17H: Gerenciamento de projetos fácil e personalizável

Gerenciando e priorizando tarefas é fundamental para cumprir as obrigações comerciais. Quase todo profissional de negócios tem um método de gerenciar pequenos projetos e efetivamente colaborar com os outros para fazer o trabalho. Mas o seu pode ser melhorado?

Lembro-me de um cliente que orgulhosamente me mostrou seu sistema de gerenciamento de tarefas: imprimiu cada item de tarefa em uma nota autocolante e colocou-o na moldura do monitor do computador. Quando uma tarefa se tornava alta prioridade, ele movia o papel mais para o lado do monitor e deslocava as outras notas para baixo. Quando ele estava muito ocupado, as notas transbordavam para sua mesa, marchando em duas linhas regimentadas de cada lado de seu monitor para o seu teclado.

Infelizmente, seu sistema de gerenciamento de projetos cresceu uma noite. Um novo faxineiro de escritório entrou e limpou diligentemente seu monitor e sua mesa. Na manhã seguinte, ele encontrou todos os seus palitos precisamente arrumados empilhados em uma pilha pelo telefone. Ele gastou meia hora recorrendo a suas prioridades de tarefa.

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Não há desculpa para aderir a um sistema de gerenciamento de projetos baseado em papel quando vários serviços Web simples podem agora fazer o trabalho muito melhor. Esses serviços também ajudam a garantir que todos os membros da equipe do projeto sejam rapidamente atualizados sobre mudanças de prazos e novos desenvolvimentos

Gosto das 5pm da QG | Software, um serviço de gerenciamento de projetos fácil de usar e relativamente barato (US $ 18 por mês) que pode ajudá-lo a priorizar suas tarefas e gerenciar projetos menores. Ele ostenta uma interface de usuário bonita que é mais personalizável do que a maioria dos outros serviços baseados na Web.

17h não é o Microsoft Project: ele não pode gerenciar facilmente projetos grandes ou de longo prazo. No entanto, ele permite criar e atualizar tarefas e projetos na Web ou via e-mail. Gráficos de cronograma visualmente atraentes permitem que você verifique rapidamente seu progresso. As 17h também podem integrar os prazos dos projetos com alguns serviços de calendário.

No geral, as 17h oferecem uma variedade de serviços de gerenciamento de projetos que devem atender às necessidades da maioria dos usuários leves.

Não é necessário cartão de crédito para o teste

Inscrever-se para uma conta é simples. Você nem precisa fornecer informações de cartão de crédito para a avaliação gratuita. As 17hs suportam navegadores da Web mais populares, incluindo versões recentes do Internet Explorer, Firefox, Safari e Opera.

Você precisará selecionar seu próprio subdomínio (algo como " minhaempresa.5pmweb.com". ") para fazer logon no serviço e habilitar a integração de email. Vários tutoriais em vídeo curtos fornecem instruções básicas sobre como usar o serviço

Quando você clica em um projeto às 5pm, uma lista de detalhes do projeto, incluindo tarefas e indicadores de progresso, aparece no painel direito. Mas simplesmente passar o mouse sobre um projeto por alguns segundos gerará uma janela de informações pop-up com detalhes adicionais.

Depois de fazer logon, você verá quatro guias no lado esquerdo da tela: Projetos, Linha do tempo, Relatórios e perfis. Você provavelmente passará a maior parte do tempo trabalhando na guia Projetos. Clicar nele mostra uma lista de projetos no painel esquerdo. Quando você clica em um projeto, uma lista de detalhes do projeto, como tarefas e indicadores de progresso, é exibida no painel direito. Simplesmente passar o mouse sobre um projeto por alguns segundos fornecerá mais detalhes em uma janela de informações pop-up, um toque agradável.

Eu também gosto da maneira como você pode personalizar a aparência das 5 da tarde, simplesmente arrastando colunas para alterar a largura ou dados. As 17h podem até se integrar a calendários que suportam os feeds do iCalendar, como o Apple iCal e o Mozilla Sunbird, para que você possa verificar os prazos de seu projeto no aplicativo de calendário. Essa sincronização de dados também funciona com o Google Agenda, mas por algum motivo (a empresa culpa o Google), o processo é muito mais lento do que com os aplicativos da Apple e Mozilla.

Integração de e-mail

Você pode inserir projetos e tarefas diretamente usando a interface da Web; Como alternativa, você pode criá-los enviando um e-mail para seu endereço personalizado às 17h. Você também pode usar e-mail para adicionar até 20 MB de arquivos de documentos e atualizar a conclusão percentual de uma tarefa. Os parâmetros em sua linha de assunto de e-mail permitem que você especifique mais detalhes, como datas de início e prazos.

A integração de e-mail das 17h torna particularmente fácil atualizar as informações do projeto usando um dispositivo móvel. Mesmo que sua pequena tela de celular seja inadequada para mostrar a interface da Web de 5 da tarde, você ainda pode enviar um e-mail para atualizar o status de um projeto.

17h suporta quatro tipos de usuários para que você possa ajustar o acesso ao serviço. Administradores podem fazer tudo; os usuários podem editar projetos e tarefas para as equipes às quais você os atribui; usuários externos podem visualizar projetos e tarefas para suas equipes; os clientes podem visualizar e editar seus próprios projetos

Como 5pm empilha acima

Eu discuti outros serviços de gerenciamento de projetos em uma coluna anterior. 5pm lida com mais do que o popular Basecamp, mas ainda consegue ser fácil para um neófito de gerenciamento de projetos entender. No entanto, ele não oferece todos os recursos atuais do Wrike topo de linha, que recentemente adicionou a colaboração do conhecimento Wiki.

Cinco planos pagos para as 17h estão disponíveis, com custos que variam de US $ 18 a US $ 175 por mês. O plano básico suporta cinco usuários, dez projetos ativos e 250 MB de armazenamento de dados, enquanto o plano de alto nível permite a utilização de usuários e projetos ilimitados, além de limitar o armazenamento a 5 GB. Um teste gratuito de 14 dias está disponível.

O Basecamp ainda é a solução quando se trata de serviços de gerenciamento de projetos de nível básico. Mas se você quiser algo um pouco mais fino, considere as 17h.

Richard Morochove é consultor e escritor de TI. Envie-lhe perguntas sobre como usar a tecnologia em seu negócio conectado de pequeno a médio porte via e-mail. PC World pode editar sua consulta e não pode garantir que todas as perguntas serão respondidas. >