantástico conjunto de opções de armazenamento baseadas em nuvem e ferramentas de produtividade, mas o que torna o serviço ainda melhor é o conjunto de recursos de colaboração incluídos nele.

Você não precisa mais trabalhar em um documento sozinho quando seus colegas podem fazer simultaneamente edições e comentários - sim, tudo em tempo real.

No entanto, os recursos de compartilhamento de arquivos do Google Drive podem ser impressionantes no começo. Então vamos respirar fundo e mergulhar em algumas das questões que podem surgir quando se lida com toda essa grandiosidade!

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P. Como posso compartilhar um arquivo?

R. O Google Drive facilita muito o compartilhamento de arquivos privados. Basta clicar com o botão direito do mouse em um arquivo e clicar em Compartilhar para abrir o pop-up Compartilhar com os outros.

No campo Pessoas, insira os endereços de e-mail de qualquer pessoa com quem você deseja compartilhar o arquivo. O Google Drive deve sugerir imediatamente qualquer contato existente enquanto você o preenche, facilitando todo o processo.

Você está pronto para começar a compartilhar agora.

Oh espere! Você está bem com as permissões?

Q. Como eu modifico permissões?

A. Basta perguntar a si mesmo exatamente o que deseja realizar compartilhando o arquivo e você deve ter uma ideia clara das permissões necessárias para cada colaborador.

Por padrão, o Google Drive concede permissões completas de edição a todos. No entanto, você pode alterar isso instantaneamente clicando na seta para baixo ao lado do campo Pessoas.

Selecione Pode editar para conceder direitos completos de edição, Pode comentar para restringir os colaboradores a apenas comentar ou Pode ver para bloquear totalmente o documento no modo somente leitura.

Nota: Certos formatos de arquivos - vídeo ou áudio, por exemplo - não terão a opção Comentário disponível disponível para seleção, o que é compreensível.

P. Posso alterar permissões após o compartilhamento?

A. Compartilhar um documento com outra pessoa não é final. O Google Drive coloca você no controle total mesmo depois de conceder permissão total. Clique em Avançado na caixa pop-up Compartilhar com outros para ver uma lista de pessoas com quem você compartilhou o documento.

As permissões para cada pessoa podem ser modificadas através do ícone de seta para baixo dedicado, posicionado convenientemente ao lado de cada nome. Você também pode remover completamente o acesso a uma pessoa clicando em x.

P. Posso compartilhar um arquivo publicamente?

A. O compartilhamento privado é bom, mas e se você quiser disponibilizar um arquivo para quase todos? Bem, você pode fazer isso também.

Use a opção Obter link compartilhável para gerar um link público. Você também pode optar por compartilhar diretamente o link pelo Gmail, Google Plus, Facebook ou Twitter diretamente no próprio Google Drive.

Se necessário, você pode alterar permissões para pessoas que acessam o arquivo por meio do link.

Clique em Alterar sob Quem tem acesso e use o menu suspenso ao lado de Acesso para selecionar entre Editar, Comentário ou Exibir.

Você pode alterar ainda mais como o link funciona depois de publicá-lo em algum lugar. Selecione On - Public On The Web para que qualquer pessoa possa encontrar e acessar o arquivo, ou On - Anyone With the Link para restringir o acesso apenas a pessoas com o link.

Se você quiser desabilitar o link, basta selecionar Off - Specific People. Suas configurações de compartilhamento particulares devem permanecer intactas.

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P. Posso compartilhar uma pasta inteira?

R. Claro que você pode. Basta clicar com o botão direito do mouse na pasta que você deseja compartilhar e clicar na opção Compartilhar. Tudo funciona da mesma maneira que no compartilhamento individual de arquivos. O mesmo vale para o compartilhamento de links públicos.

Nota: Em vez de compartilhar uma pasta inteira, você também pode optar por compartilhar vários arquivos de dentro. Apenas mantenha pressionada a tecla Ctrl para facilitar o processo de seleção.

P. O que acontece com o compartilhamento de todo o Google Drive?

R. Não, você não pode fazer isso. É um problema comum, especialmente quando você deseja compartilhar um disco inteiro com um empregador ou colega de trabalho. Infelizmente, o Google não é tão acolhedor.

Antes de ir em frente e tomar medidas extremas - como compartilhar seu e-mail e senha -, aguente firme!

Há uma solução alternativa e isso envolve a criação de uma pasta mestra - nada assustador, apenas outra pasta. Clique com o botão direito do mouse na unidade, selecione Nova pasta para criar uma pasta e, em seguida, mova tudo para dentro dessa pasta.

