Descarregue o arquivo e digitalize seus documentos importantes

digitalizando todos os seus documentos importantes

Você não pode se livrar de todos os seus documentos importantes, mas com um triturador e um scanner, você pode reduzi-los a um punhado. É claro que você precisa saber o que deve guardar, o que deve escanear, o que deve rasgar e o que pode ser jogado com segurança na reciclagem.

Você deve manter seu original de certidões de nascimento e de óbito, passaportes e outras nacionalidades. documentos e sua vontade atual. Por causa de algo chamado de Melhor Regra de Evidência, você também deve manter contratos em sua forma original. Os tribunais geralmente aceitam uma cópia de um contrato, mas se houver duas versões conflitantes de um contrato, o que não é uma cópia tem um peso maior.

[Leitura adicional: Como remover malware do seu PC com Windows]

E quanto aos registros fiscais? Dois contadores diferentes me disseram que um documento digitalizado não seria um problema com o IRS. Mas quando liguei para o IRS, um representante de atendimento ao cliente recomendou que eu "mantivesse os formulários originais por três anos".

Talvez você ainda queira digitalizá-los para backup e para facilitar a consulta, especialmente se você e seus documentos forem fisicamente separados por um longo período de tempo

Você deve destruir seus extratos bancários e faturas de cartão de crédito assim que terminar com eles. Se estas caírem em mãos erradas, sua identidade pode ser roubada. No caso improvável de precisar de uma declaração antiga, seu banco ou empresa de cartão de crédito possui registros.

Qualquer outra coisa que você queira manter pode ser digitalizada e, em seguida, você pode descartar o original. Se o original contiver sua assinatura, conta bancária, cartão de crédito ou número do seguro social, retire-o antes de despejá-lo na lixeira.

É melhor digitalizar documentos para arquivos.pdf, porque o formato é universalmente aceito e foi projetado para emular folhas de papel. Se o seu scanner não vier com o software de criação de pdf, você poderá usar o software de "cópia" do seu scanner (que digitaliza diretamente para a sua impressora) em conjunto com um programa de impressão para pdf. Para mais tarde, recomendo o CutePDF Writer gratuito. Você também terá que instalar o GPL Ghostscript (também gratuito). CutePDF aparece para o Windows como uma impressora, e você pode simplesmente dizer ao seu programa de cópia para usar a impressora CutePDF.

Adicione seus comentários a este artigo abaixo. Se você tiver outras perguntas técnicas, envie-as por e-mail para [email protected] ou envie-as para uma comunidade de pessoas úteis no fórum da linha de respostas da PCW.