As 5 Principais Ferramentas de Gestão Para Negócios Digitais
O ExpenseWatch ajuda empresas de pequeno e médio porte a acompanhar e aprovar os custos da empresa por meio de um aplicativo baseado em navegador. Se você usar um sistema baseado em papel ou outro sistema desajeitado para gerenciar solicitações de compra e faturas, o serviço poderá economizar custos com mão-de-obra automatizando esses processos. Pode também poupar dinheiro com as ferramentas de auditoria, dando novas perspectivas sobre onde você pode reduzir os orçamentos. Essas ferramentas são padrão em grandes empresas, mas a ExpenseWatch pode colocar sua roupa menor em pé de igualdade.
A ExpenseWatch é dividida em licenças de usuário mensais para cada uma de suas três ferramentas: viagens e entretenimento, compras e gerenciamento de faturas. Você precisará essencialmente de uma licença para cada usuário simultâneo, como o número de pessoas que normalmente viajam de uma vez para a primeira ou uma por gerente de departamento para compras. Cada licença de viagem e entretenimento custa US $ 16, enquanto os outros dois tipos custam US $ 31 cada. (A versão de avaliação gratuita também está disponível.)
A ferramenta de viagem e entretenimento permite que os funcionários que estão na estrada enviem diretamente os custos conforme eles acontecem. Você poderá configurar parâmetros automáticos para aprovação, como um jantar com clientes, até US $ 35 por pessoa, ou aceitar transações manualmente. Em seguida, esses itens podem ser automaticamente encaminhados para o departamento de contabilidade para reembolso e outros registros contábeis. E as funções de auditoria - como comparar a receita de um cliente de vendas com as despesas de schmoozing - podem ajudar a ter uma perspectiva maior de como você gasta
os funcionários fazem solicitações de materiais de escritório ou itens maiores, mantendo a mesma trilha de aprovação automática ou manual. Você pode fazer compras com vários sites, incluindo a Dell, o CDW e o Office Depot, inserindo automaticamente essas transações em seu sistema. Ou você pode inserir os detalhes da compra manualmente. Relatórios detalham quanto você gasta com seus maiores fornecedores; você pode usar esses dados para negociar descontos ou outras vantagens.
A ferramenta de gerenciamento de faturas controla o orçamento e o pagamento de trabalho de contrato e outras faturas. Como as outras duas ferramentas, ela estabelece um fluxo de trabalho e um processo de aprovação. Ele documenta quem aprovou um contrato e fatura e de que orçamento ele vem. As faturas que foram feitas com a ferramenta de compra incluem automaticamente essa história de fundo, mas faturas não relacionadas também podem ser adicionadas. E muitos parâmetros, como limites de orçamento, podem ajudá-lo a controlar esses custos.
Se sua empresa está crescendo e gastando mais, essas ferramentas de auditoria e despesas podem ser especialmente úteis. Talvez você tenha adicionado novos funcionários que precisam fazer compras ou ter orçamentos maiores; você vai se certificar de que o negócio não se torne um desperdício. Ou, se você estiver enfrentando tempos mais difíceis, use as ferramentas para otimizar seu processo de aprovação e apontar locais para reduzir. Em qualquer situação - ou uma combinação de ambos - o ExpenseWatch pode ser exatamente o que você precisa para manter um negócio próspero.
Zack Stern é um escritor e editor freelancer baseado em São Francisco.
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