Finalmente, basta compartilhar a pasta como você faria com qualquer outra pasta e voila! Não é bonito, mas faz o trabalho.

Dica Pro: É muito fácil mover tudo, mesmo quando você tem dezenas de itens dentro da raiz da unidade. Basta pressionar Ctrl + A para selecionar tudo. Agora, segure a tecla Ctrl e clique na pasta master para desmarcá-la do resto. Por fim, arraste e solte os itens selecionados na pasta principal.

P. Posso compartilhar arquivos com usuários que não são do Gmail?

A. Você pode. No entanto, seus colaboradores precisam ter uma Conta do Google antes de editar ou comentar um documento. Caso contrário, eles estariam restritos a apenas visualizar o material.

Caso você não saiba, a criação de uma Conta do Google não exige uma conta do Gmail - praticamente qualquer endereço de e-mail funciona. Isso deve tornar as pessoas convincentes a criar uma Conta do Google ainda mais fácil!

P. Como faço para evitar downloads de arquivos?

A. Você quer compartilhar um arquivo ou pasta. Você também quer impedir que as pessoas façam o download. A menos que a pessoa tenha permissões de edição, você pode impedir que isso aconteça.

Nas configurações de compartilhamento Avançado, há uma ótima opção chamada Desativar Opções para Download, Imprimir e Copiar para comentaristas e visualizadores. Essa opção impede que as pessoas façam download, imprimam ou movam arquivos para o Google Drive pessoal.

P. Posso transferir a propriedade de um arquivo ou pasta?

A. Está cansado de lidar com um arquivo? Basta transferir a propriedade do arquivo para outro colaborador e relaxar. Na lista de pessoas que têm acesso a um arquivo, clique na seta para baixo e selecione É proprietário.

Nota: tenha cuidado, no entanto. O novo proprietário pode remover seu acesso ao documento se ele desejar. Agora, isso não será bonito.

A transferência da propriedade da pasta é um pouco confusa. Quaisquer arquivos dentro da pasta ainda pertencem a você. Assim, você pode ter que transferir manualmente a propriedade de tudo dentro da pasta em massa posteriormente.

Q. Existe algum limite de armazenamento para compartilhamento?

R. Como proprietário de um arquivo ou pasta, a quantidade de dados usada conta apenas para o total, e não para os seus colaboradores. No entanto, quando alguém adiciona um novo item a uma pasta compartilhada, o espaço de armazenamento conta para o criador original do item e não para você.

Além disso, seus colaboradores podem, se tiverem permissões de edição, optar por copiar os arquivos para sua unidade. Nesse caso, o armazenamento conta para sua cota.

Se você estiver com pouco espaço na sua conta, mas um colaborador tiver um plano de armazenamento melhor, a transferência de propriedade dos itens será uma opção, a menos que você queira fazer upgrade do seu Drive.

Leia também: o que fazer quando seu Google Drive está ficando sem espaço

P. O que mais devo ter em mente?

Há uma série de limitações que não devem importar para a maioria dos usuários. Por exemplo, somente um máximo de 100 pessoas pode editar ou comentar um documento em um determinado momento, embora um número ilimitado possa visualizar o arquivo.

Apenas um máximo de 100 pessoas pode editar ou comentar um documento.

Além disso, você só pode adicionar no máximo 200 pessoas por meio do compartilhamento de links privados. No entanto, é possível exceder essa limitação criando um Grupo do Google.

Além disso, há restrições quanto aos tamanhos dos vários tipos de arquivo: um limite de 50 MB em documentos de texto, um limite de 200 MB em apresentações etc. O Google Drive não sincronizará nenhuma alteração se você ou seus colaboradores excederem esses limites.

Uma lista completa de tipos de arquivos suportados e limites de tamanho de arquivo pode ser encontrada aqui.

Compartilhamento de arquivos facilitado

O Google Drive realmente simplifica o compartilhamento de arquivos e o gerenciamento. Apenas certifique-se de manter as permissões de arquivo sob controle para evitar que as pessoas sejam desonestos e que as coisas estejam bem. Além disso, verifique o armazenamento ao lidar com arquivos grandes para impedir que as coisas saiam do controle.

Dica interessante: use essa ferramenta para verificar o armazenamento do seu Google Drive em um formato de fácil digestão.

Se você tiver outras dúvidas sobre o compartilhamento de arquivos usando o Google Drive, basta colocar uma linha na seção de comentários abaixo.

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