Crie gráficos excelentes sem o Excel

seja o modo como as empresas registram resultados, mas apresentam um relatório repleto de colunas e linhas de dados brutos, e seus colegas logo exibirão o que chamo de síndrome MEGO, como em "My Eyes Glaze Over". Eu vi esse MEGO revelador olhar em torno de muitas mesas de diretoria, e não é bonito. Então, quando tenho a infelicidade de apresentar a um grupo, eu faço o meu melhor para tornar minhas informações compreensíveis com gráficos claros e simples.

É claro que não somos todos especialistas em Excel, e às vezes os recursos de processamento de números de um Um aplicativo de planilhas completo acaba atrapalhando quando você está tentando criar uma ajuda visual inteligente e rápida para seus dados complexos. Com uma ferramenta de visualização de dados de finalidade única, como o LogiXML VizLytics, você pode pular todas as contas e fazer fotos bonitas.

(Para mais ajudantes de apresentações, confira os "5 Principais Arquivos de Apresentação de Negócios". ")

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Ferramenta de visualização livre

O VizLytics é um serviço gratuito, atualmente em versão beta, que permite criar gráficos e compartilhá-los com outras pessoas. Você pode dividir e dividir dados de diferentes maneiras e, em seguida, visualizar os resultados para ajudar todos a tomar melhores decisões de negócios.

Inscrever-se em uma conta gratuita do VizLytics é rápido e fácil. Conjuntos de dados de amostra permitem que você coloque o VizLytics em seus ritmos para ver o que ele tem a oferecer. Você pode exibir gráficos de barra e pizza ou uma tabela numérica e também obter opções para personalizar o layout e ocultar ou exibir colunas.

Ao contrário do Microsoft Excel, o VizLytics não ajuda a criar ou até mesmo organizar seus dados brutos. Em vez disso, você importa seus dados para o VizLytics de uma pasta de trabalho do Excel, uma planilha do Google, um arquivo CSV ou o serviço de gerenciamento de relacionamento com clientes Salesforce.com.

Depois de importar seus dados, você pode criar o estilo de gráfico desejado. Eu gosto da maneira como o VizLytics permite arrastar e soltar diferentes estilos visuais, como gráficos de linhas e de barras, para ver como eles se parecem. Se você não quiser exibir todos os dados em uma visualização, poderá selecionar apenas as colunas desejadas.

Depois de ficar satisfeito com os resultados, você pode convidar outras pessoas por e-mail para visualizar seu gráfico e adicionar comentários, se eles escolherem.

No futuro, o VizLytics permitirá a importação de dados de outras fontes, como o QuickBooks, o software de contabilidade para pequenas empresas da Intuit. Uma versão paga do serviço, planejada para lançamento este ano, adicionará suporte a grupos de trabalho.

As opções gráficas que o VizLytics oferece podem ser simplistas demais para alguns usuários. Se um gráfico não estiver funcionando para suas necessidades, talvez seja melhor abandoná-lo e começar de novo com um formato diferente. Por exemplo, você pode tentar um gráfico de linhas em vez de um gráfico de barras.

Outro serviço on-line que eu examinei em abril passado, o EditGrid, oferece mais opções de gráficos de planilha. O EditGrid é particularmente forte se você deseja exibir dados financeiros originados de outros serviços on-line, como gráficos de preços de ações e taxas de câmbio. Suporta mashups do Google Charts, Reuters, Yahoo Finance e outras fontes on-line

Criando gráficos: os gráficos Good, Bad e Ugly

nem sempre são a melhor ferramenta para ajudar os colegas a entender melhor as tabelas de dados. Às vezes, uma simples análise escrita para explicar um ponto-chave revelado nos números é tudo o que você precisa, e outras vezes seu público só quer ver alguns números brutos.

Cartas ruins podem enganar ou dificultar o entendimento do público dados. Eu acho que os gráficos de pizza são particularmente suscetíveis ao uso indevido, particularmente quando eles exibem dados não relacionados que somam um total sem sentido.

Uma das melhores maneiras de preparar gráficos melhores é entender o que funciona e o que não funciona. Aqui estão algumas dicas para você começar.

Bad Charts, um site complementar ao livro Just Plain Data Analysis, de Gary Klass, fornece vários exemplos de design de gráfico ruim. Um gráfico de pizza que não chega a 100%, distorções criadas por efeitos 3D desnecessários e gráficos desordenados que obscurecem os resultados são apenas alguns dos efeitos visuais que Klass destaca que você deve evitar em seus gráficos.

Se você Damos mais dicas sobre como criar gráficos melhores e mais compreensíveis, o blog de Jorge Camoes oferece sua visão sobre visualização de dados.

Os melhores gráficos oferecem uma melhor compreensão dos resultados do que você pode obter de uma descrição textual - algo que não é fácil de produzir em um modelo gráfico padrão de planilha. Um clássico é o mapa de fluxo criado por Charles Minard em 1869 que mostra as perdas que o exército de Napoleão sofreu durante a sua malfadada marcha para Moscou em 1812. Indiscutivelmente o melhor gráfico estatístico já desenhado, retrata a diminuição do tamanho do exército francês durante seu avanço e recuar, plotado contra a temperatura de dias selecionados.

Você pode não se aproximar dos padrões de um Minard, mas pode fazer bons gráficos que ajudam as pessoas a entender os resultados numéricos. E em momentos como esse, quando a linha de fundo é submetida a um exame mais detalhado, uma melhor visualização de dados pode ajudar a levar a melhores decisões de negócios.

Richard Morochove é consultor e escritor de TI. Envie-lhe perguntas sobre o uso de tecnologia na sua empresa de pequeno a médio porte conectada via e-mail. A PC World pode editar sua consulta e não pode garantir que todas as perguntas serão respondidas.