Seja mais produtivo no Microsoft Outlook

Você depende do Microsoft Outlook para suas necessidades de email e agendamento? Você está irritado com o cliente de e-mail? Bem, junte-se ao clube - milhares de usuários do Outlook estão pressionando a Microsoft por melhorias na próxima versão. Mas esta semana não vamos apenas reclamar do Outlook; Estou aqui para te dizer como melhorar. Continue lendo para obter dicas e ferramentas que o tornarão mais produtivo no momento.

Desativar os alertas de mensagens novas do Outlook

Espere, você leu certo? Desativar os alertas de email do Outlook? Por que diabos você quer fazer isso? Em uma palavra: produtividade.

Pense nisso: novas mensagens estão constantemente fluindo para sua caixa de entrada e, por padrão, o Outlook o alerta para todas as mensagens.

Isso não é muito diferente de um colega de trabalho. seu escritório a cada cinco minutos para fazer uma pergunta. Fale sobre interrupções que matam a produtividade!

Consequentemente, você pode querer tentar a vida sem os alertas. Desativá-las é mais fácil do que você imagina:

1. Escolha Ferramentas, Opções, e clique em Opções de E-mail.
2. Clique em Opções Avançadas de E-Mail.
3. Desmarque a caixa ao lado de "Reproduzir som".
4. Desmarque a caixa ao lado de "Alterar brevemente o cursor do mouse."
5. Desmarque a caixa ao lado de "Mostrar um ícone de envelope na área de notificação".
6. Desmarque a caixa. Caixa ao lado de "Exibir um novo alerta de área de trabalho de email".
7. Clique em OK e pronto.

O Outlook continuará a buscar (ou receber) novas mensagens em intervalos regulares, mas sem as interrupções normais.

Em outras palavras, você pode revisar sua caixa de entrada em sua agenda, não no Outlook.

Modificar as Linhas de Assunto do E-mail Outlook Arquivado

Vejamos outro incômodo por e-mail: linhas de assunto que não são mais Corresponda o conteúdo da mensagem

Suponha, por exemplo, que você e alguns colegas de trabalho comecem a trocar e-mails sobre o piquenique da empresa. Em algum lugar ao longo do caminho, a conversa muda para as previsões de vendas, momento em que alguém cola em alguns números novos. Agora é um e-mail que você deseja manter para referência futura.

Apenas um problema: o assunto ainda é "piquenique da empresa". Isso não será particularmente útil quando você procurar uma mensagem sobre números de vendas.

Felizmente, o Outlook tem um recurso oculto que permite editar a linha de assunto de um e-mail. Veja como:

1. No Outlook, abra o email em questão (Você não pode fazer isso com visualizações de mensagem; é necessário clicar duas vezes na mensagem para abri-la em uma nova janela.)
2. Clique em qualquer lugar a linha de assunto para colocar o cursor
3. Edite o assunto como quiser.
4. Pressione Enter e aceite o aviso que o Outlook lhe der.

É isso! Agora você pode arquivar o e-mail com uma linha de assunto mais adequada - e reconhecível -

Usar o Outlook para acessar sua conta do Twitter

Se você usar o Outlook para gerenciar seus contatos, calendário, e-mail e afins, por que não usá-lo para o Twitter também? Essa é a idéia por trás do TwInbox, um plug-in gratuito que adiciona uma barra de ferramentas do Twitter ao Outlook.

Uma vez instalado, o TwInbox adiciona uma nova pasta à sua caixa de entrada. (Ele também pode criar pastas individuais para cada remetente, o que pode ser útil do ponto de vista organizacional - a menos que você siga muitas pessoas.)

A partir daí, basta fornecer seu nome de usuário e senha do Twitter, e pronto: os tweets da sua conta e permite que você os leia da mesma forma que lê e-mails.

Um clique da barra de ferramentas é suficiente para enviar sua própria atualização, enviar uma mensagem direta, responder a uma mensagem ou retuitar algo. TwInbox inteligentemente auto-encurta URLs longas via TinyURL.

A barra de ferramentas também mostra uma pré-visualização de novos tweets à medida que eles chegam, o que evita que você mude para a pasta de tweets toda vez que quiser verificar atualizações. Em suma, o TwInbox é uma ótima ferramenta e um item obrigatório para qualquer usuário do Outlook que goste de usar o Twitter. Eu gostaria que pudesse lidar com mais de uma conta no Twitter, mas não posso discutir com o preço: o TwInbox é gratuito.

Adicionar um verificador ortográfico ao Outlook Express

O Reader Karl precisa de ajuda com a ortografia dele. Especificamente, ele precisa de um verificador ortográfico para o Outlook Express, porque o método que ele está usando agora é a própria definição de "incômodo".

Karl diz que compõe novas mensagens no WordPerfect, corrige as verificações lá e exporta o texto para importar para o Outlook Express. Isso é insano! (Sério, Karl, já ouviu falar de copiar e colar?)

Felizmente, este procedimento cheio de complicações pode terminar agora. A primeira opção é instalar um verificador ortográfico de terceiros, como o corretor ortográfico apropriadamente chamado para OE. (Embora nossa página de download diga que é shareware, a página do produto do autor diz que o suplemento é gratuito.)

Mas, em vez disso, recomendo a atualização para o Windows Live Mail. Essa substituição gratuita de OE da Microsoft oferece uma interface mais simplificada e alguns novos recursos muito necessários, incluindo pesquisa dinâmica (os resultados são exibidos conforme você digita), filtragem de spam e um calendário que pode ser sincronizado com o calendário do Windows Live. Ele também possui um corretor ortográfico.

Isso funciona no Outlook 2003 e 2007; Eu não tenho certeza sobre versões anteriores.

Rick Broida escreve o blog do PC World sem complicações do PC. Inscreva-se para receber a newsletter de Rick por e-mail para você

a cada semana.