Expensify vs. shoeboxed: qual gerente de despesas é ideal para você

Independentemente de você ser um indivíduo, parte de uma organização ou proprietário de uma loja, você está incorrendo em despesas e precisa ser responsável por elas. É tão fácil esquecer uma entrada e é tão difícil lembrar onde o seu pagamento desapareceu.

Este parece ser um problema universal e praticamente todo mundo que conheço está procurando um sistema para registrar as despesas. Embora exista a necessidade de registrar todas as despesas em que incorremos, também é necessário tornar o processo fácil e rápido. Quanto mais pesado for registrar as despesas, maiores as chances de que você evite fazê-lo.

É por isso que vamos dar uma olhada em dois dos mais populares aplicativos de rastreamento e gerenciamento de despesas disponíveis no mercado. Nossa missão, caso escolhamos aceitá-la, será chegar a uma conclusão no final deste post. Espero que com um vencedor.

Os contendores são Expensify e Shoeboxed. Vamos ver qual gerenciador de despesas é o certo para você.

Visite o Expensify

Visite Shoeboxed

1. Compatibilidade entre plataformas

Essa é uma das primeiras coisas que eu verifico sempre que estou procurando uma nova ferramenta ou um aplicativo. Pessoas diferentes têm necessidades diferentes. Alguns adoram o Android, enquanto outros juram pelo iOS. Existem usuários do Windows e há pessoas que gostam de acessar as coisas em um navegador. Essa situação é especialmente verdadeira quando você está trabalhando como parte de uma equipe.

Tanto o Shoeboxed quanto o Expensify estão disponíveis nas plataformas Android e iOS. Você também pode usá-los em qualquer navegador de sua escolha, sem quaisquer problemas. Isso ajudará você a manter seus recibos em sincronia em todos os momentos.

2. Visão Geral de Preços

Outro fator importante a ser considerado, especialmente se você estiver procurando por uma solução escalável, é o preço. Com centenas e milhares de funcionários, o número de entradas e despesas pode passar rapidamente pelo telhado.

Shoeboxed oferece três planos principais. Existe um plano de freelancer (usuário único) que começa em US $ 15 / mês, o que permite digitalizar e armazenar até 50 docs / mês. Se você é um pequeno negócio ou uma startup jovem, vá para o plano Classic em US $ 39 para dois usuários, onde você recebe até 150 docs / mês.

Finalmente, há um plano de negócios para US $ 69 / mês, onde você recebe 500 docs / mês com 3 usuários. Há também um plano de equipe que começa em US $ 9, 95 / usuário.

Por outro lado, a Expensify adota uma abordagem mais simples, limitando o número de planos disponíveis. O plano individual começa em US $ 4, 99 / mês sem limite de recebimentos que podem ser verificados. Para as equipes, eles têm um plano de US $ 10 / usuário e, em seguida, há um plano corporativo que começa em US $ 18 / usuário. Há também uma solução corporativa para a qual você terá que enviar um e-mail ou falar com um representante do cliente.

Expensify tem uma versão gratuita com 10 scans / mês enquanto o Shoeboxed oferece 5 docs / mês com a conta gratuita. Nada mal para testar o serviço.

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3. Experiência do Usuário

Como a maioria de nós estará usando smartphones para digitalizar recibos de despesas, foi aí que comecei. App Shoeboxed não é muito fácil de usar. A interface era um pouco complicada e sem recursos e guias. A Expensify, por outro lado, tem uma interface limpa e intuitiva com foco na simplicidade e velocidade.

Apesar de não ter passado por nenhum dos dois aplicativos, fiquei mais feliz em brincar com o Expensify do que com o Shoeboxed. As opções eram limitadas no último, com nenhuma maneira de gerenciar ou alterar moedas.

Algumas pessoas precisam viajar para o exterior de vez em quando para participar de reuniões e quais não. Com a localização ativada, a Expensify identificará e trocará moedas imediatamente.

4. Recursos

A funcionalidade básica permanece a mesma. Você digitaliza um recibo de despesas e o aplicativo coleta todos os detalhes importantes, como preço, itens e quantidade, para criar uma versão digitalizada do recibo que será sincronizada com sua conta na nuvem.

Embora ambos os aplicativos tivessem opções para organizar os recibos por meio de viagens, a Expensify tinha uma guia de relatórios que seria realmente útil. Quão? Colete todos os recibos enquanto estiver em uma viagem de negócios, crie um relatório e envie para aprovação. Quando é liberado (depósito direto ou PayPal) e você é pago, você será notificado. Isso é poderoso e fácil ao mesmo tempo.

A Expensify me permitiu criar categorias para classificar ainda mais minhas despesas, como alimentação, transporte e hospedagem. Geralmente, usamos nossos cartões de crédito para efetuar pagamentos, pois é sem dinheiro, rápido e conveniente. O Expensify também me permitiu importar o extrato do meu cartão de crédito diretamente.

Shoeboxed permitirá que você rastreie a milhagem, mas o Expensify também permitirá que você rastreie o tempo que pode ser útil se você estiver trocando horas por dólares. Além disso, o Expensify vem com uma funcionalidade diária, em que um indivíduo recebe uma diária e você pode usar o aplicativo para acompanhá-lo diariamente.

O Shoeboxed tem um recurso que o Expensify não possui. Se você tiver um monte de recibos e não tiver tempo para digitalizar, envie-os todos em um envelope para o Shoeboxed e eles irão digitalizá-los e carregá-los na sua conta. Isso ajudará você a eliminar atrasos e aumentar a velocidade.

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5. Integração de Terceiros

Tanto o Shoeboxed quanto o Expensify se integram a um número de aplicativos e softwares de terceiros, mas a Expensify está liderando a corrida aqui. Ambos se integram com softwares de contabilidade como Quickbooks, Intuit e Xero, mas a Expensify também se conecta com a Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber e vários outros serviços populares.

Expensify vs. Shoeboxed: Veredicto

Até agora parece que o Shoeboxed está muito atrasado quando se trata do melhor aplicativo gerenciador de despesas. Eu acho que o Expensify não é bom apenas para freelancers, mas também para startups, empresas e corporações que buscam uma solução corporativa escalável.

Sem limite no número de recibos que podem ser escaneados, suporte offline, mais integração de terceiros e melhor experiência do usuário, a Expensify venceu essa batalha. Mas há outros concorrentes na indústria que abordarei em um guia posterior.

Em seguida: Você vai viajar? Procurando aplicativos de gerenciamento de despesas de viagem antes de fazer a viagem? Link abaixo é um artigo sobre aplicativos incríveis de despesas de viagem para a plataforma Android.