5 ótimas dicas para lidar com diferentes versões do ms office

O pacote MS Office amadureceu ao longo dos anos em termos de recursos e funcionalidades. No entanto, o que tem sido sempre uma preocupação com upgrades sucessivos é a compatibilidade de novas versões com as versões mais antigas.

Agora, se você estiver usando versões diferentes do MS Office ou colaborando com pessoas que usam uma versão do Office diferente da sua, então você está lidando com esse problema diariamente. No entanto, você ficaria feliz em saber que você poderia reduzir o risco de se deparar com preocupações apenas lembrando e praticando algumas coisas.

Vamos ver o que eles são.

Veja também: Aprenda e entenda as diferenças entre o MS Office 2013 e o Office 365 aqui.

1. Conheça os formatos de arquivo

O Office 2007-2013 usa extensões de arquivos diferentes quando comparado ao Office 97-2003. Eles adicionaram um 'x' no final, o que é uma indicação do uso de Extensible Markup Language (XML).

Ferramenta do MS Office	97-2003	2007-2013
MS Word	doc	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Trabalhar no modo de compatibilidade

Quando você abre um arquivo 97-2003 em um produto 2007-2013, o arquivo é aberto no modo de compatibilidade. Você pode continuar trabalhando nesse modo para não introduzir coisas / recursos que não sejam suportados.

Nota: No modo de compatibilidade, você não poderá usar os recursos de 2007-2013, mesmo que esteja usando a versão do software.

O ideal é que, se você for compartilhar seu documento com alguém que use o 97-2003, continue trabalhando no modo de compatibilidade.

3. Converter para novos recursos

Se você não vai compartilhar a versão inferior do arquivo e se você está na versão superior do software, você deve converter o arquivo. Dessa forma, você seria capaz de aproveitar os novos recursos.

Para converter seu documento, vá para Arquivo -> Informações -> Converter como mostrado no diagrama abaixo. Dessa forma, o arquivo original será convertido e substituído.

4. Verifique se há problemas

Suponha que você esteja trabalhando em 2007-2013 e, ao final de seu trabalho, perceba que precisa compartilhar o documento com alguém que tenha 97-2003. Enquanto você estava trabalhando, talvez tenha usado recursos não suportados pelas versões inferiores.

Nesses casos, antes de compartilhar, é recomendável verificar problemas. Dessa forma, você reduzirá os possíveis riscos de perda de dados e formatação no compartilhamento. Clique em File -> Info -> Check for Issues e, em seguida, retifique as coisas que o software solicita.

5. Salvar como 97-2003

Se você optar por salvar o documento como um documento 97-2003, apesar de trabalhar na versão superior, o software verificará a compatibilidade sozinho. Se encontrar algum, ele perguntará ao usuário.

Então, compartilhar nunca será uma preocupação.

Cool Tip: Você é alguém que não tem MS Office? Você já precisou abrir um desses arquivos? Não se preocupe, você pode abri-los sem ter o MS Office instalado.

Conclusão

Estas são as poucas coisas básicas que você precisa ter em mente se o seu trabalho exigir colaboração com pessoas que trabalham em diferentes versões do MS Office. Apenas alguns passos adicionais e você pode economizar muita confusão que pode surgir devido a problemas de compatibilidade.